如何有效管理项目需求变更

在软件项目开发实施过程中，不可避免的或大或小都会发生需求变更。需求变更对软件项目成败有重要影响，如果管理不好变更，这个项目也许永远不能按时完成，进度无限期滞后，成本严重超支，从而导致整个项目的失控。

面对需求变更，可以通过合理的规划、沟通和决策管理需求变更，从而有效的控制和减轻需求变更带来的影响。

一、什么是需求变更

软件项目中的需求变更是指在对项目进行开发或改进过程中，客户或用户对原有需求进行修改或增加的情况。

二、需求变更的常见原因

引发需求变更的原因是多种多样的，可能源于各种客观或主观条件的变化，常见的原因分类如下：

1、项目管理因素：项目管理不当、沟通不畅等问题也可能导致需求变更的出现。

1）未能充分识别干系人：在软件开发项目中，干系人是指与项目有关的人员，包括客户、业务部门、技术团队、管理层等。如果项目团队未能全面识别干系人，就可能漏掉一些重要的需求；

2）干系人参与不足：有些干系人参与度不足，因此无法及时向项目团队提供必要的反馈和意见，在后期可能由于其需求未能被全面识别导致功能缺失或不符合实际需求等问题；

3）没有确认需求基线：在项目启动之前，如果没有确认大的需求边界以及项目需求阶段没有明确确认需求，均会导致项目缺乏基线，因此无法定义后续哪些需求属于变更；

4）发现之前的错误、不合理或者可改进之处：由于前期需求未经过充分讨论和评审，随着项目的逐步开展，开发方和客户方对需求的了解越来越深入，可能会发现之前需求的错误、不合理或者可以进一步优化改进的地方。

2、资源问题：

1）团队成员技能水平和经验不足：团队成员水平不足或缺乏经验，理不清楚用户的业务现状和问题，可能会对需求理解不准确，无法提出完整准确、隐含的或潜在的需求

2）由于客户侧资金不足或者其他原因，导致需要裁剪需求；

3、客户需求不清晰、不完整或者发现新需求：

1）需求不完整：客户在需求阶段前期未考虑到关于平台性能、兼容性、并发以及安全相关的需求；

2）需求不清晰：有些干系人的需求不够清晰，不清楚自己的真实需求是什么，不断的调整需求；

3）发现新需求：随着项目的开展，客户可能会发现一些新的痛点或需求，想增加需求；

4、干系人发生变化：客户干系人发生变化，新的干系人可能不认可已规划的需求或当前已完成的需求内容；

5、业务需求变化：由于市场、业务发生了变化，已规划的需求或当前已完成的需求内容可能无法满足当前市场或者业务的要求；

6、技术因素：

1）技术无法实现或实现成本过高：在设计或者开发实现阶段发现需求通过已有无法实现或实现成本过高，需要与客户协商对需求或者方案进行调整。

2）更有效、更经济的解决方案出现：在设计或者开发实现阶段发现需求有更有效或者经济的解决方案，需要与客户协商对需求或者方案进行调整。

3）新技术、新方法出现：新技术和新方法可能会导致开发流程、系统架构和设计等方面的变化，从而影响项目的需求。例如，新的数据库技术可能会改变数据存储和处理的需求，新的前端框架可能会改变用户界面的设计和交互方式等。

7、外部因素：包括政策法规、市场变化、竞争态势等外部因素可能导致项目需求发生变更。

三、如何减少需求变更

通过专业的项目团队、有效的项目管理，良好的客情关系，可以很大程度上减少需求变更。在项目的不同阶段，需要进行不同的规划，进而采取不同的策略。

1、通过SOW明确交付边界

合同签署阶段，在商务和成本可控的情况下可能确保SOW详细，明确项目的范围和界限。虽然软件项目很难在签订之初就能够精确定义每项需求，至少应该做到将项目要达到的目标、支撑的组织和业务范围、应实现的功能范围界定下来。也可以增加一些相关条款，如限定客户提出需求变更的时间，规定何种情况的变更可以接受、拒绝或部分接受，还可以规定发生需求变更时必须执行变更管理流程。

