对时间管理方法本质的理解和应用

自省很重要,隔几天就花点时间坐下来静一静，思考一下近来获得的知识,领悟的心得,应该改进的地方,要前进的方向, 纠正偏离的趋向.

最近的一份工作,工作内容不甚理想。我承接了大量沟通和协作方面的事情，且从整体工作流程来看，我在流程中以一个单点的形式存在(我离职，部门会将为这种单点方式付出代价，懂HA的，应该都懂的)，上下对接几十种需求，工作量是巨大的。从工作内容来说，我的时间不仅浪费在会议的海洋里，而且工作期间经常被人打断，再就是需要在通讯软件中回复各种问题和事情。

    以上是关于我为什么想开始正式使用时钟管理来规划自己的时间。除此之外，我还要抱怨的是, 我的工作没有技术含量，我需要写大量文档，产出的文档属于"高风险"，又没有人帮我把关和review。我抱怨完了，继续回到正题。

时间管理方法有很多种, 重要是本质

时间管理方法有很多种,最知名的是GTD和番茄管理方法.

对于时间管理方法,我想首先要表达的是,对于任何方法，不要囫囵照搬，先反复思考, 在理解了其本质后,根据自己的特点灵活修改和运用，万变不离其宗，否则就有可能抛弃本质，误入歧途，或而不进反退。

关于GTD法

我理解其本质是:尽可能放空自己的脑袋。在做一件事情过程中,如果突然想到了其他几件事情，或者在做这件事情的时候，遇到了不明白又想弄明白的问题，那么应该迅速将这些想到的TODO，记录在纸上，然后立即切回来继续做当前的事情。理解了这一点，那么可以任意变换应用方式，而不用纠结具体细节。我很赞赏网上有人说的，"不要误入工具选择的泥坑中。" 如果你在这方面花了太多时间，那么其实相当于误入了旁支末节中。

对于GTD法，其实在我还不知道有这么一种理论方法前，就已经在实际应用这个方法。我是一个比较纠结的人，在思考一件事情的时候，如果脑子里有其他事情，那么就会总是集中不了精神;而且我比较喜欢做计划，所以会将要做的事情，无论巨细，都列出来，然后一件一件完成，这样感觉很有成就感。所以我在不知不觉应用GTD方法，即使我当时根本不知道这种方法的名称。至于使用的是纸笔，还是笔记软件，其实对我来说是无所谓的。

关于番茄法

 以前对于番茄法嗤之以鼻，觉得这种方法不会为工作效率的提升带来多大的改善。最近在读<<程序员应该掌握的软技能>>这本书时，看到了书的作者对番茄法的推崇和推荐，于是查阅资料，结合书的作者对于番茄法的理解，重新审视了一遍番茄法的核心和本质。

也由此，我思考并总结了一下，如何评定我是否应该使用一种方法的思考过程:

1 思考这种方法的核心是什么?  拿番茄法来说:

    (1) 番茄时钟可以管束一个人，在一定时间段中，专注做一件事情，不要分心；

    (2) 可以训练一个人对于工作量的评估能力, 因为长久使用番茄时钟，会对某一类事情需要多长时间的工作量，有一种直观上认识的锻炼；

    (3) 让一个人可以明确认识自己，一周的时间中，到底有多少时间是可以自己用来支配持续投入工作的;

2 我目前的问题是什么?

    (1) 工作中打断现象非常严重, 而且有时候懒惰，不想全力工作,想在微信找朋友说话;         

     (2) 我以为我有很多时间可以利用，定目标总是很有雄心,但是没有比较精确地估计过;

3 某种方法论能解决我的问题么?

     (1) 番茄法的核心1可以解决我的问题1，番茄发的核心3可以解决我的问题2;

     (2) 所以我可以使用番茄法来帮助我;

实践

经过几个小时的思考，我结合"制定计划方法", "GTD方法","番茄方法",总接了一套适合我的时间和事件管理面板,共享给大家。

工具

1事情管理软件:

    我使用微软的OneNote,原因是它强大的内容管理功能和图文编辑功能,以及与office的兼容性;

    笔记软件的选择是一个仁者见仁的事情，没有绝对完美的软件,只要选用一个软件能够满足需求即可。

2番茄时钟软件:

    我使用IOS上的滴答番茄时钟软件。

    对于番茄管理的软件，我觉得有必要展开说一下,当然核心还是围绕"你到底需要什么"来说;

    由于我的记事功能，使用的是OneNote，所以在番茄软件使用上，不需要将某一个番茄时钟强绑定到番茄软件中记录的某一个task上，这样就省去了我还要在番茄时钟软件上手工输入一遍的task内容的重复工作。

    对于我的这个需求，我发现市面上有真的有很多单纯提供"番茄时钟计时"的软件,说白了就是提供一个计时的钟表，到时会铃声提醒，而不提供task的记录功能。除此之外，还提供简单的汇总功能，能帮你记录每天有效的番茄时钟数，所在的时间段，帮助你直观的认识和分析，这样对我来说就真的够了！

    于是我找到了这款"滴答番茄时钟"软件.这个是一个个人的软件, 做的还是很不错的;而且作者很棒，30天内所有功能均可使用,过了30天后，会限制若干统计功能，如果想付费，到时可以再付费。作者的出发点就是:你真的觉得好用，再付费，不会骗你收费。

    不过，这个软件也是有一些缺点的:

        1 占用存储过大！一个这么轻量级的软件, 居然占了350MB的空间! 用16GB的IOS的我删了多少照片和应用啊!

