有不少老板要求下属写周报,希望通过周报了解部门每个人及整体的工作情况,但很多人在写周报时往往遇到很多问题,比如:
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花费很多时间回忆一周做的事情
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不知道写什么
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不知道用什么格式写
我也给老板写周报,一般花费时间不超过10分钟。总结了一下,只需要做到如下两点,就能解决上面提到的三个问题,达到10分钟搞定周报的效果:
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每天记录工作笔记
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固定周报格式,汇总工作笔记形成周报
Scrum有个环节——每日站会,团队所有成员参加,同步自己的状态,回答三个问题:
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昨天完成了什么
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遇到哪些问题
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今天准备做什么
这是一个非常棒的形式,能让我们每天都知道自己要做什么,能让我们每天都比昨天前进一点点。我把这个应用到日常工作中,就解决了周报、日报的问题。
>> 每天记录工作笔记
我使用软抄本来记录笔记,比较有成就感,拿在手上翻看,也很有质感。需要的时候,可以拍照或用全能扫描王之类的软件转化为数字版,也很方便引用。
工作笔记的内容,我参考每日站会的问题,略略做了调整。一般包含下列几点:
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今天完成了什么
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今天遇到了什么问题
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明天要做什么
下面是我的工作笔记摘录:
每天下班前,我会把今天完成了什么标注出来(在TODO后面打对勾或者文字记录),遇到的问题记录下来,最后,会认真的琢磨TODO List。
TODO List很重要,很管用。一方面可以让你放下今天的工作,更快的完成个人状态切换,另一方面,也为明天的工作目标奠定了基础。有目标才有效率。
每天早上我会翻看笔记本,看看昨天列的TODO List,想想是否有变化,有的话就加进去,然后开始一天的工作。
我很喜欢有道云笔记的Slogan:记录,成为更好的自己。一旦记录成为习惯,你就拥有了持续向前的力量,每天都会更好一点。
>> 10分钟写周报
当我们有了每日工作笔记,周报的材料就有了,只要固定一下周报格式,撰写起来就几乎不用费脑子了。下面是我的周报:
由上图可以看到,我的周报也参考了每日站会的问题,包括下列三方面内容:
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上周完成的工作
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遇到的问题
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本周工作计划
因为我们周一开例会,周一发周报,所以周报中我用了上周、本周这样的词儿,如果你周五发,可以是本周、下周。
每个老板对周报的要求不一样,格式、内容可能都不同,但有了工作笔记,汇总一下,就能使用各种格式,完全不是问题。
>> 习惯的力量
养成记录工作笔记的习惯,我们每天的工作会更有效率。有了工作笔记,每周的工作总结就再也不是问题了。当你养成了每天记录、每周记录、定期回顾总结的工作习惯,你的成长,每天、每周都能看得见。