SharePoint--CMS--Document Management

最新推荐文章于 2023-08-10 14:04:40 发布

GaryTian55

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文章标签： sharepoint 文档 office microsoft 文档管理工作

本文链接：https://blog.csdn.net/GaryTian55/article/details/5337858

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^{文档管理（}^{Document Management}^）

一. 什么是文档管理

文档管理控制组织中文档的生命周期 — 如何创建、审核、发布和使用文档，以及最终如何处置或保留文档。尽管术语“管理”意味着从上到下控制信息，但有效的文档管理系统应反映使用它的组织的文化传统。用于进行文档管理的工具应比较灵活，这样，您不仅可以根据企业的文化和目标需要紧密控制文档的生命周期，而且，如果结构松散的系统更适合您的企业，您也可以实现这种系统。

经过良好设计的文档管理系统使您能够轻松地查找和共享信息。它按照符合逻辑的方式组织内容，并可以轻松地在整个企业内实现内容创建和显示的标准化。它可以促进知识管理和信息挖掘。它可以帮助组织履行其法律义务。它在文档生命周期的每个阶段（从模板创建到文档创建、审核、发布、审计和最终销毁或存档）提供相应的功能。

文档管理系统的元素

有效的文档管理解决方案指定：

Ø 在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

Ø 对于每种类型的文档使用哪些模板。

Ø 对于每种类型的文档提供哪些元数据。

Ø 在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。

Ø 在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

Ø 当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。

Ø 要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织至关重要的内容。

Ø 当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。

Ø 如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包含实现文档管理的所有这些环节的功能。为了确保信息工作者能够无须脱离其日常工作和熟悉的工具即可轻松地利用这些功能，Microsoft Office 2007 系统中的应用程序 — 例如，Microsoft Outlook 和 Microsoft Word — 也包含支持文档生命周期中每个阶段的功能。

规划过程

文档管理规划过程包含以下几个主要步骤：

1. 确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人

2. 分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

3. 规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。

4. 规划如何在各位置之间移动内容在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。

5. 规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。

6. 规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

7. 规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅为文档管理规划工作流。

8. 规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略（以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关）。有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。

二、确定文档管理参与者和项目负责人

文档管理规划的第一步是确定文档管理解决方案中的项目负责人和参与者。可以通过调查来收集此类信息。例如，您的调查可以包含以下问题：

1. 由组织中的谁来创建文档？

2. 他们会创建什么类型的文档？

3. 谁来审阅文档？

4. 谁来编辑文档？

5. 谁来使用文档？

6. 谁来审批文档的发布？

7. 谁来设计用于承载文档的网站？

8. 谁来设置用于管理文档的指南和策略？

9. 谁来管理组织中的记录？

10. 谁来部署和维护用于存储文档的服务器？

工作表操作
对于这些问题中的每一个问题，会产生多种不同的答案。在文档管理参与者工作表中记录通过调查收集到的信息，如以下示例所示。
职位	文档类型	角色
财务分析师技术写作	所有者权益研究报告财务模型网页	作者
财务分析师经理	所有者权益研究报告财务模型	审阅者
技术编辑	所有者权益研究报告网页	编辑
客户	所有者权益研究报告财务模型网页	读者
企业律师经理	所有者权益研究报告财务模型网页	内容审批者
服务器管理员	全部	IT 专业人员
数据库经理	全部	数据库专业人员
合规部主管	全部	法务专员
记录经理	全部	记录经理
网站经理	全部	内容发布者
网站管理员	全部	内容审核员

确定内容项目负责人可以帮助您确保文档管理解决方案的全面性，并确保您设计出适合企业的内容需要和流程的网站和文档库。

工作表

文档管理参与者工作表

三、分析文档用途

在确定内容的项目负责人之后，通过他们收集可帮助您分析在组织中如何使用文档的信息。这是规划过程的重要组成部分，因为分析可帮助您确定：

文档库的组织方式。
要使用哪些网站模板。
将使用多少个网站。
哪些信息管理策略应用于网站。
您将需要哪些物理服务器拓扑结构以实现您的解决方案。

要收集的信息包括：

文档类型，如所有者权益研究报告、员工绩效考核、内部备忘录或产品说明。
每种文档类型的用途，如“向客户提供有关股票的建议以及支持数据”。
每种文档类型的作者（作为角色而非个人列出，如“财务分析师”、“人力资源专家”或“产品经理”）。
文档的格式。如果文档从一种格式转换为另一种格式，则记录该信息。
每种文档类型的用户，如“客户”或“团队成员”。
应用于文档的生命周期的其他角色，如“技术审核人”或“审稿人”。
文档的位置，如“客户端计算机”、“Web 服务器”或“文件服务器”。请注意，此问题可能具有多个答案，例如，在客户端计算机上创作文档，然后将其发布到 Web 服务器。
读者查看文档的方式，如从网页或通过文件共享。

工作表操作
所提供的分析文档用途工作表（该链接可能指向英文页面）用于记录文档用途分析内容。下面是企业中的两个不同组织在该工作表可能收集和记录的信息示例。
类型	用途	作者	用户	格式	其他角色	位置
所有者权益研究报告	向金融服务的高级客户提供有关是否购买或出售一支或多支股票的指导	财务分析师	客户	DOCX（用于创作）；PDF（用于发布）	审核人（技术）；审核人（法律）；审批者；审稿人；记录管理者；网站管理员	· 创作网站 · 测试网站 · Internet · 记录库

分析单独的创作和发布格式要求进行格式转换。大量的审核人需要一个或多个工作流（在服务器上实现的业务流程）。四个网站（创作、测试、Internet 和记录库）要求采用相应的机制将内容从一个网站移到另一个网站。需要在企业记录库中对内容存档以及发布股票建议时管制方面的问题要求公司采取适当的策略和最佳实践，如内容审计和保留。

类型

用途

作者

用户

格式

其他角色

位置

员工绩效考评

评估员工的绩效 — 包括自我评估和经理的评估

信息工作者；经理

经理；人力资源专家

.DOC

审核人（人力资源）；审核人（法律）；审批人（上级经理）；记录管理者

· 客户端计算机

· 电子邮件服务器（作为附件）

· 企业 Web 服务器

· 企业记录库

分析两个作者和多个审核人要求一个或多个工作流。文档作为电子邮件附件从一台桌面计算机传输到另一台桌面计算机，然后放在企业 Web 服务器上（可能大部分时间为锁定状态），然后在记录库中存档。此内容的敏感性本质要求在桌面计算机和服务器上实施信息权限管理 (IRM)，此外，还要求采取适当的公司策略和最佳实践（如审计）来保护员工的隐私和企业的法律地位。

工作表

使用以下工作表记录本文讨论的信息：

分析文档使用情况工作表

四、规划文档库

本文内容：

文档库是 Microsoft Office SharePoint Server 2007 上与其他网站用户共享的文件集合。大多数 Microsoft Office SharePoint Server 2007 文档管理功能都是通过文档库提供的。作为文档管理规划的一部分，应确定最能满足组织需求的文档库。

当您确定哪些文档库最符合组织的需求时，可能还会确定您需要多个网站或网站集。例如，如果您想创作要发布给外部客户的内容，则可能需要一个在其中创作并查看内容的网站（和库），以及一个在其中发布内容的单独网站（可能在单独的 Office SharePoint Server 2007 安装中）。

当您规划位于多个网站的文档库时，可能还需要规划内容从一个网站流动到另一个网站的方式：通过手动流程、工作流或自定义解决方案。

规划文档库

下表列出了 Office SharePoint Server 2007 中的文档库的典型用途。

库	用途
工作组网站中的库	协作；在同级之间轻松共享内容；内容控件（例如版本控制和裁决）；Office SharePoint Server 2007 搜索。
门户区域中的库	针对组织中更多访问群体的内容；类似于工作组网站中的库，但通常通过更严格的审阅和审批流程实现。
文档中心网站中的库	用作企业知识库或历史存档的大型库；包括的功能可帮助用户使用一套专用的 Web 部件来导航、搜索和管理深层次结构中的大量文档。
记录库中的库	专门的记录管理；每个库对应于一种记录类型（例如合同），组织必须出于遵守法律目的保留该记录类型；库中保留文档、元数据和关联的审核，并且库是只读的。
Internet 站点中的库 (HTML)	包含要合并到 Internet 或 Intranet 网站中的网页；Office SharePoint Server 2007 支持直接编辑网页并自动管理基础文档库的每一页。
Internet 站点中的库（混合）	可从某个网站下载的内容；您可以在 Internet 站点上显示文档库中的内容。
转换管理文档库	用于转换文档（如果您的企业使用多种语言）。它包括专门的转换工作流和视图，可用于以特定语言显示同一文档或所有文档的多个语言版本。
幻灯片库	支持共享、管理和重复使用 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻灯片。

