项目经理面试指南(上)

转载 2006年05月26日 11:27:00

简介

本文的目的是为应聘项目经理提供帮助。项目管理是升迁的途径,需要运用你过去的开发经验,而且薪水通常高于程序员。应聘项目经理的准备工作包括:复习一些常用的概念、术语,问自己一些在面试中经常问到的问题。学会运用一个或多个项目管理计划编制工具。通过以上的准备,将为你应聘这个职位增加信心。
想好你要说的内容并准备回答涉及面广泛的问题是成功应聘的重要方面。与应聘技术职位不同的是,项目管理问题的答案往往是主观的。要牢记技术项目的项目经理的职责是组织项目成员通过完成技术任务而达到某种商业目标。该技术任务应该是可应用或维护的,都必须满足客户/用户的要求和期望。
本文的目标并不是教授如何进行项目管理。这方面有许多很好的书、杂志和研讨班。本文或本文的参考书目中将列出一些。本文将介绍如何回答有关应聘问题的方法和思路。你可以根据自己的经验,观察其他项目经理,应聘职位的岗位描述对答案进行组织。无论被问到什么问题,无论你如何回答,记住运用一个项目经理最有用、最重要的特性…….常识。
什么是真正的项目管理
任何成功的项目都不可能是某一个人的功劳。一个成功的项目是多个部门的众多人员共同努力的结果。这些人,组成一个项目团队,具有不同技术水平,才能,工作风格和知识。
项目团队需要有一个共同目标,共同的前景,并且清楚的知道他们要做的工作。该团队,无论采取何种报告结构,必须能够很好地工作和激励以达到商业目标。
项目经理是项目团队的领导。他/她的职责是激励团队以积极的方式完成任务。该职位需要具有技术和人际技能,需要每天关注的内容(顺序如下)如下:
业务
公司
项目
团队
个人
技术和方法的变更
项目经理的技能应包括技术技能和管理技能,坚实的技术基础能够在技术方面对团队起指导作用,管理技能有助于沟通和解决问题。
管理技能不仅限于技术方面,还包括解决问题的能力,估算能力,编制计划的能力,人际和沟通能力。
你可能已经意识到自己忽视或缺乏某些领域的知识。因此,本文的读者为:
没做过项目经理的人
已经是项目经理,但认为自己的技能已经过时的人
项目经理是什么
项目经理角色
项目管理是估算、计划编制、重组、整合、评估和修正等过程的不断重复,其中包括管理人员,用户参与和解决问题,直至达到项目的商业目的。
管理层需要什么样的人
每个经理都在找有能力完成某一商业目标的人。最困难的是要了解他们懂什么和能做是么。比较困难的是,不知道需要多少人。
因此,你必须使招聘人员认为你是真诚可靠的。这不仅限于项目范围内,还包括与管理层和客户保持联系。
管理是指无论在有利或不利的环境中都能应对自如。在问题没有被详细表述或没有可选的解决方案时,你必须表现出你的管理才能。如果你让管理层来解决所有的问题,那要你还有什么用,管理层正在做你做的工作呢。
人员管理技能
了解人们的心理和他们的工作方式是项目经理必需的素质之一。每个人都不同。通过了解你的和别人的工作方式,可以缓解压力,便于沟通。
IBM多年来的口号是“尊重每一个人”。这具体表现为了解你日常工作中接触的人。要做到这点,你必须了解你自己并且知道你是如何激励别人或对别人施加压力的。
阅读迈尔斯-布里格斯(Myers-Briggs)人格类型分析方面的书籍是一个很好的开端。Katherine Briggs和她女儿Isabel Briggs-Myers制作的问卷(MBTI迈尔斯-布里格斯人格类型定向)用于帮助人们发现他们的个人风格及对团队产生的影响。该问卷是在Carl Jung的“心理类型”基础上发展而来的。此类书在书店有关自我提升和心理学的分类中均能找到。
你应该理解个人工作风格,并且牢记这些实践经验。以下所列的项目应该成为与人相处的第二种本能。也是每个想成功的项目经理必备的常识:
尊重每一个雇员(供应商)
