Microsoft Office - 坚持还是放弃?

Microsoft Office - 坚持还是放弃? Giga 独立评估报告 Ken Smiley 2001年11月2日 Giga的观点 随着对当前Microsoft平台的投资成本一再增加，人们逐渐开始寻求可供替代的办公软件平台。人们经常提起的替代产品包括Sun公司的StarOffice，Corel公司的WordPerfect Office 和Lotus公司的SmartSuite，甚至有些公司还考虑过采用在线形式的办公应用程序。对于是否迁移到一个不同的办公平台所需进行的考察包括几个方面的因素和对整体的成本、收益和风险进行彻底的评估。Giga相信，在经过了这样的一个评估以后，当前已经部署了Microsoft Office的大多数组织会认为：保留当前的Microsoft Office办公套件或者升级到一个更新的Microsoft Office版本才是它们最好的选择，而不是采用与Microsoft Office进行竞争的其它产品。 证据 在决定是否迁移到另外一个办公平台时，采用多个角度来进行衡量是比较正确的一种做法。Giga将这些角度划分到了三个主要的类别：功能（或者说优点）、成本和风险。功能（或者说优点）角度包括文档兼容性、宏和脚本语言、使用模式和未来升级途径这样一些因素。成本角度包括对软件购置成本、部署成本、管理工具成本和支持维护成本的考察。最后，在风险部分，将对生产力和性能风险以及生产商的市场生存能力风险进行考察。 多年以前，Microsoft Office最吸引人的地方之一就是它对其它流行程序的文档的兼容能力，特别是WordPerfect 和Lotus 1-2-3的文档。在Microsoft将先前的几个单独产品结合到Office套件之中以后，由单一厂商所带来的性能价格比优势则显得格外具有吸引力，随后，Microsoft Office逐渐占据了市场的统治地位，时至今日，它已经占据了90%多的市场份额。 所以，Microsoft Office的竞争产品理所应当地都将它们产品的焦点放在同Microsoft Office文档的兼容性这一点上。因为它们都有这样一种想法：如果一个组织可以简单地将字处理程序或电子表格程序更换为成本更低的替代产品，而不需要对所有的现有文档进行重新格式化，那么这些组织肯定会乐于替换它们现有的Office套件产品。然而，文档兼容性仅仅是整体兼容性的一个方面。在近十年，Office套件产品已经成长为一个更为复杂的产品，仅仅简单地提供文档兼容性可能不再能使竞争者在市场中获得更多的份额。 许多用户使用Microsoft Office中的宏或者Visual Basic脚本语言。而竞争产品在宏或脚本语言方面并不能做到兼容，尽管有些产品也提供它们自己的宏、脚本和脚本语言。这种不兼容性将导致用户普遍都需要重新编写所有的宏或者脚本，而对于那些Microsoft Office的大型用户和大量地使用了宏和脚本的用户来说，则更是一项潜在的艰苦工作。 如果考虑第三方应用程序，兼容性问题则进一步复杂化了。很多组织在Microsoft Office平台之上开发了大量的应用程序。指望这些程序能在一个新的办公平台上正常运行简直是一件不可能的事情，除非针对新的平台，部分或完全地重新编写这些程序。对于一个组织来说，在它们的Office应用程序和应用程序中间件或后端数据系统之间开发一个定制的集成是很常见的。例如，一个从Oracle数据库中取得数据并将其构建到一个数据透视表中的Excel电子表格可能会停止工作，除非该组织已经使用通用标准建立了相应的链接。然而，像可扩展标记语言（Extensible Markup Language ，XML）这样的标准只是最近才在办公程序中得到了应用，这意味着，大多数的现有集成并不能干净地在不同的办公套件间进行数据传输。 一个企业当前使用办公程序的方式将对它向竞争产品进行迁移的容易程度产生极大的影响。典型使用模式的范围包括从低端的仅进行简单字处理直到高端的高级应用程序开发。不幸的是，根据在Giga的客户中进行的调查所得到数据，大多数的IT经理并没有对他们的用户进行调查，以确定Office平台在企业中是如何被使用的。而那些进行了调查的IT经理则因为现有Office平台同日常工作环境的集成方式是如此之多而感到很惊奇。