让邮件飞一会儿

某一天，你正在埋头苦干，一封邮件嗖地一下发了过来。你打开一看，原来是开发经理要你去排查一个问题。既然老大都发话了，你能不照办吗？于是乎，你极不情愿地放下了手上的工作，打开了另外一个代码工程。

很多程序员都会有上面的经历，本来工作得好好的，但邮件一来，自己就被“迫”去做其他事情了。我们对于邮件的态度是“又爱又恨”。在本文中，我们来好好聊一下工作中的邮件。

为什么要用邮件？

邮件的一个突出的特点就是非实时性。也就是说，邮件发过来的时候，你可以不在线，当自己上线的时候可以阅读。即使是看到了，你也可以选择是否回复。与邮件相对的是电话，它要求两个人必须同时在线，人家问一句，你就要答一句。

在工作中，考虑到大家都有各自的任务在手，如果打电话或当面叫你放下手中的工作去做另外的事情，多少有点不礼貌。这样，邮件便是一个比较好的选择。反正我把要做的事情或想说的话发给你了，你有空的时候就给我弄一下，弄好了再回复我。

此外，邮件内容就像一篇文章，“白纸黑字”的可以把想要说的事情描述清楚，且阅读邮件的人能够反复看。很多重要的内容能够存档，以后查找起来也比较的容易。
 
邮件的种类

工作久了，大家就会发现，并不是收到的每一封邮件都值得一读，也不是收到了邮件马上就要回复。

按照重要程序，邮件分为：紧急邮件、重要邮件和一般邮件。

(1) 紧急邮件：软件现场故障、软件升级过程中遇到的问题、客户投诉的反馈等均属于此类。一收到此类邮件，我们就要马上停下手中的工作，将解决问题放在第一优先级。

(2) 重要邮件：软件需求改动、重要软件模块问题咨询、软件测试日报等均属于此类。此类邮件不必马上回复，但我们也不能忽略。等手上的任务完成之后，就要给予详细回复。

(3) 一般邮件：行政平台或部门的通知、某些会议通知、产品宣传广告等均属于此类。对于此类邮件，我们了解一下便可。

按照收件人范围，邮件分为：小组邮件、部门邮件和公司邮件。

(1) 小组邮件：也即收件人和发件人限制在开发小组内部的邮件。这些邮件主要用于讨论某些软件版本在设计、开发和测试中遇到的问题及相关软件的安装、升级等。

(2) 部门邮件：也即收件人和发件人限制在部门内部的邮件。这些邮件主要用于通知部门活动、群发批评或表彰通知等。

(3) 公司邮件：也即公司相关行政部门发送的、每个员工都能够收到的邮件。这些邮件主要用于群发公司的一些规章制度、某些产品的宣传公告、处分或表彰决定、放假通知等。
 
如何回复邮件？

邮件的初衷虽然是不想打扰收件人，但现实的情况却不是这样的。很多时候，我们必须要“极不情愿”地答复一些邮件。有同事甚至每天要花好几个小时在阅读和回复邮件上，这对工作效率的影响很大。

那么，我们如何回复邮件呢？我个人的经验是这样的：

(1) 在邮箱里面进行设置，将重要发件人的邮件标注为特殊的颜色(如红色)。这样，当我们打开邮箱的时候，第一优先级就是查看特殊颜色的邮件并给予回复。如此也提高了工作的效率。

(2) 不要每收到一封邮件便打开邮箱看一下，等手上的任务告一段落之后再统一查看前一时段收到的邮件。不要害怕某些非常重要的邮件没有看到，如果邮件真的有那么重要，会有人及时提醒你的。比如，如果是一个现场紧急问题的邮件，那么开发经理就会让你马上查找问题原因。

(3) 某些重要的邮件不要马上回复，开发经理也许会直接给予答复。涉及到需求问题、研发进度安排等，一般是由开发人员的上级(即开发经理)负责回复。涉及到程序细节、软件详细设计等，才需要开发人员来仔细回复。

(4) 编写或答复邮件的时候，要做到语句通顺、表意清楚、无错别字。我看很多人急急忙忙地答复别人的邮件，但答复里面没有把自己想说的表达清楚，而且有错别字，读起来都不通顺，还让人怎么理解呢？看到这种邮件，别人还会担心你写的程序是不是也会有很多错误。因此，邮件写好之后，大家要再检查、斟酌一下，看自己写的内容是否正确无误。
 
总结

工作邮件，看似是一个很小的东西，里面却包含了很大的“学问”。总之，我们要把它当作一个服务于工作的、方便沟通交流的工具，而不要让其成为“累赘”。邮件的编写和答复不能任性，要将自己的想法清晰明了地表达出来。

我认为，写邮件也是一门艺术。你怎么看？