下面的示例演示如何使用您在分析文档用途中完成的分析来帮助您为企业规划文档库结构。在此示例中，Contoso Ltd. 根据市场调查向客户提供内容。内容主要由进行远程操作的顾问创建。这一过程是循环完成的，其中：

1. 合作伙伴评估项目计划并请求建议。

2. 签订合同之后，项目经理将成立一个顾问组，并创建项目特定的工作网站，在该网站中记录搜索结果并完成项目。

3. 当项目完成后，会将可交付文档发布到安全的 Internet 站点，客户可以在该站点中访问这些文档。

4. 该顾问组根据项目编写最佳实践文档和案例研究。

5. 知识管理员收集、组织和存档最佳实践和其他文档。

6. 可交付文档、合同和其他记录都将保留为企业记录。

7. 使用由知识管理员维护的内容，合作伙伴可以评估商机并创建新的建议。

下表演示此方案的文档使用情况分析。

文档	用途	作者	用户	格式
项目计划和请求	开发新的客户项目	项目负责人	销售经理；项目负责人	.doc
建议	描述建议的客户项目	项目负责人	项目经理、项目组成员、客户	.doc
合同	负责咨询项目	律师	项目负责人、项目经理、销售经理、客户	.doc
调查结果和项目可交付草稿	生成与客户项目相关的文档	项目负责人、项目参与者、顾问	编辑者、技术审阅者	.doc 和其他类型
可交付文档	生成可能从 .doc 格式转换的最终可交付文档	项目负责人	客户	.pdf
最佳实践和案例研究文档	获取组织知识	项目参与者、顾问、知识管理员	所有组成员	各种类型
企业记录	将某些内容（如可交付文档）保留为企业记录	全部	企业记录管理员、企业律师	全部

此文档使用情况分析表明以下结论：

项目负责人需要工作组网站中的库来存储项目计划、项目请求和建议草稿。
律师需要门户区域中的库来存储合同模板和有效合同。
项目负责人和参与者需要工作组网站中的库来创作调查结果、可交付文档以及案例研究。
客户需要某个 Internet 站点中的库来查看最终可交付文档。
企业的所有成员都需要访问文档中心网站来查看最佳实践以及案例研究文档。
企业记录管理员和律师需要访问企业记录库来维护公司记录。

下图演示如何分发这些库。网站位于三个网站集中：用于客户访问的 Internet 网站集、用于组成员远程创作的 Extranet 网站集，以及用于安全维护记录管理网站的 Intranet 网站集。

跨站点分发库

工作表操作

文档库工作表（该链接可能指向英文页面）用于记录库规划决策。

使用此工作表列出您的解决方案所需的库，以及这些库包含的文档类型。请注意，库可以包含多个文档类型。

规划内容流

基于 Office SharePoint Server 2007 的文档管理解决方案中的内容通常是动态的，可以根据需要从一个网站移动到另一个网站以满足文档用户的需要。因此，当您规划文档库时，还需要规划内容从一个库或网站流动到另一个库或网站的方式。Office SharePoint Server 2007 包括以下移动内容的方式（手动或动态）：

您可以创建自定义工作流，将内容从一个网站或库复制或移动到另一个网站或库。工作流指导文档完成业务流程，并在参与者的角色在文档库的生命周期中变为活动状态时向参与者分配任务。若要将文档从一个网站或库移动到另一网站或库，可以设计相应工作流。有关规划工作流的信息，请参阅为文档管理规划工作流。
作者可以将文档复制到他们具有创作权限的任何网站中的库。源和目标文档之间的关系将保留，以便可以根据需要刷新副本。
网页和整个网站可以暂存，并根据计划手动或自动从一个网站发布到另一个网站。
可以通过以下方法将内容发送到记录管理网站：使用 Office SharePoint Server 2007 用户界面、使用工作流程，或使用基于 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型的自定义解决方案。
使用 Web 文件夹或网上邻居，作者可以将文档库内容从一个库或网站手动复制或移动到另一个库或网站。

回到我们的示例，下图演示如何应用其中一些内容流方法。请注意，已将暂存 Internet 站点添加到创作门户网站。

内容如何从一个库流向另一个库

使用发布功能，可将网页发布到 Internet 站点。
使用“复制”命令，可将文档复制到文档中心网站。
使用自定义工作流，可将文档复制到 Internet 站点上的文档库。
使用“发送到记录库”命令，可将合同发送到企业记录库。

从 Office 客户端程序提升文档库

您可以自定义 2007 Office system 的“打开”和“保存”对话框，以鼓励组织成员将文档库用作存储位置。通过将网站添加到“打开”和“保存”对话框旁边的“我的位置”栏，使用户单击即可访问用于存储其文档的位置。这使组成员能够与文档库交互（作为 2007 Office system 客户端程序的“保存”体验的一部分），而不必直接转到服务器来上载其文档。

若要提升在“打开”和“保存”对话框中使用网站的体验，您可以使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Web 服务发布网站。此服务基于特定用户的角色或他们所属的网站来提供针对这些特定用户的网站列表。2007 Office system 客户端程序可以通过用户的“我的 SharePoint 网站”来自动发现此 Web 服务。其他服务器产品也可以实现此 Web 服务并向 Office 客户端提供服务的位置。配置此服务后，2007 Office system 会向“我的位置”栏添加条目，并使用 Web 服务定义的位置来填充该条目。

此外，管理员也可以设置注册表项，以将特定网站添加到 Office 的“打开”和“保存”对话框中的“我的位置”栏。通过使用 2007 Office system 资源工具包中提供的组策略和 Microsoft Active Directory 目录服务模板来部署注册表项。

您可以限制组织成员通过 Office 的“保存”对话框保存到的位置。例如，可以限制将文件保存到桌面，并强制用户将内容保存在文档库中。在 2007 Office system 中，您可以控制允许用户浏览以保存其文档的位置，从而指导用户保存在批准的位置。请注意，这不能保证该用户不会将文件保存到其本地计算机或其他未经批准的位置。有许多方式可将文件保存到计算机，并且具有特定动机的用户可以避开大多数限制。但是，通过限制使用 Office 的“保存”对话框对这些位置的访问，您可以极大地减少使用这些未经批准的位置的用户数量。

若要限制可在 Office 的“保存”对话框中使用的位置，请使用组策略来设置适当的注册表项，以启用此设置并定义批准的本地、网络或服务器位置。启用此设置后，将从“我的位置”栏中移除未以这种方式定义的任何位置（包括指向桌面和“网上邻居”的标准链接）。

已批准的位置列表可以限制为一个或多个 Office 应用程序。例如，管理员可以限制 Microsoft Office Access 2007 中的保存位置，而允许其他 Office 应用程序可在任何位置保存。

五、规划内容类型 (Office SharePoint Server)

本文内容：

本主题介绍内容类型及相关的功能，并提供了为基于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的解决方案规划内容类型的相关指导。

什么是内容类型？

内容类型定义列表项、文档或文件夹的属性。每种内容类型都可以指定：

与该类型项目相关联的属性。
可以从该类型项目启动的工作流。
与该类型项目相关联的信息管理策略。
文档模板（针对文档内容类型）。
可用的文档转换（针对文档内容类型）。
自定义功能。

您可以将内容类型与列表或库相关联。当您执行此操作时，即表示您正在指定该列表或库可以包含此种内容类型的项目，并且该列表或库中的“新建”命令将允许用户新建此类型的项目。