从Giga的观点看，那些在没有对平台在组织中的使用方式进行彻底了解之前，就试图对它们的办公平台进行迁移的公司，所冒着的风险是令人无法承受的。仅仅生产力的潜在损失一项就可能远远超出了使用“免费”软件可能带来的全部购买成本的节省。这样的调查还可使组织明白什么才是真正的收益，如果想获得收益的话，您可以通过对现有Office平台进行升级获得真正的收益。希望对当前Office平台的使用情况和迁移或者升级所需考虑的成本、收益和风险进行详细研究的组织可以使用Giga的整体经济影响（Total Economic Impact™ ，TEI）模型和聘请TEI方面的专家来完成这件工作（可参见 Planning Assumption（规划假定），Total Economic Impact™：基本成本模型的扩展，第1部分，Chip Gliedman)。 一个应用程序或平台所采取的发展方向同该应用程序或平台的当前使用方式有着同等重要的地位。准备对Office平台进行改变的组织应该带着疑问对每个套件产品的升级路径和发展方向进行仔细考察。厂商对它办公平台的未来发展有一个令人信服的构想吗？Microsoft已经证实，它正在将它的Office套件发展成为.NET整体框架的一部分，.NET同Office将更加紧密地集成在一起。虽然某些厂商－例如Corel－已经表示，它们也将做到同.NET的紧密集成，但那些已经针对.NET框架做出了承诺的组织将发现，将一个Office的竞争产品同.NET框架进行集成仍然是一件非常困难的事。对Microsoft平台做出了承诺的组织将发现，同竞争产品相比，Microsoft Office未来在.NET框架下会更加光彩夺目。Sun已经表示， StarOffice的新版本，即6.0版本，将更加注重不同语言的本地化版本，而不是在其中添加新的功能或者提高兼容性。如果对本地化的需求并不迫切，组织将会发现它并没有必要一定升级到6.0版本。而且，Sun在如何在企业内部紧密集成StarOffice方面也没有提出一个有吸引力的构想。 对于那些考虑迁移到其它报告平台而同Giga进行接触的组织来说，推动它们进行迁移的一个主要因素就是：在Microsoft新的6.0许可计划下可能会增加的Microsoft Office购买成本。虽然Microsoft最近为响应用户反馈，已经将新许可计划的截止日期延长到了2002年7月。但大多数与Giga谈论Office的客户还是认为，同它们当前的Office版本相比，新的许可计划在价格方面有所提高。来自Giga客户的众多数据指出，每份Office XP标准版的价格应该在$150到$200之间。起初，Microsoft并没有将Office 2000作为一种当前产品包括在新的许可计划之中。但是，随着新许可计划截止日期的延长，Office 2000也开始被认为是一种“当前”产品。这个变化特别受那些已经部署了Office 2000的客户的欢迎，而且可能可以避免价格上的立即上涨。考虑到这些变化，那些先前因为新许可计划而考虑其它选择的组织可能有必要对它们的选择进行重新评估。 来自传统竞争对手的办公套件，例如Corel WordPerfect和Lotus SmartSuite，在定价方式上同Microsoft Office都比较类似。这些套件产品和Microsoft Office间的任何成本差异以及在本规划假定（Planning Assumption）中对其它标准进行讨论所揭示出的差异都证明，从Microsoft 平台迁移到其它平台是一种非常不明智的做法。那些来自其它公司（例如ThinkFree公司）、按月或按年收取租金的在线办公应用程序对Microsoft Office基本上没有产生什么竞争压力。Office所面临的最大竞争压力来自Sun公司的StarOffice，特别是在欧洲，这种情况则更加明显。虽然StarOffice当前是可以从Web上免费下载的，但在评估任何迁移计划的可行性时，您必须还要考虑与办公套件产品迁移相关的其它附加成本。 在任何软件迁移计划中，最大的一部分迁移成本就是部署成本。通常，对现有平台进行升级所需的部署成本要比全面迁移到一个新的平台上便宜很多。在所迁移平台上所能使用的部署工具的性能对部署成本有很大影响。