程序员必知必会之Email篇

原创 2006年06月29日 12:04:00

本文最初由恋花蝶发表于http://blog.csdn.net/lanphaday,可以随意转载,但未经同意不得增删修改,转载应保留本声明,否则追究责任。

       常在河边走,哪能不湿鞋;常上网上留Email,哪能不收别人邮件;常有问题请教人,哪能不用EmailEmail现在成为了现代人生活中,特别是程序员的学习、工作和生活中极其重要的一个工具。简单地说,从E-MailEMail到现在整合为一个单词Email就可以看出Email在人的心目中占有越来越大的比重。

       尽管世界上有数以亿计的人拥有Email地址,但无疑程序员属于使用Email最频繁的一群人。程序员们用Email跟同事、上司交流工作情况;程序员们用Email请教同行的牛人;程序员们用Email跟同行交流等。但尽量程序员写了很多Email,却仍有很多程序员写的Email不合格,比如有些人写Email就是光秃秃的两句话——“我写的程序编译出错,怎么办?”,收到信的人不知道是谁写给谁的、不知道说了什么、不知道怎么回复。在这篇文章里,我想讲述一下怎么写一封合格的Email,起码从形式、格式上是合格的,起码是让收信人读起来不至于心生厌恶的Email。至于要写出一封声情并茂、华丽可人的Email,那你应该停下阅读这篇文章,翻出中学语文课本重温一下基础知识了。

       Email往往成为两个陌生人(物理上的说法,比如没见过面)交往的首选工具,因此在Email上表现得有礼貌是非常重要的。Email上有礼貌的做法有:

1、  设置好自己的名字。当收到Email的时候,收信人第一眼看的字段一定是发件人的名字。因此一个清晰的、让人见字识人的名字是非常有好处的,比如可能会众多新邮件中被优先阅读优先回复。设置自己的名字也是有学问的,如果是公务用的邮箱,应该包含公司的名称或者简称,然后才是自己名字(应该在这里使用真实姓名);如果是个人用的邮箱,应该仅是自己的名字,可以是真名也可以是英文名甚至是在网上通用的昵称;如果这个邮箱会跟国外的人来往,尽量使用拼音或者英文名。

2、  写一个简明的标题。一个可以望文生义的标题的确可以吸引我从每天近十封的新邮件中优先阅读,相信对于其他人也一样。一个好的标题是对Email内容的综述或者提领,比如“程序编译出错,请指教”就远比“您好”要好上几个数量级。总结文章的主要内容是小学就开始学习的阅读方法,我在这里就不多废话了。如果是公务邮件,还要有邮件类型的关键字,如形似“[请假]”这样的tag,可以方便收件人的邮件客户端自动分类。还有一点就是回复Email的时候应该加上Re或者Reply,除此之外不要再改变标题。

3、  有抬头、有落款。抬头就是对收信人的称呼,落款就是自己的署名。礼貌地呼唤别人是应该的,告诉收信人自己是谁也是应该的。抬头可以是对方的姓名、敬称、网名、英文名甚至是Email地址@字符前面的一串字符皆可。落款则应该是对方容易看到名字想到你的称谓,比如你在网上大有名气的昵称、真实姓名或者两者的组合。值得一提的是,如果收信人是国人,落款最好不要用拼音,原因很简单:拼音重音多,而且让人家去拼写你的名字太麻烦人家了,特别南方人拼音不好,这会让人有一丝不快。

基本上关于礼貌的问题搞好上面三点就可以了,但并不意味着这是一封合格的Email了,合格的Email还有关于内容方面的要求,如:

1、  内容应该一次表述清晰。Email不是MSNQQIM工具,交流不具备实时性;更要命的是一天检查自己的Email四五次的人都已经很少,虽然我自己一天检测超过十次,但大多数人都是少于三次。如果你写Email的时候没有描述清楚,那可能原本可以一次解决的问题要来回四五次交流才能解决,大大降低了办事效率。正如上文“我写的程序编译出错,怎么办?”的例子,恐怕没有四五次的来回是解决不了问题的,遇上收信人心情不好或者已经厌恶了这种邮件,那就只有石沉大海一个结果了。简单地说,这个邮件应该这样写:

A、 一个礼节性的问候

B、 描述自己遇到的问题

C、 复制编译出错信息到Email正文

D、如果程序不长,复制程序到Email;如果程序较长或者有版权问题,复制出错的那一行所在的函数到Email,并加上注释说明出错处。

基本上这样就可以在收到的第一封回复里得到答案了。而且这样的Email收信人也会比较乐于解答,即使是两个陌生人。

2、  邮件的内容应该简明。像老太婆的裹脚布那样又长又臭、没有重点、拖拖沓沓的Email是让人见而生厌的。因为收信人可能是在工作的间隙、午休时间甚至是劳累一天之后深夜撑着疲惫的身体来查看邮箱的,又长又乱的Email会让人在打开的十秒内关闭它。要知道旧Email总不如黑体显示的新Email来得醒目,大多数人在那次打开之后,永远也不会再打开它,你也就永远收不到回复了。邮件一定要写得简单明了,重点突出,1234甲乙丙丁ABCD的列项法写Email是最好的,虽然八股了一点,但你看史上最牛的女秘书也是这样写Email的哦。

3、  不要附件,除非对方要求。你不要想当然地以为人人都拥有体积以GB计的大邮箱,很多人使用的邮箱是公司或者学校提供的公务邮箱,往往只有几十MB。如果收信人比较懒,没有常常去清理,一封带有附件的Email可能会因为体积过大而投递不过去;也有可能自收到你的Email之后就塞满了对方的邮箱,结果让他错失了重要的邮件。无论哪一种,我们都应该尽量避免。所以发邮件的时候你应该询问对方是否需要更详尽的资料,并告知附件可能的大小,让对方来决定。即使收信人表示可以接受附件,你使用压缩软件对资料进行打包压缩也是应该的。

4、  邮件正文使用纯文本,不要使用HTML格式和信纸之类的花哨玩意儿。无论如何,你必须要相信仍然有人不能正确浏览HTML格式的EmailFoxMail/OutLook所带的花哨信纸。使用纯文本来写Email也一样可以突出你的重点,花点心思,你可以做得更好。

5、  使用utf-8编码,不要使用GBK之类的编码。理由跟上一条款一样,可能有人的浏览器或者客户端会显示乱码。特别是外国人和使用字符界面的OS的人无疑可以大大减小不便之处。我曾因为Google Adsense的问题写EmailAdsense小组,他们的回复不知道是什么编码的,在我的OutLookIEFireFox里阅读那封邮件都是显示乱码,我就写信告诉他们这一情况,可惜我收到的回复仍然是乱码,幸运的是Google的员工非常聪明,他们用附件传送了一个MS Word版本的邮件内容,解决了这个问题。但你想想,这多么麻烦啊?

 

遵循上面的六个要点,基本上你就可以写出一封让收信人展信愉快的Email了,在Email的重要性日日趋升的今天,我们程序员们掌握这些公共礼仪是非常有必要的。衷心祝愿以后说程序员不懂交流的论调越来越少。

 
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