【邮件格式规则】-工作中电子邮件的使用

    当前，电子邮件在工作中的使用非常频繁，电子邮件传递信息便捷，成本低廉。然而因为邮件的便捷，似乎有时候没有提高效率，反而增加了干扰而降低效率。

使用注意事项

沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以不认账

如有需要，请用BCC（暗抄）

根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
 
将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，
 
如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。
 
重要邮件及时进行存档

不要使用自动回复功能

用客户端收发信（如 outlook），在服务器端保留邮件

小心附件功能的使用，附件内容不长时，请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如：“附件为word2003格式","请见附件"

 

 

发现工作中使用邮件的不好习惯有：
1、盲目抄送

1）抄送给无关的人 尤其是公司的办公软件非常方便，输入公司名称或部门名称后就可以将信息发给整个公司或整个部门的人。所以有的人发邮件比较懒，本来只需要这个部门1到2个员工知晓或办理的事情，就直接发给整个部门了，搞得无关的人员也接受的这个信息。

2）抄送给领导  有人做工作仿佛怕 领导不知道，一个很小的事情也抄送给领导，弄得1个部门主管1天手100来封邮件，1个总经理300来封邮件，这样容易让对主管重要的邮件混在众多邮件 中，也增加了主管筛选信息的时间和难度。有时候这种抄送还容易引起矛盾。一个部门主管跟我反映说另一个新上任主管处理问题的方式有点问题，有一件事情新任 主管根本没有跟他沟通过，这个新任主管凭自己臆断将处理要求发给他并抄送给老板，搞得他非常被动，将事情说明后有对这个新任主管不利。

2、语言过于简单或过于啰嗦
因为发送邮件 和回复邮件只需按一个发送键就发出去了，很多人写邮件没有仔细考虑，在还没有想清楚或没有表述清楚的情况下就发送了。有的邮件过于简单，没有称呼，没有礼 貌，直接说要求做什么事情，让接收的感觉不是很舒服。有的邮件则过于啰嗦，条理不清，发邮件的人想到哪里写到哪里，写完后没有检查就发出去了，让接收邮件 的人读起来很费力。

3、与工作无关的邮件满天飞

1）相同的节日祝福邮件  自从有了邮件，发现到节日前会收到很多关于节日祝福的邮件，本来收到祝福、发送祝福是一件好事，但发现一个节日收到几十上百封节日祝福的邮件反而没有新意，并且很多都是发送附件，收到的内容几乎一样，而且附件十有八九是一样的。其实，很多人只是将别人发给他的转发，而且是批量转发。

2）无聊的邮件多  经常收到与工作关系的休闲邮件，这些邮件的内容包括，好一点的是养生之道、修身之策，无聊的是搞笑图片、史上最……的故事，最麻烦的恐怕是要求必须将邮件转发给十位其他人的邮件。

现在接收的邮件中真正重要的需要处理的邮件还是不多的，时间容易浪费在无关的邮件上。一方面提高处理信息的技巧和速度，另一方面也要从自身做起，不要发与工作无关的邮件，不要转发不良信 息，不要将邮件抄送给无关的人员。在书写邮件的时候主要使用能反映关键问题的标题、注意礼貌、注意条理和简洁。另外要注意，很多问题邮件并不能解决，邮件 只是传递信息的一种方式，很多时候电话或当面沟通或许比邮件更有效。

守则一：不要随便“回复所有人”
　　阿康 外企职员
　　千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。
　　那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板 盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的 报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。
　　这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完，老板对我刮目相看。
　　我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
　　也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE……”，看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老 板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。这个倒霉蛋初 期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失” 了，一点“全部回复”……

