office办公技巧

★Word篇

1.排版技巧
使用分节符可以为不同的节设置不同的页眉、页脚和打印格式。
正确设置大纲级别后，就可以自动生成目录。
先设置成题注的格式，然后就可以插入图索引。
---加上回车可以变成一条分隔用的横线。


2.格式批量修改
双击格式刷，然后修改多处格式。
右键选择相似的格式，就可以统一修改某种格式的文本。


3.小技巧
按下Ctrl+Shift+F9组合键可以取消域的链接，使域代码变为正常的文本。

★Excel篇

1. 智能填充

将鼠标移到单元格右下角，鼠标编程实心'+'号时，按住数据左键，进行拖拽即可智能填充整列或整行；

和公式计算配合使用效果尤佳。

2. 使用公式"=..."自动计算。

字符串直接使用&符合来连接，并且字符串需要使用双引号括住，用单引号会报错。

公式转换为数值的方法：复制，再右键－选择性粘贴－数值。

一些函数介绍：
使用Frequency函数来统计各区间段内的数据个数
使用Sumproduct函数来计算乘积之和

3. 绘制图表

插入图表可以对多列单元格中的数据生成图表，可以配置x坐标使用的数据和图中绘制使用的数据等。

4. 固定表头

选中你要固定的表头的下面一行，例如：要固定前两行，点击第3行；
选中后，点击"视图"->“冻结窗格”->"冻结拆分窗格"；
这样就可以了，在滚动时前2行总是会显示上最上方；

5. 对于合并单元格的拆分处理

合并单元格只有最左上方的单元格其值为显示的值，其他单元格的值均为空，故为智能填充时引用该合并单元格的值造成了困难：每列取到的值并不一样。

解决思路如下：

假设A列为合并单元格组成，例如A1-A3为一个合并单元格，A4为一个单元格，A5-A10为一个合并单元格等等；我们首先将A列复制到H列，并分离单元格的内容。
将H1复制A1的内容
在H2写下如下公式‘=IF(A2<>"",A2,H1)’，然后使用智能填充拉满H列
这样H列就可以代替A列使用，进行引用值等都非常方便。

★Powerpoint篇

右键选择换模板，白底黑字的模板比黑底白字的模板更适合投影仪投放。

当结果图加入很多的解释（如步骤说明）时，可以
1. 为对应的部件插入->形状->标注，来对相应的部件进行解释；
2. 点击对应的标注，添加动画->自定义动画->进入，退出效果；

★Visio篇

连线可以在属性里选择箭头和线条的样式、粗细和颜色等。
基本图形可以选择填充色，边框色等。

最好粘贴bmp格式图片，否则再打开文件时图片会不可见。

★outlook篇

1. 如何改变outlook文件路径

Outlook默认的数据文件放在C:\Documents and Settings\(用户名)\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook下，需要转移archive.pst和outlook.ost文件（pst和ost的文件名可能不同）。

设置pst数据文件的方法：在 ‘账号设置->数据文件’ 中进行添加、删除和更改。pst文件是存档文件，每个pst文件在outlook里对应一个文件夹，可以添加多个。

设置ost数据文件的方法：在 ‘账号设置->数据文件->双击ost文件条目->Microsoft Exchange’，在‘Microsoft Exchange’中选择‘高级’Tab，去掉‘使用缓存Exchange模式’的对勾，点‘脱机文件夹文件设置’打开对话框，点‘禁用脱机功能’后就可以浏览并选择ost文件了。ost文件是Exchange的脱机缓存文件，只能有一个生效，如果有多个ost文件，一定要选择对ost文件，收件箱里的文件才会是最近的文件。

转移数据文件时，可以先在outlook中设置好ost和pst文件的新路径（删除原pst文件条目，但不会删除数据文件），再关闭outlook，将旧的数据文件拷贝到新路径并覆盖，再启动outlook即可。

2. 将outlook的数据和配置转移到新的电脑

参见：http://social.technet.microsoft.com/Forums/zh-CN/76c000e3-2cb9-402f-84bd-793a32699917/outlook