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向老板反映不满?态度技巧很重要

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哪个打工仔没有怨言,哪个做别人手下的没有不满!问题是:你要做“忍者”,还是畅所欲言?两者没有对错之分,只在于你的选择和表现手法。做“忍者”看来较安全,但并不能解决问题;要畅所欲言,方法、态度和技巧,乃成败之关键。

  不满一定要是事实

  无论不满是牵涉什么事,一定要是真相。不过,在反映时所运用的技巧亦相当重要,若你不了解上司的性格,很容易令他将注意力集中在你的态度上,而非事件上。

  表达时要以积极态度去谈问题,互相尊重而不是去找出谁要为这事负责,待问题解决后,才慢慢谈负责问题。在时间选择上,我也会十分小心。如选择老板不太忙的时间才找他,同时亦要懂得看老板的‘眉头眼额’,可跟他先约个时间,给他作好心理准备,需知道你心目中的急事,未必等于是老板心中的急事,故不可要求老板立刻为你解决!

  另外,在反映问题或不满时,不要单单强调问题所在便了事,要多想一步,找出多个解决的方案,让老板选择。说完后更要有所行动,不要说了便当做了,将责任推到老板身上。

  不过,在反映不满前,亦要先将问题想清楚。好像我有一个下属,以前在大公司当外籍老板的秘书,工作方式跟我们这儿很不同。如我习惯了先将所有文件看一遍才回覆,而她则认为应先回覆紧急的文件。一天,她竟将一份急件放在我的椅子上,我对这做法不太满意,惟有用严厉的态度很客气地跟她谈,最后她也接受了我的看法,互相调整迁就,减低双方的不满和不快。

  想清楚要老板怎样帮你

  基本上,我每周也会和公司的行政总裁谈谈,让他了解我的工作情况。若遇有不快或不满时,我会先整理好有关资料,并先想一想用什么方法跟他说,如何表达前因后果,因为他一定会进一步询问。除了问题,还要说清楚你想老板如何帮你。在谈话完毕后,我亦会将附有相关文件、资料及当日倾谈的总结,电邮给老板作记录。

  处理同事的不满时,我避免当众解决,而是先找个可以坐下详谈的地方,让对方情绪先稳定下来,再让他将内心的不满发泄出来。若遇上自己很忙,我亦会请同事先跟我约个时间再慢慢谈,让自己有足够的时间和空间,集中处理他的不满。试过有一个非直属的员工在写字楼大吵起来,见我经过便说要跟我谈,我见事情紧急,便即时请他来我的办公室详谈,最后答应帮他跟进。

  用电邮不怕尴尬

  所谓的不满,也是工作上的问题,一般都是因工作太多,而又没有足够的支援,令我心情烦躁。我习惯透过电邮反映不满。相对于当面直接说出来,写电邮给我重新检看整件事情的机会,让我准备得更好,可以将所有事实写得清楚,而且不会出现面对面的尴尬场面,避免大家不要的情绪反应。

  有时候,我会在提出不满的同时,提出解决建议,但有些东西是我没法做到的,便要等老板协助。我的老板也习惯以电邮给我回覆,若真的解决不了,大家才坐下来详谈。

  其实无论什么不满,最重要是能解决问题。在我的经验中,外籍老板跟中国籍老板在处理不满时,方法有点不同。曾经在一间中国籍老板的公司工作,他们习惯面对面解决问题,但很多时可能是发泄情绪多于解决问题,所以我还是习惯外籍老板那套‘间接’解决的方法。

  尽早提意见

  当老板多年,我不时收到下属的意见。当同事反映不满时,有时都很hurt,因为他们不明白我安排的工作都是为他们好。不过,我会尽量和员工解释公司正在进行的政策方向。我建议员工在工作上有问题时,愈早主动向上级了解便愈好,以免事情愈弄愈糟。同时希望员工从积极面出发,例如多问‘为什么公司要这样做?’、‘我们可以如何作出配合?’等较正面的问题,避免正面批评,因为老板都不是笨人,当员工表示有怀疑时,老板大都估计到下属有一定程度的不满。

  另外,员工在表达不满前亦要先考虑自己是否火爆型,与老板谈判时会否控制不了自己的情绪,如果本身是这类人,最好在工余时间与老板反映不满;如若在会议桌上众目睽睽下对老板作直接批评,会令双方都难以下台。反之,如果对自己的EQ有信心,则不妨在开会时提出来,让其他同事都有发表意见的机会,也让老板了解自己所做的政策是否得到同事的支持。
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