虚心倾听
做出见识广博的决策
不要当众批评别人
了解自己的实力和做事的先后顺序
真诚地听取团队成员的意见和建议
对目标和交付产品有清楚的了解
在IT团队中提倡合作和信息共享
了解每个人的做事风格及他们的优缺点
表扬应以团队成员喜欢的方式,真诚地表达
将负面影响视为成长的机会
以积极的方式提供指导
你不能管理你无法控制的东西
如前所述,项目管理是执行一系列可重复的任务以完成某个商业目标。为了完成任务,你必须建立控制体系。因此,应对下列方面的问题有所准备:
度量方法:度量方法如果没有管理好或运用好,会产生负面影响。度量方法可以作为计划编制的“输入”,可以在项目进展过程中和结束时进行统计,为下一个项目或项目的下一个阶段提供参考。用度量方法来评估员工的绩效是不恰当的。
项目计划:通过制定项目计划能够得到正在执行的任务的关键检查点。这些检查点是达到商业目标的路标。要记住项目计划不仅只对新的开发项目有用。他们在支持和维护中同样重要。许多项目经理都犯同样的错误,他们编制一个十分出色的计划,但从不付诸实施。事实上,他们很少按计划进行工作。
预算:估算和编制计划的同时要做预算。许多项目经理要制作和管理他们自己的预算。如果你能使实际工作进展和计划一致,那么你的工作就会变得比较简单。大多项目管理工具都具有使费用(按小时,天,或年计)与某个资源相关。许多公司的财务部门认为的资源费用包括企业一般管理费用。另外一些公司可能根据项目名称或用户,管理方式,员工和顾问分别计算。(对于顾问,还要考虑他们的加班费)设备费用也要单独考虑。记住还要考虑运行项目应用所需的软件工具和硬件。(例如销售部门的彩色打印机)
员工工作计划:人是任何项目中有价值的。一个人可以促进项目成功或项目进展顺利,也可能对项目产生破坏。员工工作计划能对员工的成长起到建设性和实际作用。大多组织有自己的格式。但无论形式如何,下列事项必须包括:
职责明确
客观地评价员工的优缺点
为员工提供参与制定其发展方向和对其进行评估的机会
项目管理的奖励/压力
项目经理的角色是一柄双刃剑。这个职位要承担一定的压力,也会得到相应的奖励。一旦你成为项目经理,就必须对这两方面做好准备。
成功地完成一个系统,每个人都会得到奖励。能够帮助员工开发他们的潜能是项目经理特有的回报。在任何任务中,人都是最重要的元素。通过运用自己的管理技能造就了一个充满活力的团队,是一件值得骄傲的事。
人员同样是最大的压力。人毕竟会受到那些不受你控制的事物的影响。团队成员的家庭困难,彼此间的个性冲突都需要项目经理来处理。
任何有关应用或团队成员的事情首先要找的就是项目经理。上层领导和用户认为你是对项目的拖延、需求的遗漏、系统中的bug和不正确等唯一的负责人。
准备面试的方法
书、杂志、组织和研讨会
本文的参考目录中列出了许多能得到有效的管理实践信息的地方。去寻找管理方面的书籍,包括技术管理和商业管理两个方面。阅读管理大师,例如:Peter Drucker,C. A. Gallagher和A. Maslow写的书和文章。他们提供了在任何领域都使用的管理知识。信息管理大师例如:Tom DeMarco, M. Page-Jones, Ed Yourdon, L. L. Constantine等等提供了许多条理清楚的、经过实践检验的方法。
如果你要同用户一起工作,要阅读一本有关领域的专业书籍。了解业务比了解技术环境更重要。事实上,让用户参加面试过程越来越流行。要准备得更充分,可以买一本《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)这是一本很好的杂志,适用于商业读者同样也适用于IT管理。许多IT杂志例如《CIO杂志》及在参考书目中列出的书目中都有有关项目管理和人员管理方面的文章。这些杂志中还包括概括或详细的技术性文章。
