微软在Windows2000中内建了文件加密功能，该功能后来被移植到WinXP中。使用该功能，我们只需简单地单击几下鼠标就可以将指定的文件或者文件夹进行加密，而且在加密后我们依然可以和没加密前一样方便地访问和使用它们，非常方便。而且加密后即使黑客侵入系统，完全掌握了文件的存取权，依然无法读取这些文件与文件夹。
但简单强大的文件加密功能也给许多用户带来了困扰。由于使用简单，许多用户都乐于使用它来保护自己的重要文件，但大部分用户由于缺乏对该功能的真正了解，在使用时泄密、无法解密等问题频繁发生，恰恰被加密的文件往往是重要的文件，影响非常大。为此，笔者特意整理了有关该功能的一些相关知识和使用技巧与您分享。
加密和解密文件与文件夹
windows 2000系列和WinXP专业版及windows 2003的用户都可使用内建的文件加密功能，但前提是准备加密的文件与文件夹所在的磁盘必须采用NTFS文件系统。 同时要注意，由于加密解密功能在启动时还不能够起作用，因此系统文件或在系统目录中的文件是不能被加密的，如果操作系统安装目录中的文件被加密了，系统就无法启动。另外，NTFS文件系统还提供一种压缩后用户可以和没压缩前一样方便访问文件与文件夹的文件压缩功能，但该功能不能与文件加密功能同时使用，使用ZIP、RAR等其他压缩软件压缩的文件不在此限。
加密时，只需使用鼠标右键单击要加密的文件或者文件夹，然后选择“属性”，在“属性”对话框的“常规”选项卡上单击“高级”按钮，在“高级属性”对话框上选中“加密内容以保护数据”复选框并确认即可对文件进行加密，如果加密的是文件夹，系统将进一步弹出“确认属性更改”对话框要求您确认是加密选中的文件夹，还是加密选中的文件夹、子文件夹以及其中的文件。而解密的步骤与加密相反，您只需在“高级属性”对话框中清除“加密内容以保护数据”复选框上的选中标记即可（如图1），而在解密文件夹时将同样弹出“确认属性更改”对话框要求您确认解密操作应用的范围。
图1
加密后，用户可以像使用普通文件一样直接打开和编辑，又或者执行复制、粘贴等操作，而且用户在加密文件夹内创建的新文件或从其他文件夹拷贝过来的文件都将自动被加密。被加密的文件和文件夹的名称将默认显示为淡绿色，如您的电脑上被加密的文件和文件夹的名称不是彩色显示，您可以单击“我的电脑 工具 文件夹选项”，然后在“文件夹选项”对话框中单击“查看”选项卡，选中“以彩色显示加密或压缩的NTFS文件”复选框即可。
赋予或撤销其他用户的权限
如果需要，您可赋予其他用户对加密文件的完全访问权限，但要明白，Windows所采用的是基于密钥的加密方案，并且是在用户第一次使用该功能时才为用户创建用于加密的密钥，因此您准备赋予权限的用户也必须曾经使用过系统的加密功能，否则将无法成功赋予对方权限。Windows内建的文件加密功能只允许赋予其他用户访问加密文件的完全权限，而不允许将加密文件夹的权限赋予给其他用户。
要赋予或撤销其他用户对加密文件的访问权限，可用鼠标右键单击已加密的文件，选择“属性”，在“属性”对话框的“常规”选项卡上单击“高级”按钮，在“高级属性”对话框中单击“详细信息”按钮，即可通过“添加”和“删除”按钮添加或删除其他可以访问该文件的用户。
备份密钥
有许多读者在系统发生故障或重新安装系统以后，无法再访问之前他们加密过的文件与文件夹，四处求救，但此时为时已晚。(仅有一种恢复的可能性，而且还是建立在多种前提之下的。见下文灰底红字)windows内建的加密功能与用户的账户关系非常密切，同时用于解密的用户密钥也存储在系统内，任何导致用户账户改变的操作和故障都有可能带来灾难，要避免这种情况的发生，您必须未雨绸缪，在使用加密功能后马上备份加密密钥。