注意：

属性、工作流、策略和模板也可以直接与某个列表或库相关联。但是，这样做会将这些关联仅限于该列表或库，并且在整个解决方案中不可重用。

文档库和列表可包含多个内容类型。例如，一个库可以同时包含与某个项目相关的文档和图形。当列表或库包含多个内容类型时：

使用此列表或库中的“新建”命令，用户可以创建所有关联的内容类型的新项目。
显示与所有可用的内容类型相关联的列。

您在网站的内容类型库中定义自定义内容类型。自定义内容类型必须直接或间接派生自诸如文档或项目等核心内容类型。在网站中定义了自定义内容类型后，将可在该网站和该网站下的所有子网站中使用自定义内容类型。为了使内容类型的使用范围最广，请在网站集中的首要网站的内容类型库中定义内容类型。

例如，如果组织使用特定合同模板，您可以在网站集的首要网站的内容类型库中创建一个内容类型，该内容类型定义该合同的元数据、合同的模板、审阅和填写合同所需的工作流、强制对与合同相关操作进行审核的策略、用于保留合同的保留期，以及要在合同的打印版本中插入的标签。这样，网站集中与“合同”内容类型相关联的任何文档库都将包括所有这些功能，并允许作者根据该模板创建新合同。

在基于 Office SharePoint Server 2007 的网站中，每个默认列表项或库项（比如“联系人”、“任务”或“文档”）在该网站的内容类型库中都有对应的核心内容类型。规划内容类型时，您可以使用这些核心内容类型定义作为起点，根据需要在现有内容类型的基础上构建新的内容类型，或者修改核心类型。

内容类型被组织为一种层次结构，这样可允许一种内容类型从另一种内容类型继承其特征。这样，文档类可以在整个组织中共享特征，同时工作组可以针对特定的网站或列表调整这些特征。

例如，企业中所有的客户可交付文档可能都需要一组元数据，比如客户编号、项目编号和项目经理。通过创建顶级的客户可交付内容类型（所有其他的客户可交付文档类型都将从中继承），您可确保将诸如客户编号和项目编号等必需信息与组织中的客户可交付文档的所有变体关联起来。请注意，如果向顶级客户可交付内容类型中添加另一个必需列，内容类型所有者可以将更改传播到从该内容类型继承的所有内容类型，从而向所有的客户可交付文档添加这一新列。

与 2007 Office 版本的属性集成

在 2007 Microsoft Office 系统中，当用户编辑来自 Office SharePoint Server 2007 文档管理服务器的文档时，文档顶部将显示一个“文档信息面板”。“文档信息面板”显示一个可编辑的表单，该表单反映文档在服务器上的属性。

利用 Office SharePoint Server 2007 可以轻松地自定义内容类型的属性表单。在配置内容类型时，您可以启动 Microsoft Office InfoPath 2007，它将根据内容类型的属性生成一个默认属性表单。该默认表单包括 2007 Office system 将使用的相同控件、布局和架构（如果以前未定义自定义表单）。然后，您可以像自定义和部署任何其他 Office InfoPath 2007 InfoPath 表单一样自定义和部署该表单。例如，您可以向该表单中添加公司徽标、字体和配色方案，将该表单连接到自定义数据源，添加条件逻辑，以及设计可根据用户角色供用户使用的表单功能。

除了在“文档信息面板”中编辑属性外，使用 Microsoft Office Word 2007 的作者还可以将服务器上定义的属性插入其文档。例如，如果文档属性包括律师姓名，则可以将此姓名插入标题页、页脚以及文档中使用该姓名的任何其他位置。如果为特定案件分配了新律师，则可以在文档管理服务器上更新“律师姓名”属性；这一更新的律师姓名将反映在已插入文档的此属性的每个实例中。

关于列模板

与内容类型相关联的元数据的每个项目都是一个列，列是列表中的一个用于存储信息的位置。Office SharePoint Server 2007 中的列表或库通常以图形方式显示为信息列。但是，取决于与该列表相关联的视图，列可能显示在其他表单中，比如日历显示中的日期。在与列表或库相关联的表单中，列显示为字段。

您可以定义在多个内容类型中使用的列。为此，请在“列模板库”中创建它们。网站集的每个网站中都有“列模板库”。与内容类型一样，将可在该网站及其所有子网站中使用网站的“列模板库”中定义的列。

关于文件夹内容类型

文件夹内容类型定义与列表或库中的文件夹相关联的元数据。当您将文件夹内容类型应用于某个列表或库时，该列表或库中的“新建”命令将包括该文件夹内容类型，从而允许用户创建该类型的文件夹。

您可以在列表或库中定义仅在某个特定内容类型的文件夹中可用的视图。如果您希望文件夹包含特定类型的文档并希望该文件夹中的视图仅显示与包含在该文件夹中的文档类型相关的列，那么这很有用。

使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型可以自定义文件夹内容类型的“新建”命令，这样，当用户创建该类型的新文件夹时，会根据存储在服务器上的模板向该文件夹预填入多个文件和文档。例如，要实现需要多个文件组成一个可交付文档的复合文档类型时，这将很有用。

规划文档内容类型

通过使用“分析文档使用”工作表来为您的解决方案规划文档内容类型，该工作表是您使用主题分析文档用途填写的。使用内容类型工作表来记录您关于每个新的内容类型的决定。

每个文档内容类型应该直接从核心“文档”内容类型或从派生自“文档”内容类型的内容类型继承其设置。这将确保您的文档类型的基本列（例如“标题”和“创建者”）都存在，并且您可以将模板与该内容类型相关联。

规划文档内容类型的第一个阶段就是查阅“分析文档使用”工作表中列出的每种文档类型，以确定是否有该类型文档可以使用的现有内容类型。如果核心内容类型（比如“文档”）已经足够，请在“分析文档使用”工作表的“内容类型”列中输入内容类型名称。

在查阅文档类型列表以确定哪些可以使用核心内容类型之后，请使用下面的步骤规划新的文档内容类型。对于您规划的每个内容类型，请分别填写“规划内容类型”工作表。

1. 依据“分析文档使用”工作表输入文档类型。

2. 输入将在其中定义新的内容类型的网站 URL。请记住，内容类型在定义它们的网站中以及该网站下面的所有子网站中可用。

3. 确定父级内容类型在“规划内容类型”工作表的“父级内容类型”字段中输入父级内容类型。此内容类型将是核心内容类型或已经规划的自定义内容类型。

4. 确定列在“规划内容类型”工作表的“规划列”表中，执行下列操作：

a. 输入继承自父级内容类型的每个列。在“新建?”列中，为每个条目键入“否”。

b. 对于其他各个列，请输入预定义的列的名称或者您将要创建的列的名称。请记住，列的名称很重要，因为它可以表示该列的用途。因此，即使在“网站集列库”中已经定义了您需要的类型的列，您可能还要定义一个名称与您的应用程序更相关的类似的列。与其他列的名称一起，输入它们的类型，并指出它们是否是新的。

5. 确定模板在工作表的“规划模板”部分，输入要与此内容类型相关联的模板的名称及其类型（例如 .Docx），并输入该模板用途的简短说明。如果该模板不是从父级内容类型继承的，则在“新建?”字段中键入“否”。

6. 确定工作流工作流将业务逻辑附加到文档，并在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中列出项目。您可以将任何可用的工作流与内容类型相关联；然后，可以在该内容类型的任何文档上启动该工作流。有关工作流规划的完整讨论，请参阅为文档管理规划工作流。在查阅工作流并确定了哪些工作流可用之后，请在“规划内容类型”工作表的“规划工作流”表中输入要与该内容类型相关联的每个工作流。如果该工作流不是从父级内容类型继承的，则在“新建?”列中输入该信息。