Microsoft Office在部署工具方面有着得天独厚的优势这一点是毋庸置疑的。Microsoft和第三方厂商在改善Office平台的部署方面已经进行了很大的投入。对Office 97这样的老平台的部署过程比较熟悉的组织将会发现，今天的Office部署比起以往已经改变了许多。那些使用了桌面管理系统（例如Microsoft的SMS、Novell的ZENworks或者 Intel的 LANDesk ）的组织应该针对每个平台利用现有工具进行部署的能力进行深入考察。在这一方面，Microsoft再一次占据了优势，桌面管理产品的厂商在部署Microsoft的Office套件方面，拥有众多脚本、工具和经验，而对于竞争厂商来说，他们可能并不具备这些东西。 很多Microsoft Office的用户对于在已经部署的Microsoft Office套件上应用补丁或修正可能都比较熟悉。任何竞争性评估都应该对每种平台可用的升级工具进行比较。各个组织可能会再一次发现，Microsoft平台上的补丁工具要更强大一些，但在明晰这一点的同时，也应考虑到，和其它平台相比，Microsoft平台当前遭受的攻击要更多一些，因此也需要进行更多的升级。 对任何办公套件产品来说，需要不断进行支出的最大一部分成本是支持成本。所有的平台都需要对从用户培训到解决复杂问题的一系列事务提供技术支持。部署了Microsoft Office的组织对Microsoft的支持服务、联系人和支持成本大多已经非常熟悉。但是，对其它竞争办公套件的支持成本进行估算可能会比较困难，Sun对它的StarOffice产品没有进行任何有关支持成本的研究。希望得到StarOffice方面技术支持的组织需要购买一个Sun的支持服务，如果组织没有同Sun签立Spectrum支持合同，每个桌面的开销将会更加昂贵。此外，除了支持成本，您还应考虑支持服务的可用性问题。在有能力为Office套件提供支持的组织数量方面，Microsoft再一次让您享受到了切实的利益。有关Microsoft套件的书籍数量是占压倒多数的。Microsoft制定了长期的计划，旨在使能为它的产品提供培训和支持的第三方企业的数量和力量得到不断发展和壮大。 历史证明，成本缩减策略很少能发挥作用。不论是采取保留现状的形式，还是采取径直改换到低价产品的形式，结果经常都会是在生产力和性能方面的与日俱减。即使通过削减软件成本立即实现了成本缩减，在平台不可靠的情况下，随之而来的也必将是更多部署和支持成本带来的财务风险。如果升级或迁移不能至少带来下列好处之一，那么，可能根本就不应该进行该项升级或迁移。 操作方式上的改进 获得先前所没有的竞争优势 投资回报（ROI）和生产力方面的提高 尽管存在同美国司法部之间的纠纷，Microsoft现在仍然是第一大软件公司和世界最重要的软件公司。在Microsoft的收入有1/3都来自Office套件的情况下，毫无疑问，Microsoft Office是市场生存能力最强的产品。几个基于Web的竞争对手已经失败了，Lotus SmartSuite的未来目前也仍然扑朔迷离。Corel现在也进入了既同Microsoft合作，又同Microsoft竞争的状态（有些人把这种情况称作竞合“coopetition”），而且可能即将在未来推出兼容Microsoft .NET的产品。而Sun主要是一家硬件公司，软件产品只有StarOffice产品独立支撑，该产品并不是Sun核心战略的一部分，也不是它主要的收入来源。在当前经济态势不断低迷的情况下，不难想象，Sun可能会放弃一些回报较低的项目，而将精力集中到它的核心产品上。 不对与自身特定环境相关的所有成本、收益和风险进行全面彻底的评估，而只是简单地将一种办公套件换为另一种，这样的举动只能带来太多的风险，太多的隐藏成本和太少的收益。 另类的观点 虽然预计只有少量组织，特别是一些小型组织，可能会准备迁移到Office的竞争产品上，但也有一些迹象表明，一些较大型的组织也可能考虑在部门级部署Office的替代产品。例如，一个中型组织可能会认为，它的移动员工只使用Office进行简单的文档制作和收发E-mail，而这两个功能都可以使用比较便宜的替代产品来完成。当前的未知因素是在一个单一的组织内部部署和支持第二种Office套件对支持成本的影响究竟有多大。