        2启动和停止时钟时，会有卡顿现象，对于IOS这种UI绘制优化得这么好的系统来说，出现这种情况实在是无法想象的;

    希望作者能够在新版本中解决这些问题.

各种方法核心的融合

1 计划方法应用论

    (1)  "制定目标" ----"拆解目标"----"具化任务"

        我会指定:年计划 --> 月计划 -->日任务; 

        年计划制定了本年度要完成哪些目标,月计划是对年计划的拆解, 日任务是根据月计划形成具体的任务,这样就形成了"制定目标" ----"拆解目标"----"具化任务"三步法;

        对于"具化任务",有这么几种情况:

            显化拆解:比如每个月要读完一本书,那么每日的任务就可以用总页数除以30天，就是每天的任务,这种比较容易具化;

            分配拆解:比如每月要锻炼12次，每次30分钟,这样需要自己安排这15次在月内或者周内的哪天去做,这种需要一定的分配和调度;

            转化拆解:比如月目标是听力达到能听懂老友记80%的台词对话，这个比较抽象，而且具化为任务需要很强的估算能力和经验,因为没有经验的人无法估计准确每天进行多大强度的训练，能在月末完成目标,这种转化就比较困难;

    (2)任务一定要量化

        但是无论如何，都要遵循一个原则，就是任务一定是要量化的

   (3) 任务一定要限定周期周期, 且周期内不要变动任务内容

        对于任务的制定和修改，还有一个我认为非常重要的法则，就是任务需要制定周期，且在同一周期内，不要对任务进行修改；

        比如:一开始定的是每月的每天都要锻炼1个小时,实际执行了3天，发现时间上和体力上都完成得很困难，那么这时候也要先坚持完成这一个月的周期，再缩减下个月的目标；如果轻易修改目标，那么自己会对自己信誉的信心产生动摇;

        再有就是, 一定要定一个周期， 比如一个月内完成每天锻炼1小时，如果不加限定，那么很难坚持下来，这样自己会对自己的信誉的信心产生动摇；

2  番茄方法应用论

    绝对不可拘泥不化，应该理解核心思想，然后根据自己的情况动态调整。

        有人说,番茄时钟一定要持续,,在时钟内有任何的打断，都要回表重新记录。我觉得这真的没有必要，这并不是番茄方法论的核心点。如果番茄时钟刚开始5分钟，有人打断了5分钟，那么当然应该回表没有问题；但是如果已经执行了22分钟，有个人过来想谈事情，谈了10分钟，那么实际番茄周期只有3分钟没有执行，这种情况可以近似认为番茄时钟完成了。再比如,执行了15分钟，有个人过来找我，我说你等会再过来，这个过程耽误了10秒钟，然后我切回来继续工作，脑海重新接回思路用了1分钟，然后继续完成了这个番茄时钟，那么这个番茄时钟我也可以认为完成了,因为实际打断时间只有不到2分钟。

3  GTD方法应用论

       这个方法没有什么太多要说明的,应用上就是随时随地将脑海里想起且无法立即去做的事情,记录起来,然后一件一件去做,这样既不会遗忘,也不会影响当前的思路。

 

我的管理计划

我的时间及事件管理面板:

   

   

  第一个模块是 "可管理事件",对应番茄管理法,里面的事情都是期望使用番茄时钟来专注完成的;这个版块的目的就是番茄法的目的:提升专注，评估可支配时间，评估项目估计能力;

   第二个模块是 "会议或固定事件",对应我需要花固定事件参与的事件,比如参加会议,或者拆分月任务或者周任务到每天需要完成的那一部分task;这个版块的目的是列举task,跟踪完成情况,记录每天的工作内容便于以后的会议和整理总结;

  第三个模块是 "番茄时钟追踪",主要总结每天实际完成的番茄时钟;可以看到，我每天可支配的番茄时钟少之又少.

 

我的年月计划

      

 

       我的年计划定的比较笼统，不够具体， 年计划的具体拆分在月计划中;

       月计划相对来说就需要量化了,    相当于是一种"转化拆解".当然,囿于自身技能原因, 这种拆解我做的也不够好,没有一次将所有月份的任务拆解透彻,也是在不断的学习和体会的过程中。