7. 确定策略策略是用于某种类型内容的一组规则，并由策略功能组成，这些功能提供每条规则的详细信息，比如是否可打印内容类型的项目，或者应审核针对项目的哪些操作。您可以将策略应用于任何自定义内容类型。请注意，您无法将策略应用于核心内容类型。有关策略规划的详细信息，请参阅规划信息管理策略。查阅了策略并确定哪些策略功能和策略模板可用后，请在“规划内容类型”工作表的“规划策略”部分中执行下列操作：

a. 如果父级内容类型有策略设置，这些设置将不加更改地在新内容类型中应用。这将确保策略一经设置即可在所有相关内容类型中强制实施。如果当前内容类型从其父级类型中继承其策略设置，请在“规划内容类型”工作表的“规划策略”部分中，对“策略是否是在父级内容类型中定义的? 是/否”问题回答“是”。

b. 如果当前内容类型基于父级内容类型继承策略，请在“规划策略”部分的“记录策略名称”字段中键入策略模板的名称。同样，如果当前内容类型不继承策略并且您想要应用策略模板，请在“规划策略”部分的“记录策略名称”字段中键入策略模板的名称。

c. 如果当前内容类型从父级内容类型中继承一个或多个单独的策略功能，请在工作表的“规划策略”部分中的“功能”表中输入每个策略功能。相反，如果当前内容类型不继承策略并且您想要将策略功能与当前内容类型相关联，请在“功能”表中输入这些策略功能。请注意，您无法既将单独的策略功能与内容类型相关联，又按名称将策略与内容类型相关联。

8. 确定文档转换 Office SharePoint Server 2007 支持在将文档从一种格式转换为另一种格式的服务器上安装文档转换组件。有关文档转换的概述，请参阅下面的规划文档转换。

您可以将一个或多个文档转换器与某种内容类型相关联。例如，如果内容类型与 .docx 类型的模板相关联，您可以将 Office SharePoint Server 2007 附带的“Word 文档转换为网页”转换器与该内容类型相关联。这样，作者将可在 Microsoft Office Word 2007 中编写该内容类型的文档，然后将这些文档转换为网页以便发布。

注意：

在 Office SharePoint Server 2007 管理中心的各个页面上，管理员可以启用文档转换器以使其在 Web 应用程序的任何文档库中可用。如果采用这种方式启用了转换器，则不必将其与 Web 应用程序中任何网站的内容类型相关联。

在“规划内容类型”工作表的“规划文档转换”部分中，记录要与内容类型关联的每个文档转换器、指定转换器是否为新转换器（并且需要安装），并添加可选的注释。

规划列表内容类型

列表内容类型的元素包括与该内容类型相关联的元数据列，以及可以在此列表内容类型的项目上运行的工作流。使用列表内容类型可以定义解决方案所特有的列表项类型。例如，在客户呼叫中心解决方案中，专业支持人员需要研究并解决客户技术问题，为此，可以使用列表内容类型使每个支持事件的数据标准化，并支持使用工作流跟踪该事件。

工作表操作

使用下面的步骤来规划新的列表内容类型。对于您规划的每个列表内容类型，请分别填写单独的“规划内容类型”工作表。在该工作表的“文档类型”字段中，请输入“列表”。

1. 输入将在其中定义新的内容类型的网站 URL。内容类型在定义它们的网站中以及该网站下面的所有子网站中可用。

2. 确定父级内容类型在“规划内容类型”工作表的“父级内容类型”字段中输入父级内容类型。此内容类型将是核心内容类型或已经规划的自定义内容类型。

3. 确定列在“规划内容类型”工作表的“规划列”表中，执行下列操作：

a. 输入继承自父级内容类型的每个列。在“新建?”列中，为每个条目键入“否”。

b. 对于其他各个列，请输入预定义的列的名称或者您将要创建的列的名称。与其他列的名称一起，输入它们的类型，并指出它们是否是新的。

4. 在该工作表的“规划模板”部分中，键入“无”。

5. 确定工作流如果存在与该列表内容类型相关的可用工作流，那么您可以选择将其与该内容类型相关联。然后，可以在该内容类型的任何列表项上启动该工作流。有关工作流规划的完整讨论，请参阅为文档管理规划工作流。在查阅工作流并确定了哪些工作流可用之后，请在“规划内容类型”工作表的“规划工作流”表中输入要与该内容类型相关联的每个工作流。如果该工作流不是从父级内容类型继承的，则在“新建?”列中输入该信息。

6. 在该工作表的“规划策略”部分中，键入“无”。

规划文档转换

Office SharePoint Server 2007 支持在服务器上安装文档转换组件，这些组件可将文档从一种格式转换为另一种格式。可以从用户界面中运行转换，也可以采用编程方式（比如从自定义工作流中）运行转换。源文档和转换后文档之间的关系将会保留。Office SharePoint Server 2007 包括可依据 Microsoft Office Word 2007 文档和 Microsoft Office InfoPath 2007 表单创建网页的转换器。

除了在服务器上提供基础结构以安装和运行文档转换器外，Microsoft Office SharePoint Server 2007 还包括一个负载平衡器服务，您可以配置该服务来优化服务器资源的使用。在规划文档转换的过程中，请对服务器场进行调整，以便在转换文档时以最佳方式平衡负载。

服务器管理员必须在服务器场上安装并随后启用转换器，用户才可以使用。为服务器启用了转换器后，即可对该服务器上的源文档运行该转换器。

使用下面的步骤来配置文档转换器：

1. 在分析文档用途中执行的文档使用分析中，确定要进行文档转换的候选文档，也就是说，采用一种格式编写但应采用另一种格式发布或存档的文档。

2. 对于所需的每种转换，找到转换器程序以在服务器上实现所需的转换。

3. 如果需要，在服务器场中的应用程序（中间层）服务器上安装转换程序。

4. 在 Web 服务器或应用程序（中间层）服务器上配置启动程序服务和负载平衡器服务。

5. 确定文档流程中将进行转换的阶段。

6. 确定将如何实现转换 — 手动实现转换，或使用启动转换的自定义解决方案。

规划内容类型之后的操作：后续步骤

规划文档和列表内容类型之后，下面是一些建议的后续步骤：

在“分析文档使用”工作表的“内容类型”列中记录您规划的每种内容类型（如果还没有记录）。
按照网站 URL 对“规划内容类型”工作表进行排序，并确定要为每个网站定义的新列。
确定要设计的新模板。
确定要规划和安装的新工作流。
确定要规划的新策略模板以及要规划和安装的新策略功能。

工作表

使用以下工作表来记录本文中讨论的信息：

六、为文档管理规划工作流

工作流对 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的文档、网页、表单和列表项实施业务流程。这些工作流可与库、列表或内容类型相关联。有关工作流的概述，请参阅主题规划工作流。

在文档管理中，可使用工作流将文档从一个人发送给另一个人，因此他们每个人均可完成其文档管理任务，例如审阅文档、审批文档发布或管理文档处置。也可使用自定义工作流将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，您可以将工作流设计为当计划存档文档时，将该文档从一个网站复制到另一个网站。

Office SharePoint Server 2007 包括满足以下文档管理需求的工作流：

收集反馈 - 发送文档以供审阅。
审批 - 发送文档以供审批，通常作为发布文档的先决条件。
处置 - 管理文档有效期限和处置。
收集签名 - 发送文档以供签名。
翻译 - 管理将文档翻译为一种或多种语言。
中文文档审批 - 发送文档以供使用图章签名和面向组的一致流程进行审批。

如果您希望使工作流在使用内容类型时可用，将该工作流与该内容类型相关联。例如，采购订单内容类型可能需要经理审批，然后才能完成交易。若要确保审批工作流始终可在启动采购订单时使用，请创建一个采购订单内容类型，并将审批工作流与该内容类型相关联。然后，将采购订单内容类型添加到将在其中存储采购订单的任何文档库中。

若要为您的文档管理解决方案规划工作流，请分析您计划实施的每个文档内容类型，并确定运行该类型的内容需要使用的业务流程。然后，确定您需要使用的工作流。有关规划内容类型的详细信息，请参阅主题规划内容类型 (Office SharePoint Server)。

工作表操作

在规划内容类型工作表（该链接可能指向英文页面）的“规划工作流”部分中，

输入每个工作流的名称及其用途，并指明实现此过程是否需要新的（自定义）工作流。

下面是一个分析合同内容类型的工作流的示例表：

合同流程	合同工作流	是否需要新工作流？
审阅草稿	收集反馈	否
获取经理和法律顾问的审批	审批	否
解决待解决问题	问题跟踪	否
获取签名	收集签名	否

工作表

使用以下工作表记录本文讨论的信息：

规划内容类型工作表

七、规划版本控制、内容审批和签出

本文内容：

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括一些功能，可帮助您控制对内容的访问权限。可以对本文讨论的文档库中的内容控制功能配置设置。若要在解决方案中的各个库之间共享这些设置，可以创建包含内容控制设置的文档库模板；这将确保新的库将反映内容控制决策。