2、组建专业交付团队

在项目准备阶段，需要组建专业的交付团队，配备经验丰富的项目经理、需求/产品经理、技术经理/架构师等角色，并针对需求方面的风险充分进行识别，制定相应的应对策略；

3、确保关键干系人识别完整

在项目启动阶段，通过召开项目启动会，确保关键干系人能够识别全面并被充分授权，在启动会上向干系人介绍项目的背景、目标和范围等关键信息，同时通过高层领导的演讲，向项目组表达一种决心和信心，从而统一思想，扫清顾虑和障碍，确保干系人能充分支持项目。

4、充分挖掘需求，确保需求完整

在项目需求调研和需求分析阶段，需要全面分析项目的干系人，包括他们的身份、角色、利益关系等，要多和用户沟通讨论，了解用户的真正需求，除了了解用户的显性需求外，还要善于用启发的方式与用户探讨隐含的或潜在的需求，确保其需求能被充分识别、无遗漏，通过建立原型或样例，确保需求清晰、明确。

5、多轮评审关键交付成果

在项目的不同阶段，都有该阶段对应的关键交付成果，成果至少需要经过两轮评审，内部评审和外部评审。在交付成果发起外部评审之前，项目组内部要做好充分讨论和评审，同时可邀请相关技术、专家协助进行把关。

6、明确需求基线

在需求分析和设计阶段，经过客户评审的需求规格说明书，作为第一个需求基线。此后每次变更并经过评审后， 都要重新确定新的需求基线，做到小需求可以变更，但大方向要力保不变。

7、做好干系人沟通管理

在项目整个建设过程中，都需要与项目关系人建立良好的合作关系，鼓励干系人积极参与项目，向他们提供足够的信息和反馈渠道，同时，项目团队也需要主动做好关键干系人的全面沟通管理；通过调研、专题汇报、里程碑节点评审汇报（需求、蓝图、UAT、上线、验收等）、周报等形式方便关键干系人及时了解项目进展，并通过会议纪要、签字等形似确保关键干系人认可每个阶段成果。

8、考虑采用敏捷的开发方式

敏捷开发方法强调快速迭代和交付，通过尽早和持续的交付来发现问题和需求变更，从而减少后期需求变更的可能性。

四、如何管理需求变更

需求变更无法完全避免，不同原因导致的需求变更，需要采取不同的应对方案，并非所有变更都要一概拒绝，也不能一味地迁就客户，要学会对变更进行有效管理。需求变更管理的目的不是控制变更的发生，而是对变更进行管理，确保变更有序进行。

1、成立项目变更控制委员会（CCB），由CCB负责裁定接受哪些变更，小组由项目所涉及的多方人员共同组成，应该包括客户方和开发方 的决策人员在内。

2、建立变更审批流程，制定一套需求变更管理流程，包括提交变更申请、评估变更、审核并批准变更、实施变更、验证变更及更新文档等环节。

3、发生变更时，了解需求变更的原因，充分理解和分析需求，部分建议应对策略如下：

1）针对由于技术因素导致的需求变更，与通过顾问式引导的方式，让客户认可变更带来的好处，接受变更；

2）对于由于业务调整导致的需求变更或超出合同范围的需求，可与用户协商进行需求裁剪、替换或者由商务一起协调进行费用增补；

3）由于其他原因由客户提出的需求，适当引导，客户在提出需求时，很多情况下都是没有系统思维的，多数都是想到什么就说什么，因此你需要认真分析客户 需求，找出矛盾点，然后告诉客户这个为什么不能做的原因，把客户的思路引导到既定的需求范围中。如果客户坚持要进行变更，要让客户知道所有的变更都是有代价的，确认客户是否接受变更的代价， 比如由此引起的如进度延迟、费用增加等问题。在制定项目预算的时候，一般都会预留风险金，可以通过风险金去覆盖部分需求变更。如果变更代价较大，可以尝试提供替代方案或者商务层面进行跟进。

4）所有的需求变更都要经过正规的需求管理流程，否则会积少成多，积重难返。 明确需求变更审批环节、审批人员、审批事项、审批流程。这么做：一是将变更流程规范化，减少张嘴就来的非必要、 非紧急、非合理、非高层领导意图的无效变更。二是留下书面记录，为今后可能的成本变更和索赔提供依据”。凡未履行审批程序的“变更”，一律是无效变更不予受理。

综上，通过深入了解需求变更的原因、避免方法和实施有效的管理策略，项目团队可以降低需求变更对项目的负面影响，确保项目的顺利进行。同时，这也有助于提高软件项目的质量，满足客户的期望。