5)供应商质量管理
供应商质量的定义:在特定的绩效范围内,符合或超过现有和未来客户(买方或最终客户)期望或需求的能力。
2、产品采购目录管理
企业根据合格供应商所能提供的产品建立和维护企业的《产品采购目录》,指导企业的产品采购更好地完成对合格供应商采购产品的询价比价工作。
3、采购需求管理
(1)识别需求。
(2)需求的类型。通常有独立需求与从属需求。
独立需求是某一项的需求是与其他项目无关。指那些不确定的、随机性的、企业自身不能控制的需求。
相关需求也叫非独立需求,指某一项的需求是来自其他项目的需求量的派生。
(3)需求分析方法。统计分析预测方法:对以往的采购申请单汇总统计、对各个销售日报表进行统计。
(4)需求确定和变更控制。采购需求经确定后,就成为采购计划、采购实施的基线,确定后的采购需求在履行中发生变更,需走变更控制审批流程,及时通知各执行部门。
4、采购计划管理
采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业信息系统项目活动过程中对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。
1)采购计划的作用
可以有效地规避风险,减少损失。为企业组织采购提供了依据。
有利于资源的合理配置,以取得最佳的经济效益。
4)采购预算
采购预算就是一种用数量来表示的计划,是将企业未来一定时期内经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来,是经营决策具体化、数量化的表现。
5、规划采购:输入
为了保证采购计划的可执行性和有效性,需要下面的依据作为本过程的输入。
1)项目管理计划︰
2)需求文档
3)风险登记册瞭
4)活动资源要求︰
5)项目进度.
6)活动成本估算﹐
7)干系人登记册
8)事业环境因素﹐
9)组织过程资产
6、规划采购:输出
编制采购计划过程的主要成果之一是采购计划,具体的采购活动将依据采购计划进行。
1)采购计划:采购计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。
2)采购工作说明书:对所购买的产品、成果或服务来说,采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
3)采购文件:采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。当选择卖方的决定基于价格(例如当购买商业产品或标准产品)时,通常使用标书、投标或报价而不是报价建议书这个术语。
4)供方选择标准:这个标准用于从潜在的卖方中选中符合要求的、合格的卖方。
5)“自制/外购”决策
6)变更申请
7)可能的项目文件更新
1.询价比价管理
1)入列采购询价比价的条件
(1)采用询价比价形式的采购产品主要包括:市场化程度高的产品、非专利专有技术的产品、充分竞争性产品、可替代性强的产品、供应商不唯一的产品等。
(2)单个供应商供货合同过一定金额以上的采购。
2)不列入采购询价比价的采购
(1)指定采购。
(2)原厂、代理有相关协议的采购。
(3)单个供应商供货合同在一定金额以下的采购。
3)询价比价操作流程
原则上应向三家或三家以上供应商进行询价。
2.采购谈判
在谈判过程中,一般分为5个阶段,分别介绍如下。
(1)双方互做介绍,商议谈判议程和程序规则。
(2)探讨谈判所涉及的范围,即双方希望在谈判中解决的事宜。
(3)要谈判成功;双方需要达成一致意见的共同目标。
(4)在可能的情况下,双方需要确定并解决阻碍谈判达成共同目标的分歧。
(5)达成协议,谈判结束。
3、采购合同签订
根据所购设备的重要程度、不同保修要求签订不同的采购合同条款;对工程影响不大的辅材,正规的购货发票视为采购合同,其他均需签订正规的采购合同(协议),采购合同应清楚表述订购产品的有关信息和要求。
4、实施采购:输入
1)采购计划
2)采购文件
3)卖方建议书
4)项目文件
5)采购工作说明书
6)组织过程资产
5.实施采购:输出
1)选中的卖方:依据供方选择标准,对各个卖方的建议书或投标书进行评价,选出最合适的一个或多个卖方。
2)合同
3)资源日历
4)变更请求
5)项目管理计划更新
1、控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况,并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
2、控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行符合合同需求,确保买方可以按合同条款去执行。对于使用来自多个供应商提供的产品、服务或成果的大型项目来说,合同管理的关键是管理买方卖方间的接口,以及多个卖方间的接口。
3、采购不合格控制
(2)经进货验证确定为不合格的产品,采购应及时处理。(3)进货验证的不合格品由验货人进行“不合格”标识。
4、采购档案管理
1)基本要求
(1)归档的采购资料文件要完整、安全和保密。
(2)防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏。
(3)涉及供应商商业机密的,没有得到采购主管领导许可,不得对外提供。
(4)采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用。
(5)采购部资料保管员按规定保存采购信息资料。
2)归档范围
采购合同管理:在采购合同签订后5个工作日内将采购合同原件及相应附件进行归档。归档时,需注明采购合同名称,归档采购合同所在的项目编号。
4)采购档案保存期限
保管期限有永久、长期(30年)和短期(10年)三种。
5、采购货物管理
1)存放环境要求
存放环境应保证适宜电子产品存放的温度、湿度、照明电源;独立、可靠、正确的接地;具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能。
6、控制采购:输入
1)项目管理计划
2)采购文件
3)合同
4)批准的变更请求
5)工作绩效报告
6)工作绩效数据
7、控制采购:输出
1)工作绩效信息
2)变更请求
3)项目管理计划更新
4)项目文件更新
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