可以和美国管理协会(AMA)和其他商业组织取得联系,获取管理信息。值得一提的是,卡奈基梅隆大学的软件工程研究所(SEI)在90年代提出的管理软件过程,最新标准版本为SEI9000。
许多技术研讨会,例如数字咨询和技术转换研究所(Digital Consulting and Technology Transfer Institute)有许多不同领域的项目管理和技术研讨会。另一种途径是通过你所在的组织。他们也许会提供有关授权、谈判和倾听技巧等的课程,所有这些都有助于你准备项目管理。
你应该了解的软件
掌握一种项目管理工具。例如微软的Project和Applied Business Technology/Project Workbench。所有这些工具都有许多有效的项目管理方法和术语字典。
除了上述提到的工具外,还有一个越来越流行的工具可以针对不同技术环境中的项目在计划编制、费用估算和管理方法上提供帮助。这个工具就是LBMS/Process Engineer,具有CASE界面的工具。
如果你使用过此类工具,把这些内容列在你的简历中。当然,不仅要掌握工具,你还必须具有坚实的基础知识和项目管理方法。
一个项目经理必须足智多谋。通过email进行通信已经取代了电话和邮寄备忘录。许多公司有自己的系统,还有许多公司使用Lotus Notes。无论是用何种产品,必须具有如下性能:
能够与处于不同地理位置的人取得联系
能够有效地通知团队(包括供应商)范围,进度的变更
能很快地解决小问题
要记住人们工作方式的差别,性格内向的人更愿意通过email沟通。这样他们可以有时间思考问题的答案而不是在会议上立刻做出答案。
作为一个项目经理,你可能会作报告(report)和介绍(presentation)。因此,需要掌握字处理软件和图形软件。这些软件在市场上都可以买到。在你的简历上列出你会使用的此类软件。
寻找思想
任何行业都有好的项目经理和差的项目经理。你可以从两种项目经理身上得到启示(什么是应该做的而什么是应该避免的)。如有可能,问一些优秀的项目经理他们是如何做的。如果你对你的职业发展道路还不太清楚,你可以拿一篇刚刚读过的有关文章,问问这些项目经理对此文的观点。
一个成功的项目经理的标志有拥有一支气氛融洽的积极的团队,上层领导的信任和用户的尊重。一致的行动是另一个标志,它是衡量领导能力的基础。优秀的项目经理应该了解每个雇员的长处和短处。他们认为失败并不是缺点,而是一次学习机会。
项目经理必须建立一套专业标准。但按照一套完美的例子来进行管理却是一个失败的项目经理。这虽然说明他们的多才多艺,但更体现了他们在授权和沟通方面的能力不足。使原来想积极工作的员工变得消极的做法可以毁了项目经理。你在技术方面的能力应该用于指导和培训员工。如果你参与编程或设计,你不是在开发你的团队,也不是在做项目经理。
项目计划技术
以下是在面试中通常会提到的有关项目计划编制的术语和图表。大多项目计划编制工具都会使用到一些或全部术语和功能。你应该复习一下有用的一个或多个项目管理工具,这有助于你进一步熟悉常用的技术和功能。
图表类型:
甘特图:用图形,特别是条形图,描述项目进度的图表。每一个条形符号代表不同的意义。例如:关键任务的条形符号及/或颜色可能与非关键任务的不同。概要任务(活动或阶段)的符号可能于其他任务不同。
Pert图:用流程图来表示所有任务的现行依赖关系。PERT的意思是计划评价与审查技术,是一种网络图。
任务列表:文本/纵向地列出项目计划。通常至少应包括以下栏目:任务编号,任务名称,开始日期,结束日期,持续时间和工作效率。
工作分解结构:项目任务和/或活动的结构图。