如果支持两种套件产品的支持成本小于对组织现有Microsoft Office套件进行升级的升级成本，让组织内部的某些用户使用不同的办公套件可能会取得比较积极的回报。 Giga没有对到底会有多少组织受这种情形诱惑而采取此种做法做出预计。但是，Giga的某些客户已经表明，它们愿意在一些部门试验性地使用一些Office的替代产品，然后对这种部署所需的成本和所取得的收益进行监测。如果有足够多的较大型组织通过使用这种方法获得了成功，Giga预计Microsoft可能会被迫发布一个Microsoft Office的“轻量级”版本，以便在需求较为单一的Office用户中仍能继续保持竞争优势，否则这些用户将迁移到Office的竞争产品上。 虽然，Microsoft Office被其对手产品大规模取代的情形还难以出现，但是如果Microsoft对客户不同的Office需求不能及时做出响应，满足某些特殊使用情境和商业需要，这种情形出现的可能性将会越来越大。随着低成本的竞争产品变得越来越强大，Microsoft将被迫做出变革，否则市场份额将会被拱手让给未来的竞争对手。对于目前正在寻求Office平台的替代产品的那些组织来说，这种竞争对它们则是大有裨益的。 结论 IT预算的减少以及Microsoft新的6.0许可计划都促使各个组织开始考虑使用其它产品来替代Microsoft Office。这种想法建立在这样一个基础之上，即：如果组织可以使用一种更低成本的替代产品来替换现有的字处理或电子表格程序，而且无需对所有的现有文档进行重新格式化，那么组织就可以使用这种产品来替代Office套件。但是，文档兼容性只是整体兼容性的其中一个部分。在近十年来，Office套件已经变得更加复杂。单纯提供文档兼容性可能已经不再能够使Office的竞争对手获取更多的市场份额。 在对整体成本、收益和风险进行了全面分析之后，Giga相信，大多数的组织会认为，保留现有的Microsoft Office 平台或者升级到最新的Microsoft Office版本（Office XP）而不是向竞争产品进行全面转移，才是它们的最佳选择。唯一的例外是那些规模较小的组织，它们只需要使用最基本的字处理和电子表格程序，它们在Office套件的使用和支持方面几乎不支出什么费用。一些较大的组织已经开始考虑使用一些具有更低购买成本的替代产品来替代使用效率较低的桌面办公产品。但是，在单一组织内部使用多个办公套件所滋生出的支持成本可能会使众多的大的组织相信：使用单一的套件产品（主要是Microsoft Office）才是它们的最佳选择。 建议 在没有将组织当前的办公套件使用情况和使用倾向同前面所述的成本、收益和风险分析结合起来进行全面评估之前，不要尝试任何迁移计划。不对与自身特定商业环境相关的所有成本、收益和风险进行全面正确的评估，而只是简单地将一种办公套件换为另一种，这样的举动只能带来太多的风险，太多的隐藏成本和太少的收益。 那些在先前已经对Microsoft的新6.0许可计划进行了深入考察的组织应该根据最近的变化重新对自身需求进行审视。Microsoft已经将Office 2000包括在了当前应用程序列表之中，并且将新许可计划的遵照日期延长到了2002年7月31日。很多组织可能会发现，它们与Microsoft Office相关的成本并不会立即升高。那些仍然使用Office 97的组织仍然面临升级问题，而且应该开始对它们的下一个套件进行规划了，要么使用Microsoft的产品，要么使用替代产品，最迟不超过2002年中期，它们必须就此做出决定。Office 97目前处于Microsoft和第三方厂商技术支持期限的延长期阶段，在Microsoft Office的下一个版本发布之后，它将不再能享受到技术支持服务。 规模较小的组织只使用现有Office套件的一些基本功能，它们应该考虑使用一些更便宜的替代产品，例如Sun的StarOffice或者租用来自类似ThinkFree.Com这样厂商的办公套件。大中型公司可能希望在特定部门使用Office的替代产品，因为这些部门的Office使用率比较低下。但是，对于其中大多数公司来说，这样做的目的仅仅是对选择替代产品所需支付的成本、获得的收益和承担的风险进行试验评估，而并非真正实施一个迁移计划。