规划版本控制

版本控制是用于对文档的连续迭代进行编号和保存的方法。Office SharePoint Server 2007 包含三个版本控制选项：

无指定不保存任何早期版本的文档。在未使用版本控制时，早期版本的文档是不可检索的，并且还会丢失文档历史记录，原因是不会保存随文档的每个迭代附带的注释。可对包含不重要的内容或绝不会变化的内容的文档库使用此选项。
仅主要版本指定使用简单的版本控制方案（1、2、3 等）来保留编号的文档版本。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的早期版本的数目（从当前版本往回算）。

在主要版本控制中，每当保存文档的新版本时，具有针对文档库的权限的所有用户都将能够查看内容。在不希望区分文档的草稿版本和已发布版本时使用此选项。例如，在由组织中的工作组使用的文档库中，如果团队中的每个人都需要能够查看每个文档的所有迭代，则主要版本控制将是一个不错的选择。

主要和次要版本指定通过使用主要和次要版本控制方案（1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 等）来保留编号的文档版本。以 .0 结束的版本是主要版本，而以非零扩展名结束的版本是次要版本。文档先前的主要和次要版本将与当前版本一起保存。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的先前的主要版本的数目（从当前版本往回算），还可以指定应为多少个主要版本保留次要版本。例如，如果指定应为两个主要版本保留次要版本且当前主要版本为 4.0，则将保留以 3.1 开始的所有次要版本。

在主要和次要版本控制中，任何具有读取权限的用户都可以查看文档的主要版本。可以指定哪些用户能够查看次要版本。通常，将为可编辑项目的用户授予查看和使用次要版本的权限，并限制具有读取权限的用户只能查看主要版本。

当希望区分访问群体可查看的已发布内容和尚未做好发布准备的草稿内容时，请使用主要和次要版本控制。例如，在包含组织福利说明的人力资源网站中，使用主要和次要版本控制可在修订说明时限制员工对福利说明的访问。

工作表操作

在文档库工作表中，对于列出的每个文档库，指定要使用的版本控制方案：“无”、“主要”或“主要和次要”。

规划内容审批

内容审批是具有审批者权限的网站成员用来控制内容发布的方法。等待内容审批的文档草稿处于等待审批状态。在审批者审阅文档并批准内容之后，该文档就可供具有读取权限的网站用户查看。文档库所有者可为文档库启用内容审批，并可选择将工作流程与库关联以运行审批过程。

使用内容审批可控制向访问群体提供内容的过程，并使这一过程正式化。例如，将内容作为其产品或服务之一进行发布的企业在发布内容之前，可能需要进行有关法律方面的审阅和审批。

提交文档供审批的方式会有所不同，具体取决于文档库中的版本控制设置：

无如果没有使用版本控制并已保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批。Office SharePoint Server 2007 会保留文档的早期版本，以便具有读取权限的用户仍可以查看它。在批准挂起的更改之后，具有读取权限的用户将可以查看文档的新版本并将丢弃先前的版本。

如果没有使用版本控制并已将新文档上载到文档库，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到该文档获得批准。

仅主要版本如果正在使用主要版本控制并保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批并且具有读取权限的用户将能够查看文档先前的主要版本。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用，同时会将先前版本保存到文档的历史记录列表中。

如果正在使用主要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到将其作为版本 1 批准。

主要和次要版本如果正在使用主要和次要版本控制并保存对文档的更改，则作者可以选择将文档的新次要版本保存为草稿或创建一个新的主要版本，这会将文档状态更改为等待审批。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用。在主要和次要版本控制中，会将文档的主要和次要版本都保留在文档的历史记录列表中。

如果正在使用主要和次要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于草稿状态并作为版本 0.1，或者作者可以立即请求审批，在这种情况下，文档的状态将变为等待审批。

工作表操作

在文档库工作表中，指定是否需要对列出的每个文档库进行内容审批。

规划签入和签出

可以要求用户在编辑文档之前在文档库中签入和签出文档。始终建议执行此操作。要求签入和签出的好处包括：

在创建文档版本时能够更好地控制。当签出文档时，作者可保存文档，而无需将其签入。文档库的其他用户将无法查看这些更改并且不会创建新的版本。当作者签入文档时，仅创建一个新版本（对其他用户可见）。这将为作者提供更大的灵活度和控制权。
更好地捕获元数据。在签入文档之后，作者可以编写描述对文档所做的更改的注释。这有助于创建对文档所做的更改的历史记录。

如果您的解决方案要求用户在编辑文档时将其签入和签出，则 2007 Microsoft Office 系统客户端程序将包含支持这些操作的功能。用户可以通过 2007 Office system 客户端程序签出文档、取消签出文档和签入文档。

在文档签出之后，该文档将保存到用户的名为“SharePoint Drafts”的子文件夹中的“My Documents”文件夹。此文件夹显示在 Microsoft Office Outlook 2007 中。一旦签出文档，用户仅可以保存对该本地文件夹的编辑。当用户准备签入文档时，该文档将保存回原始服务器位置。

从 2007 Office system 客户端程序中，用户可通过更改内容编辑选项以选择将签出的文档保留在服务器上。

工作表操作

在文档库工作表中，指定是否需要对列出的每个文档库进行签入和签出。

工作表

使用下面的工作表，可帮助您规划版本控制、内容审批和签出：

文档库工作表

八、规划信息权限管理

本文内容：

使用信息权限管理 (IRM)，内容创建者可控制和保护其文档。权限管理文档的内容经过加密，并与对用户强加限制的发行许可证一起提供。这些限制随用户的权限级别的不同而异。典型的限制包括使文档为只读、禁用文本复制、不允许用户保存文档的副本或阻止用户打印文档。读取受 IRM 支持的文件类型的客户端应用程序将使用 IRM 管理文档中的发行许可证对访问该文档的用户施加限制。

Office SharePoint Server 2007 中的信息权限管理

Microsoft Office SharePoint Server 2007 支持对存储在文档库中的文档使用 IRM。在 Office SharePoint Server 2007 中支持权限管理的文档包括 Microsoft InfoPath 表单、Microsoft Word、Microsoft Excel 和 Microsoft PowerPoint 文件格式，以及 Word、Excel 和 PowerPoint Open XML 文件格式。要添加其他文件类型，管理员必须为每种新的文件类型安装保护程序 — 这是控制对权限管理文档进行加密和解密的程序。

通过在 Office SharePoint Server 2007 中使用 IRM，可以在用户从 Office SharePoint Server 2007 中的库打开文档时，集中控制用户可对文档执行的操作。这与对客户端计算机上存储的文档应用的 IRM 不同，其中文档所有者可选择要为文档的每个用户分配的权限。对文档库使用 IRM 可控制服务器上存储的敏感内容。例如，如果要使可用来预览即将发布的产品的文档库可用于企业内的其他团队，则可使用 IRM 以阻止这些团队将这些内容发布给组织外部的访问群体。

当在文档库上启用 IRM 并将可进行权限管理的文档从服务器下载到客户端应用程序时，Office SharePoint Server 2007 会对文档进行加密并添加发行许可证。当将该文档重新上载到服务器时，Office SharePoint Server 2007 会对该文件进行解密并按照未加密的形式将其存储到库中。通过仅当下载文档时才对文档加密并在上载时进行解密，对于受 IRM 保护的文档库中的文件，Office SharePoint Server 2007 使得诸如搜索和索引编制等功能可以像往常一样运行。当用户从文档库中上载文档时，对该文档应用的 IRM 权限将基于每个用户对 Office SharePoint Server 2007 安全设置中的内容的权限。下表描述如何将 Office SharePoint Server 2007 权限转换为 IRM 权限：