备份密钥的操作并不复杂，您只需单击“开始→运行”，键入“certmgr.msc”打开证书管理器，在左边窗口中依次单击控制台，打开“证书-当前用户”下的“个人”中的“证书”，然后在右边窗口中用鼠标右键单击“预期目的”是“加密文件系统”的证书，指向“所有任务→导出”，系统将打开“证书导出向导”指引您进行操作，向导将询问您是否需要导出私钥，您应该选择“导出私钥”，并按照向导的要求输入密码保护导出的私钥，然后选择存储导出后文件的位置即可完成。
建议您将导出的证书存储在系统盘以外的其他磁盘上，以避免在使用磁盘镜像之类的软件恢复系统时将备份的证书覆盖掉。备份后，当加密文件的账户出现问题或重新安装了系统后需要访问或解密以前加密的文件时，您只需要使用鼠标右键单击备份的证书，选择“安装PFX”，系统将弹出“证书导入向导”指引您的操作，您只需要键入当初导出证书时输入用于保护备份证书的密码，然后选择让向导“根据证书类型，自动选择证书存储区”即可完成，完成后就可以访问以前的加密文件了。
指定恢复代理
如果您同时使用多个账户或者与其他用户共用一台电脑，担心更换账户或者其他账户加密的文件出问题，那么您可以考虑指定一个文件故障恢复代理，恢复代理可以解密系统内所有通过内建加密功能加密的文件，一般用于网络管理员在网络上处理文件故障，并能使管理员在职员离职后解密职员加密的工作资料。在Win2000中，默认Administrator为恢复代理，而在WinXP上，如果需要恢复代理则必须自行指定。但需要注意，恢复代理只能够解密指定恢复代理后被加密的文件，所以您应该在所有人开始使用加密功能前先指定恢复代理。
如果您所使用的电脑是企业网络中的，那么您需要联系管理员查询是否已经制定了故障恢复策略，而如果您只是在使用一台单独的电脑，那么您可以按照下面的步骤指定恢复代理。首先，您需要使用准备指定为恢复代理的用户账户登录，申请一份故障恢复证书，该用户必须是管理员或者拥有管理员权限的管理组成员。对于企业网络上的电脑，登录后可以通过上面介绍过的“证书管理器”，在“使用任务”中的“申请新证书”中向服务器申请。而在个人电脑上，您必须单击“开始 附件 命令提示符”，在命令行窗口中键入“cipher /r:c:/efs.txt”（efs.txt可以是任一文件），命令行窗口将提示您输入保护证书的密码并生成我们需要的证书。生成的证书一个是PFX文件，一个是CER文件，先使用鼠标右键单击PFX文件，选择“安装PFX”，通过弹出的“证书导入向导”选择“根据证书类型，自动选择证书存储区” 导入证书。
接下来再单击“开始→运行”，键入“gpedit.msc”打开组策略编辑器，在左边控制台上依次单击“本地计算机策略→计算机配置→windows设置→安全设置→公钥策略→加密文件系统”，然后在右边窗口中用鼠标右键单击选择“添加数据恢复代理”（如图2），然后在弹出的“添加数据恢复代理向导”中浏览并选择刚才生成的证书中的CER文件，在键入保护证书的密码后，向导将导入证书，完成指定恢复代理的工作。完成后，在以后需要的时候，只需使用被指定为恢复代理的账户登录，就可以解密系统内所有在指定恢复代理后被加密的文件。
图2
禁止加密功能
在多用户共用电脑的环境下，我们往往通过将其他用户指定为普通用户权限，限制他们使用某些功能，但由于普通用户账户默认允许使用加密功能，因此在一些多用户共用的电脑上经常会带来一些困扰。如果担心电脑上其他用户乱加密磁盘上的文件，您可以设置特定的文件夹禁止被加密，也可以完全禁止文件加密功能。
如果您希望将某个文件夹设置为禁止加密，可以编辑一个文本文件，内容包括“[Encryption]”和“Disable=1”两行，然后命名为“Desktop.ini”，将其放到不希望被加密的文件夹中即可。当其他用户试图加密该文件夹时，系统将提示用户该文件夹加密功能被禁止。但需要注意，您只能使用这种方法禁止其他用户加密该文件夹，文件夹中的子文件夹将不受保护。
