行政人事的日常丨如何优化企业知识资产管理？

小思（化名），90后女生，在软件公司担任行政人事岗位。她的公司一直以 “企业内容管理”为理念，通过管理和利用知识资产，提高工作效率、降低风险，增强企业竞争力。所以，她的日常工作除了招聘、员工管理、企业文化搭建，还需要每月对企业知识资产进行集中管理。

小思是一个耐心且上进的人，她一直期望通过自己的努力，在工作中取得成果、创造价值，从而更好地支持企业人力资源和管理事务。

但企业知识资产管理是一个重要性与实践充满矛盾的一项工作，企业知识资产需要长期的投入积累，才能在后期看到收益。

收集整理，工作量大

企业的知识资产管理涉及：员工日常工作输出的知识（如日报、周报）、员工积累的经验、技能知识（如复盘、总结）、业务过程中的文件、数据（如钉钉流程中产生的文档）、外部信息源知识（如文章、书籍和视频）、组织、价值观相关的知识（如每周一信、制度文件）

• 员工日常工作输出的知识，每天、每周都有输出，信息量大。小思将钉钉日志里的文字信息，复制到word文档里，有时候会出现乱码的情况，需要手动输入文字；然后转pdf，再加公司水印。

• 员工积累的经验、技能知识，每个员工每月都会共享一个内容，包含多个文档，信息量也很多。小思需要打开每个员工的任务流程，接着逐个点击下载文档。网速慢的时候，会影响下载进度；在完全归档之前，需要将文件全部下载在电脑本地，很占内存，影响电脑的工作效率。

• 业务过程中的文件、数据，通过钉钉群聊、任务管家进行记录，其中不仅包含了公司内部协作，还包括了与外部客户的沟通协作。群聊很多、任务流程也很多，小思需要逐个打开记录，一页页查看文档记录，然后识别出有价值的文档进行整理下载保存，工作量很大。
  

企业每月产生大量的知识资产，小思整理的过程繁琐，重复黏贴、转pd并添加水印；重复点击、下载和保存文件；重复翻看识别出企业知识资产；有时候还会出现格式乱码等情况，增加工作量 。每月整理知识资产需要小思耗费2-3天的工作时间。巨大的工作量，还有工作的重复性、枯燥，常常让她感到焦虑、烦躁“怎么还没做完”“怎么搞都搞不完”。

上传归档，过程繁琐

整理企业知识资产已十分费时费力，但接下来的上传归档操作，并没有让小思感到一丝轻松舒心。

上传归档过程存在很多限制，让简单的操作变得异常繁琐。钉钉云课堂上传文档时，有类别限制：文章、文档和视频，其中如果同一个文件的文档超过6个，就得分批上传；同一个文件里有文档、视频，则视频需要单独按照视频类别上传；视频上传仅支持一次上传1个，有多个视频，则需要多次上传。这些限制不仅增加了重复动作量，还增加了信息重复填写的工作量。电子档案系统也存在格式限制，不支持 excel格式，小思要将excel全部转为pdf再进行归档，有些 excel样式超出纸质大小还需调整。

每当增加额外工作量时，小思都会感到非常生气和不爽，“明明是一个简单工作,却无端增加了这么多没必要的步骤。”，而上传归档知识资产也需要耗费小思2-3天的工作时间。

查找利用，适用性差

如果说前两个步骤会让小思感到抓狂，那最后的查找利用则是“压倒骆驼的最后一根稻草”，让小思对企业资产管理充满了失望和无助。

现有的文件命名和分类规范，未覆盖所有业务场景，对于太细的业务场景所产生的文件，则存在命名和分类不规范的情况，这直接导致在搜索关键字/词的时候，很难找到所需文件，甚至完全找不到。

而查找企业知识资产时，都是非常紧急的情况。这时小思就会变得很着急，越急越乱，越乱越想不起来位文件置。最后只能每个地方都找一遍，或尝试不同关键词搜索，实在没办法，就只能一个分类个分类地翻查，耗费大量时间。如果同时还有其他人催促，小思很烦会感到更加烦躁，然后又会很慌。

小思完成这个月的企业知识资产管理后，长舒了一口气，这项磨练耐性的工作总算告一段落了。然而新的月份又将到来，重复的工作再次启动。小思琢磨着如何优化企业知识资产管理，让工作更有效率、更有价值。

小思能否最终实现成功的，企业知识资产管理呢？让我们拭目以待。