Office SharePoint Server 2007 权限	IRM 权限
管理权限、管理 Web	完全控制（由客户端定义）。此权限通常允许用户读取、编辑、复制、保存权限管理内容及修改权限管理内容的权限。
编辑列表项、管理列表、添加和自定义网页	编辑、复制和保存权限。可以选择使具有这些权限的用户能够从文档库打印文档。
查看列表项	读取权限。用户可以读取文档，但无法复制或更新其内容。可以选择使具有查看列表项权限的用户能够从文档库打印文档。
其他	无映射到 IRM 权限的其他权限。

要在 Office SharePoint Server 2007 中使用 IRM，必须在服务器场中的每台前端 Web 服务器上安装 Microsoft Windows Rights Management Services Client 版本 1。此外，您的网络中必须配备 Windows Server 2003（含 Service Pack 1.0 或更高版本）的 Microsoft Windows Rights Management Services (RMS)。要安装 Windows Rights Management Service Client，以及要了解有关 Microsoft Windows Rights Management Services 的其他信息，请参阅 Windows Rights Management Services 技术中心(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73121&clcid=0x804)。有关配置 Microsoft Windows Rights Management Services 以允许 Office SharePoint Server 2007 创建权限管理内容所需步骤的说明，请参阅部署 Office SharePoint Server 2007。

工作表

对于每个文档库，指定是否要求 IRM，如果需要其他文档类型的保护程序，则在“要求信息权限管理”列中记下相关信息。请使用以下工作表来记录信息：

文档库工作表

九、规划信息管理策略

本文内容：

关于信息管理策略和策略功能

信息管理策略是一组适用于某类内容的规则。策略中的每个规则都是一种策略功能。例如，信息管理策略功能可以指定某类内容应保留多长时间，也可以提供文档审核。使用信息管理策略，您可以控制哪些人能够访问组织信息、这些人可以使用组织信息执行哪些操作以及组织信息应保留多长时间。

注意：

在本主题中，除非另外指定，否则术语“策略”表示信息管理策略。

可以执行策略以帮助组织遵守法律规定要求，如保留记录的要求。例如，组织中用来确保依照法律建议的指导方针处理员工记录的人力资源策略可能包括下列策略功能：

审核，用于记录每个与雇员相关的文档的编辑和查看历史记录。
保留，用于确保不会将正在进行中的内容保留多余的一段较长时间。
标签，用于确保可正确识别每个文档的物理副本。
打印限制，用于确保仅在安全的打印机上打印与员工相关的机密文档。请注意，这是一个自定义策略的示例，此策略必须使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型执行或从第三方软件供应商处获得。

策略功能是作为在 Office SharePoint Server 2007 上运行的程序执行的。服务器管理员可以启用和配置策略功能，一旦启用策略功能，网站管理员就可以用其来定义策略。Office SharePoint Server 2007 包含五种可用来帮助您管理内容的策略功能。通过使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型，可以设计和安装满足企业的特定需求的自定义策略功能。

一种策略功能可以使用一个或多个策略资源，这些策略资源是指能够为策略功能提供某些功能的程序。例如，适用于条形码生成策略功能的策略资源可以提供唯一的条形码值。您可以开发自定义策略资源并进行安装以支持策略功能。

当您的组织将 2007 Microsoft Office 系统客户端应用程序连同 Office SharePoint Server 2007 一起使用时，将同时在服务器和客户端应用程序中强制执行策略。此操作是以透明方式执行的；应用于文档的策略功能将在与该文档关联的策略声明中进行描述，并且可识别策略的应用程序将阻止用户执行违反文档策略的任务。

若要实施策略，请将该策略与网站中的内容类型、库或列表相关联。

注意：

在网站内容类型库中，可以将策略应用于任何自定义内容类型，但不能够将策略直接应用于核心内容类型。

可以按照下列方式将策略与库、列表或内容类型关联：

将策略功能与一种网站集策略关联，然后将该策略与一种内容类型或一个列表或库关联。网站集的首要网站包含一个网站集策略库，首要网站的管理员可以在该策略库中创建新的策略。在创建网站集策略之后，可以将其导出，以便其他网站集的管理员可以将此策略导入到他们的网站集策略库中。这将使您能够标准化组织中的策略。

如果一种网站集策略与一种内容类型关联，而该内容类型又与一个列表或库关联，则列表或库的所有者将无法修改列表或库中的网站集策略。这将确保在网站层次结构的每个级别强制执行分配给内容类型的策略。

将一组策略功能直接与一种内容类型关联，然后将该内容类型添加到一个或多个列表或库中。若要确保使用此方法创建的策略将在整个网站集中使用，请将该策略与首要网站集的网站内容类型库中的一种内容类型关联。这样，该内容类型的网站集中的每个项目和从原始内容类型继承的内容类型的每个项目都将具有该策略。如果采用将一种策略与一种内容类型关联的方法，则将很难在其他网站集中重用此策略，原因是无法导出使用此方法创建的策略。

注意：

若要更严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用直接对内容类型设置策略功能的能力。当对内容类型设置策略功能受到限制时，内容类型设计器只能将网站集策略库中的策略与内容类型关联。

将一组策略功能直接与一个列表或库关联。如果列表或库不支持多种内容类型，则只能使用此方法。用于创建策略的此方法仅对适用于单个列表或库的有限定义的策略有用。

注意：

若要更严格地控制在网站集中使用哪些策略，网站集管理员可以禁用直接对库设置策略功能的能力。当对库设置策略功能受到限制时，内容类型设计器只能将网站集策略库中的策略与库关联。

关于信息管理策略报告

若要跟踪如何在解决方案的每个 Web 应用程序中使用策略，可以使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 管理中心来配置信息管理策略使用情况报告。信息管理策略报告可帮助您监视组织对策略的使用程度。由于策略的执行目的通常是为了帮助组织遵守某些规定，因此频繁监视策略的使用情况可帮助您确保组织合规。

Office SharePoint Server 2007 包含一个 XML-SS 格式的默认策略报告模板，您也可以基于 XML-SS 架构创建自定义报告模板。可以指定策略报告的时间表，也可以手动生成报告。

为 Web 应用程序中的每个网站集生成一个策略报告。对于每个列表和库，报告将记录：

使用每种策略的项的数目。
对于正在使用的每种策略（基于网站集策略或在内容类型中配置），记录策略的摘要（即策略的说明）以及每种策略功能的说明。

有关创建和部署自定义网站集策略报告的详细信息，请参阅部署 Office SharePoint Server 2007指南。

关于信息管理策略与 2007 Office system 应用程序集成

Office SharePoint Server 2007 信息管理策略将在 2007 Office system 客户端中公开。在服务器上配置信息管理策略时，可以编写一个策略声明，以告知信息工作者有关对文档强制执行的策略。例如，此策略声明可能指示文档将在某一段时间后过期，或指示这是机密信息，不应在公司外部传播。如果信息工作者需要有关策略的详细信息，此声明甚至可以提供一个联系人姓名。

Office SharePoint Server 2007 中包含的策略将通过 2007 Office system 客户端功能对信息工作者公开。例如，当将标签定义为策略的一部分时，用户可以通过大多数 2007 Office system 客户端应用程序的“插入”菜单将标签插入到文档中。如果标签是必需的，则当保存其中尚未插入标签的文档时，系统将提示用户插入标签。同样，如果此策略功能是文档策略的一部分，则用户将能够从客户端应用程序中插入条形码。

也可以将自定义策略功能集成到 2007 Office system 客户端中。但是，您必须执行希望适用于 2007 Office system 客户端程序的策略特定的行为，并且必须通过一些机制（如加载项）为用户提供一种用于在他们的客户端计算机上安装这些行为的方法，以使其适用于 2007 Office system 客户端程序。例如，如果实施一种自定义策略功能，该功能将限制可用于打印内容类型的打印机，则必须为 Microsoft Office 客户端提供一个自定义外接程序以强制执行 Office 客户端应用程序的限制。

Office SharePoint Server 2007 中可用的策略功能

本节介绍 Office SharePoint Server 2007 中包含的策略功能。

过期过期策略功能可帮助按照一致方式处理可进行跟踪和管理的内容。可以将特定类型的内容设置为在某个特定日期过期，或在执行一些文档活动（如创建文档）之后的计划时间内过期。
审核审核策略功能将记录对文档和列表项执行的事件和操作。可以将审核配置为记录如下事件：