如果需要，您也可以完全禁止文件加密功能，在Win2000中，只需使用Administrator登录并运行“secpol.msc”打开策略编辑器，用鼠标右键单击左边控制台上的“安全设置 公钥策略 加密文件系统”，选择“属性”，在属性对话框上清除“允许用户使用文件加密系统（EFS）来加密文件”复选框上的选中标记，然后重新启动电脑即可。而在WinXP上虽然也有相应的选项，但实际上并不能够起作用，您需要通过编辑注册表来禁止文件加密功能。首先单击“开始 运行”，键入“regedit.exe”打开注册表编辑器，依次单击 “HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/Microsoft/windows NT/CurrentVersion/EFS”，再用鼠标右键单击建立一个“DWORD”值，双击新建的值并赋值为“1”，关闭注册表后重新启动电脑。这样，当其他用户试图使用文件加密功能时，系统将提示加密功能已被禁止（如图3）。
图3
防止泄密
由于对文件加密功能缺乏了解，许多读者对该功能是否能够真正发挥作用抱有怀疑态度，而另外一些用户却又因为过分地放心而导致泄密事件频繁发生。首先，对于该功能的加密效果您大可放心，不必因为在您使用加密文件时不需要输入密码而怀疑加密效果，在加密后能够透明地使用恰恰正是该功能的优点。虽然有一些第三方软件曾经成功地破解使用该功能加密的文件，但这种软件暂时对于Windows XP是无效的，而且即使在其他版本的Windows 操作系统上，也是可以避免的。
但您需要小心由于自己的失误引起加密失效，也需要了解该功能的特点。Windows XP内建的文件加密功能与用户的账户是联系在一起的，换言之，如果您的windows账户没有保护好，密码被其他人获得，那么对方也就可以像您一样登录系统访问加密的文件。另外，当已加密的文件被拷贝或者移动到非NTFS文件系统磁盘上时，文件将被解密。在文件通过网络传输时，也是以明文方式进行传输的。这些您都需要清楚，避免错误操作引起泄密。而最主要的是加密后的文件并不是绝对安全的，虽然可以确保不被读取，但却无法避免被删除。
此外，在加密文件的过程中，系统将把原来的文件存储到缓冲区，然后在加密后将原文件删除。这些被删除掉的文件在系统上并不是不可能恢复的，通过磁盘文件恢复工具很有可能被恢复过来而造成泄密，此时您需要考虑通过其他磁盘安全工具，或者使用系统内建的“cipher”命令对磁盘上的已删除文件进行清除，具体的步骤是，单击“开始 附件 命令提示符”，在命令行窗口中键入“cipher /w C:/foldername”即可清除C盘foldername文件夹中已删除文件残留的碎片，如果不输入文件夹名称则将对整个磁盘进行清理。
疑难排解
当您的Windows登录账户变更而无法访问已加密的文件时，由于用户的账户名称或者密码变更时将无法与原来的加密证书联系上，因而您需要考虑是否在使用其他账户时更改了当前账户的名称或者密码？又或者是管理员进行了这样的操作？如果的确如此，您可以尝试将自己的账户名称和密码更改成原来的，问题应该能够解决。但需要注意，根据微软的说法，改回账户名称与密码的方法在管理员账户上可能无效，而且如果您的账户并不是改变而是被删除后重建，也就是说是一个全新的账户，那么您只能够求助于恢复代理或者导入备份的证书。
如果您已经重新格式化了硬盘、重新安装了系统又或者使用尚未加密文件时的系统盘镜像恢复了系统而导致无法访问加密文件，那么您只能够通过导入自己的证书或者恢复代理的方法来解决问题，这时基本上已经没有其他方法可以帮助您取回文件。另外，Windows XP SP1版后使用了新的加密算法，如果您加密时使用的是Windows XP SP1版本，那么当您尝试挽救数据时也应该使用该版本，或者未来的更新版本，否则在其他版本上乱试，加密文件可能会损毁。
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