关键路径:是贯穿整个项目的一条路径,表明在限定的时间成功完成项目涉及的各任务间的依赖关系。调整关键路径上任务的时间进度将会影响整个项目的交付时间。关键路径方法(CRM)图是一种网络图,用于项目的进度控制和协调项目的活动和事件。
可交付成果:证明一个或多个任务完成的有形事物。例如:逻辑数据模型。
依赖关系:任务间的联系会影响一个或多个任务的开始时间。例如:在没有弄清需求前,不能开始编程。
JAD/简化方法:联合应用程序设计(简化方法是90年代的术语)。一套面向结果的,大脑风暴式的,有一个共同的商业目的信息集合/分享会议。该方法是IBM公司在1970年开发的,由固定的,结构化的过程组成,并在一个有经验的实施者的领导下进行。简化方法去掉了一些结构,然而,仍要求所有各方都必须参加所有的会议和一个有建模技术的记录员作记录。参加者们包括项目团队,管理(与用户)和行政官员。为会议的成功,每个人必须理解和同意目的并且尽快解决他们的任务。
延迟:是任务的结束时间和与其相关的任务的开始时间之间的延迟时间。这允许任务结束时间和开始时间的重叠和拉长。
方法论:一种明确的、有组织的、可重复的、结构化的方法/技术,以完成一个通用的目的。这些技术或指南定义步骤,任务,角色,目的和可交付成果,这些是任何系统的成功的实现所必须的。
衡量标准:一个一致并且可重复的测量一个项目的大小和复杂性的方法。标准准备在整个项目生命期中使用许多方法中的一个。今天公司使用的流行方法是:
a) 功能点(Allan Abrecht)
b) 重要事件 (Tom DeMarco)
c) 加权平均
d) 代码行
里程碑:在项目生命期的一个重要的事件的结束。通常一个里程碑是在关键的路径上的一项活动。它不必是一个有形的可交付产品例如一个逻辑数据模型,但可以是用户对工作成果的肯定。
阶段/活动/摘要标题:概要级的概念。不是所有的项目管理工具都强调特定的阶段和摘要一级的格式,然而许多标准的开发方法用这些术语进行工作分解。
RAD:快速的应用开发(如果不正确地使用会有破坏作用)。通过应用程序生成器,建模和快速原型工具的使用加快开发工作的一条途径。最大的改进是在整个开发生命周期中加入快速原型。这在编码前了解清楚用户需求提供优秀的工具。
资源限制:一个基于可得到的资源的数量,每个资源的技巧的水平,资源工作时间表而开发的计划和时间表。
范围变更:对原先设计要求的功能增加而没有对人员,时间或费用的影响进行评估。范围变更可能是一个商业用户或一个热心的程序员提出的。两者影响系统的交付并且不能被估计,分析,或记录。
面试中的表达的要点(就算问题没被问)
如果你没有管理经验
对于那些从未正式管理过一个项目的,可能是非正式地管理过的人。在那些情况中,当强调他们的技术背景优势的同时需要明确说明他们没认识到他们已掌握的那些技巧。你可以提及你是怎么不得不在没有授权的情况下领导一个大型的开发团队进行工作的。需要强调的是没有一个稳固的技术的基础,你的工程任务和估计的决定可能被过分简单化。当你是项目的领导人,你需要提供技术的连贯避免团队超负荷工作。
如果你的技术技巧在未来的技术的环境中是落伍或不同的
你不需要理解技术环境的内部是如何工作的,但是你应该理解一般的概念和特征决定环境的能力和弱点。许多项目管理技巧是超出技术范围的。因此,如果你的技术技巧是落伍的,你仍然能强调你在技术上能负独立责任。提及你管理的应用类型和及其商业作用。提及团队是如何有效地完成目标的。强调你的管理哲学。提到上级,与你地位同等的人,你的用户和部下是如何评价你的管理能力的,记住提起任何你掌握的商务领域知识。在面试时应该将你对你的技能落后的恐惧抛在一旁。一旦你拥有这个工作,你将能向公司内的专家询问。在所有组织中都有各方面专家的非正式的机构。你可以到处打听一下,把他们找出来。

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