· 编辑文档或项目

· 查看文档或项目

· 签入或签出文档

· 更改文档或项目的权限

· 删除文档或项目

标签标签策略功能可指定与某类文档或列表项相关联的标签。标签是指 Office SharePoint Server 2007 基于指定的属性和格式生成的可搜索的文本区域。例如，律师事务所的与法律案件相关的文档可以包括这样一个标签，该标签包含客户姓名、案件编号、为案件指定的律师等信息。在文档的打印版本中，标签作为一种显示打印副本中的文档属性的方式特别有用。除了为文档使用标签之外，您还可以将一个标签与一个列表项关联并在列表的视图中包含此标签。
条形码条形码策略功能使您能够通过为文档创建唯一标识符值并将该值的条形码图像插入文档中，来以物理副本形式跟踪文档。默认情况下，条形码均遵守通用 Code 39 标准 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)，并且您可以使用策略对象模型来插入其他条形码提供程序。

规划信息管理策略

在规划解决方案的策略时，首先确定组织范围内的策略需求，然后设计网站集策略以满足这些需求并分发这些策略，以便在所有相关网站集的网站集策略库中包含它们。这可能需要规划自定义策略功能。请注意，如果策略需要自定义策略功能和资源，则必须在使用解决方案的所有服务器场上安装并启用这些功能和资源。有关部署并启用 Office SharePoint Server 2007 功能和资源的详细信息，请参阅部署 Office SharePoint Server 2007指南。

以下是一个组织范围内的策略的典型示例：用于在组织的各个部门之间推广有关审核和停用产品规范的最佳实践的策略。单个网站集策略旨在应用于所有产品规范，以便对其进行一致审核和保留。在定义网站集策略并进行测试之后，将导出该策略，然后将其导入到用于存储产品规范的其他网站集的网站集策略库中。然后，将该策略与各种网站集中的所有产品规范内容类型关联，以便对所有产品规范文档强制执行该策略。

工作表操作

为了帮助您规划信息管理策略，请使用策略工作表。为所规划的每种策略创建一个单独的工作表，并在每个工作表中记录：

· 策略的用途，例如“要应用于所有产品规范的策略”。

· 在其中设计策略的网站集。

· 用于定义策略的范围。如果要在多个网站集之间使用策略，请在策略模板库中定义该策略。如果策略具体针对的是网站集中的单个内容类型，请为该内容类型定义此策略。

· 每种策略功能，如“过期”或“审核”。可以选择为策略功能输入配置说明。例如，可以为“审核”指定要审核的操作，如“编辑项目”。如果功能是自定义的，请列出要使该功能有效所必须安装的所有资源。

· 策略将应用于的所有内容类型，并列出正在其中使用这些内容类型的所有网站集。

工作表

借助下列工作表和本文可帮助您规划部署：

策略工作表

十、规划企业内容存储

本文包含的信息可帮助解决方案规划人员和设计人员正确规划和配置基于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的大规模企业内容管理解决方案，使其在提供网站用户所需的功能的同时顺利运行。Office SharePoint Server 2007 支持高容量文档存储；一个文档库最多可以包含 500 万个文档。但是，根据内容使用方式的不同，如果网站包含大量文档，则其性能可能会有所降低。本文中提供的说明性指导可帮助您在设计出切合企业需要的大规模内容管理解决方案的同时，为您的解决方案用户提供可在其中创建和使用文档的良好运行环境。

在决定 Office SharePoint Server 2007 中的网站集、网站和库的容量时，不仅要考虑到您的 Office SharePoint Server 2007 环境的物理存储条件，还应考虑用户的内容使用情况和查看模式。例如，如果未正确配置网站，那么在用户查看或查询包含数千个文档的文档库中的一组文档时，则网站的性能就会降低。或者，如果内容过多，则当服务级别协议要求一天备份两次内容时，服务运行的效果可能不会令人满意。您可以使用本文讨论的方法提供所需的内容管理功能，同时使性能保持在可接受的范围内。

本主题中将讨论四个级别的内容存储：

· 网站集

· 网站

· 库

· 文件夹

对于每个级别的存储，本文分别介绍组织该级别内容的好处，讨论性能将如何随存储文档数的增加而降低，并提供在存在大量内容时如何提高性能的建议。

本文内容：

注意：

尽管本文中的示例主要与基于 Office SharePoint Server 2007 的解决方案相关，但此处提供的说明性指导信息同时适用于 Office SharePoint Server 2007 和 Windows SharePoint Services 3.0。

典型的大规模内容管理方案

通常，大规模内容管理方案是下列任一方案的变化形式：

· 大规模创作环境

· 大规模内容存档

· 巨大规模内容存档

此处提供的方案说明意在阐明大规模解决方案的含义，并提供可望反映您的内容管理目标的示例。

大规模创作环境

在大规模创作环境中，一个网站可以包含这样一个库：用户在其中可主动编辑 500 个或更多文件夹中的 50,000 个或更多文档。版本管理已启用，通常每个文档存在 10 个或更多的以前版本。文档频繁签入和签出，并使用工作流控制其生命周期。可能会使用 20 种或更多的内容类型。该类型网站的典型数据库大约包含 150 GB 的数据。（请注意：文档的各个版本在数据库中是单独存储的。）通常，在大规模创作环境中，80% 的网站用户是能够访问文档的主要和次要版本的作者，20% 的网站用户则只有只读权限，只能查看内容的主要版本。

大规模创作环境网站可以基于 Office SharePoint Server 2007 文档中心网站模板，该模板包含单个大型文档库，并针对大规模创作过程进行了优化。请参阅文档中心网站。

大规模内容存档

大规模存档是一个文档存储库，用户可在其中查看文档或上载新文档。几乎或根本不在此网站中进行创作。主要有两种大规模存档方案：知识库和记录管理。

在知识库网站中，大多数文档只有一个版本，所以网站可以扩展以轻松容纳 1,000,000 个或更多文档。内容通常存储在一个最大可达 400 GB 的数据库中。在典型的方案（例如企业的技术支持中心）中，可能有 10,000 名用户访问内容，主要是阅读内容。一小部分用户（3,000–4,000 名）可将新内容上载到该网站。知识库网站可以基于文档中心网站模板。

另一种大规模存档是基于记录中心网站模板的记录中心。您可以使用此网站模板提供的功能来管理记录保留和处置（作为组织所执行活动或事务的凭据的文档必须保留一段时间）。与知识库网站类似，记录中心也包含每个文档的单个版本，且通常可容纳 1,000,000 个或更多文档。更多的用户是向记录中心提交内容，而不是查看或阅读内容。

巨大规模内容存档

如果自定义了某网站的用户界面以移除相当耗费资源的用户界面操作（例如复杂的查看查询），则可将巨大规模内容存档用作引用库或内容库。巨大规模存档最多可以存档分布在 5,000 个或更多文件夹中的 10,000,000 个文档。数据库可增大到 3 TB 以上。

在巨大规模存档中，用户（50,000 名或更多）主要是通过搜索来浏览内容，并通过使用自定义提交表单来提交内容。

网站集：内容存储的优点和限制

网站集是由同一所有者拥有且共享管理设置的一组网站。每个网站集都包含一个首要网站，并且可以包含一个或多个子网站。一个网站集通常共享一个导航结构。

在同一网站集中存储内容的优点

网站集中的网站通常根据用途相互关联。若要最大限度提高解决方案的可用性，应将所有相关的数据和内容存储在单个网站集中。这样做的优点包括：

· 网站集中管理的内容类型和列可以在该网站集的所有网站之间共享。相反，没有任何自动机制可以实现在多个网站集之间传播内容类型和列定义。

· 网站集中管理的信息管理策略可用于网站集中所有网站的内容。

· Office SharePoint Server 2007 可自动更新指向网站集中已重命名或移动的文件的链接，以反映其新的名称或位置。但不会更新指向其他网站集中的文档的链接。

· 如果网站集位于运行 Windows SharePoint Services 3.0 的服务器上，则只能搜索该网站集中的内容。如果网站集位于运行 Office SharePoint Server 2007 的服务器上，则可以搜索多个网站集的内容。

· Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 中的某些视图列出了单个网站集内多个网站中的文档（例如，列出整个网站集中分配给用户的所有任务的视图）。同时，开发人员可以在网站集中创建跨网站数据库查询，但不支持在多个网站集之间进行跨网站查询。

· 内容配额和其他配额只能在网站集级别进行管理。

在同一网站集中存储内容的限制

当规划如何在一个或多个网站集中分配内容时，应牢记下列限制：

· 在网站集中为任意网站创建太多的子网站可能会影响其性能和可用性。任一网站的子网站数不能超过 2,000 个。

· 网站集中的所有网站都共享相同的后端资源。特别是网站集中的所有内容都必须存储在同一个内容数据库中。因此，数据库操作（例如备份和还原内容）的性能将取决于整个网站集中的内容量、数据库的大小、承载数据库的服务器速度以及其他因素。根据内容量和数据库配置的不同，您可能需要将一个网站集分割成多个网站集，以满足针对备份和恢复的服务级别协议、吞吐量或其他要求。本文不提供有关管理数据库大小和性能的说明性指导。有关容量规划的详细信息，请参阅性能和容量规划 (Office SharePoint Server)。

· 尤其是要将非常活跃的网站放在单独的网站集中。例如，允许匿名浏览的 Internet 知识库网站可能会生成大量数据库活动。如果其他网站使用这同一个数据库，则其性能很可能会受到影响。通过将知识库网站及其数据库放在一个单独的网站集中，您可以释放资源以供其他网站使用，从而不必再与之争用数据库资源。

请注意，Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 有很多功能，使您的 IT 部门无需还原内容。“回收站”和“网站集回收站”可提供一个双安全机制，以还原无意中删除的项目。文档版本控制还可以为丢失的文档提供一个安全网，这是因为其先前版本仍然可用。为进一步确保以前版本的可用性，管理员可以取消作者的删除版本权限；这有助于保证内容的以前版本都可用，而无需从数据库中恢复它们。

网站：内容存储的优点和限制

网站是组织 Office SharePoint Server 2007 和 Windows SharePoint Services 3.0 中相关内容的主要方式。

在同一个网站中存储内容的优点

· 当多个库和列表位于同一网站时，可以更方便地创建页面来显示这些库和列表的视图。

· 网站导航用户界面经过优化，可方便地查找并导航到同一网站内的库。

· 您可以在网站级别定义权限并将其分配给组。

· 您可以定义一组内容类型和网站栏以便在网站中使用。

文档中心网站

Office SharePoint Server 2007 包括一个文档中心网站模板。使用此模板可创建已进行优化、可用于创建和使用大量文档的网站。

为实现文档管理最佳实践，基于文档中心网站模板的网站默认情况下会启用推荐的文档管理功能，其中包括：

· 可帮助作者查找内容的导航功能。

· 启用了主要/次要版本控制。

· 必需的文档签入和签出。

· 启用了多种内容类型。

· 相关文档 Web 部件，可生成由当前用户签出、创建或最后修改的文档的个性化视图。您可以将该 Web 部件配置为使用多个条件。

· 即将开始的任务 Web 部件，可生成分配给当前用户的文档相关任务的个性化视图。

列索引技术可确保视图或查询返回的项目数不超过建议的 2,000 个。使用下表可确定相关文档 Web 部件支持的每个查询的正确索引列：

如果您将相关文档 Web 部件配置为……	则在共享文档库中索引以下列：
包含上一次由我修改的文档	修改者
包含由我创建的文档	创建者
包含由我签出的文档	签出者

在对列编制索引以提高相关文档 Web 部件性能的同时，请确保在大规模文档管理环境中配置 Web 部件时未选中“显示整个网站集中的项目”复选框。

在同一个网站中存储内容的限制

· 如果单个网站中包含 2,000 个以上的库和列表，则网站性能会降低。

· 可用性测试显示，如果网站导航结构中包含 50 个以上的列表和库，将会使得通过用户界面来导航内容变得更为困难。

库：内容存储的优点和限制

文档库是网站中的一个位置，其中包含一个或多个内容类型的文件。文档库用于管理和存储相关的文档，并允许用户创建相应类型的新文档。

在同一个库中存储内容的优点

· 用户可以更方便地在单个库中添加新文档或查找现有文档。

· 可在库级别应用许多文档管理设置（例如权限、内容版本控制和审批）。

· 可将通过用户界面创建的视图绑定到特定的库。

· 信息管理策略（例如内容审核和保留设置）可应用于库。

在同一个库中存储内容的限制

· 库的最大建议容量为可存储 10,000,000 个文档。

· 若要将特殊的文档管理设置应用于内容（例如，必需的签出或版本控制），则必须将内容存储在单独的库中。

· 如果在一个库中使用多个内容类型，并且每种内容类型都有一个或多个只适用于此内容类型的元数据列，则视图可能会变得令人费解。为解决此问题，您可以将每种内容类型与单独的库相关联。

· 当查看的项目数超过 2,000 时，内容视图的性能会下降。对此限制的补救措施是将库中的内容组织到分别包含 2,000 个或更少项目的文件夹中，或创建利用索引列的视图，使返回的项目数不超过 2,000 个（请参阅下文有关在视图中使用索引列的讨论）。

注意：

网站中的所有网页内容都存储在该网站的单个页库中，该库包含该网站的所有 Web 内容页。每个视图或查询推荐的 2,000 个或更少项目的限制除了适用于文档库外，也适用于页库。

使用索引列以提高查看性能

如上所述，如果显示的项目数超过 2,000，则视图的性能会下降。限制视图中显示的项目数的一个有用办法是，对视图中使用的某一列编制索引，然后基于此栏来筛选视图，以使显示的项目数不超过 2,000 个。（索引列是 Office SharePoint Server 2007 维护的一种记录，以提高与视图相关的查询的效率。）

例如，如果不太可能在任何一个七天期限内修改库中的 2,000 多个项目，则您可以对库中的“修改时间”列编制索引，然后筛选视图，以便只显示在过去 7 天内发生更改的项目。（为此，请指定“修改时间”列“小于”今天“- 7”。）再例如，如果每个作者将创建的项目可能少于 2,000 个，则可以对“创建者”列编制索引，然后筛选视图，以便作者只看到他们创建的文档。（为此，请指定“创建者”列“等于”Me。）

以下类型的列类型可被编制索引并用来筛选视图：

· 单行文本

· 多行文本

· 数值

· 货币

· 选择

· 日期和时间

· 查找

· 是/否

· 个人或组

· 计算值

下面是在创建按索引列筛选的视图过程中的其他注意事项：

· 一个视图中只能使用一个索引列。

· 在使用索引列筛选视图时，不要使用“或者”创建筛选器来提供多个条件。

· 使用“项目限制”功能来修改视图并不能提高视图的性能。

注意：

如果用户尝试创建的视图可利用索引列，Office SharePoint Server 2007 将显示一条推荐此方法的警告消息。

文件夹：内容存储的优点和注意事项

文件夹是库中内容的命名分支，与文件系统中的文件夹类似。文件夹主要用来组织内容以实现库的预期功能。例如，如果库的作用是提供产品说明，则库中的文件夹可以针对产品中的各个功能区域进行命名，或针对编写产品说明的每个工作组成员进行命名。

文件夹可用于提高库的性能。通过将内容分割到多个文件夹（使每个文件夹包含 2,000 个或更少项目），文件夹视图将运行良好。请注意，为了充分利用这一点，文件夹内的视图必须配置为仅显示文件夹中的项目（默认的 Office SharePoint Server 2007 视图创建界面中提供有此功能）。另外还要注意，如果文件夹包含的项目数不超过 2,000 个，则不需要使用索引列筛选文件夹中的视图。

级别	性能限制
网站集	建议将任一网站的子网站数限制为 2,000 个。整个网站集使用同一内容数据库。这可能会影响备份和还原之类操作的性能。
网站	建议限制为 2,000 个库和列表。
库	建议限制为 10,000,000 个文档。建议将每个视图限制为最多包含 2,000 个项目。
文件夹	建议将每个文件夹限制为最多包含 2,000 个项目。