守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖
　　大卫 物流管理
　　在我还是新人时，吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都需要我无数次催促、反复提醒。
　　有一次，由于缺少一些材料，他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行，时间就是金钱。我反复跟他说，如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程，那就是他们的责任了。
　　他满口答应，说两个小时后就能给我回音。没想到，两小时过去了、一个上午过去了，还是没发材料来。下午我又催了一次，他还是说“马上”、“马上”。
　　最后的结果可想而知。对方老板怒了，一个电话打到我老板那儿，投诉我工作不力。
　　“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。
　　“你为什么不发邮件呢？”老板虽然相信我，可是对方一口咬定我没通知，口说无凭，没有邮件作证据，只能由我们来赔偿损失。
　　老板亲授心得：“下回遇到这样的人，非但给他写邮件，还应该明抄一份给他的上司，这样，他就不敢怠慢了。”
　　姜还是老的辣，办公室“游戏准则”之一就是：遇见重要的事，先发邮件，把责任扔给对方再说。

守则三：如有需要，请用BCC（暗抄）
　　金子 银行客服
　　前不久，办公室里议论纷纷，说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了？
　　不久，手机如期而至，公司里还搞了统一的培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子，下达最新指令：所有关键部门的员工，24小 时开机，随时处理邮件！消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿，A怪B没有告知，B 说自己已经书面邮件通知，A说没有收到邮件；另一种说法是，前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”，有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统，发送出 一份举报信，结果，该信还落入了被举报人手中，他找到发信人论理，该人说一定是有人为了陷害自己，盗用信箱发信；还有传言，说是两个部门的人结怨，跑去领 导那里论理，要求每次发完邮件，必须电话通知或者消息确认，不然存在“陷害”的可能性……
　　也不知是哪个“军师”的主意，最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机，现在，所有人都胆战心惊地24小时开机，并且一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，如果看到了显示BCC（暗抄）的邮件，那么，赶紧起床吧，这觉是再也睡不好了。
　　

守则四：如果你是老板，请设置“敏感词”
　　小言 外企行政
　　前不久公司出了一件大事：一个不满工作的员工在跳槽前夜，调出所有同事和客户的电邮，群发了一封“控诉信”。
　　除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说：“这样缺乏信誉的公司，你们还敢和他继续有生意方面的合作么？”
　　邮件是周一早上群发的，那天我正好在外面办事，下午回到办公室，据说已经被集体删除了。不过，好多人都悄悄备份存在自己的电脑里，我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子，它被当作上班生活的调味剂。
　　据说，高层大骇，虽然最后找到那名员工并追究了法律责任，可对于我们这样的大公司来说，毕竟很是“坍台”。
　　于是，消息灵通人士最近通知我们，老板出资百万购了一套新系统，据说，现在任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻止发送。
　　为这事，我们八卦了半天，都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论，大家达成共识：少写中文邮件———我们工作往来的邮件，大部分是用英语写的，而那封控诉信用的是中文———这种信，还是用母语写比较顺畅。

守则五：不要随意转发
　　Ken 项目经理
　　通常我们汇报工作时，贪图方便，会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业，他会批评你。
　　我对我们老板肃然起敬，也是因为一封邮件。那次，他把我叫到办公室：“Ken，你是不是偷懒，直接把对方的公文发给我了？”
　　我的确转发了邮件，因为一样是总结，既然对方总结好了，我就顺手按了转发，可是，他怎么会知道？
　　“你过来，转发的字色是灰色，并且前面会出现‘>’的符号。”
　　我满脸通红。到底是老板！

守则六：绝对不要用通用密码

        小淘 公司职员

一天早晨刚到公司，就收到了一个群发邮件。以为是垃圾邮件，可以一看标题是我们公司的工资表。好奇的打开一看，公司全部人员的工资信息都在里面，而且是真的信息。自己的工资数和卡号就没错。事后高层大怒，又要报警，又找技术开会调查。报没报警不清楚，到是技术部门查了个把月。最后的结论是公司内部人员，知道员工邮箱密码的设置规则是个人分机号。清查出了可以接触到工资表的人有一大半都在用这个通用密码，包括老板在内。这事也就不了了之了。到是后续有几个人因为不满工资差异而离职了。

　　TIPS：
　　■邮件最能撒谎。面谈时，有可能通过表情泄漏天机；打电话，难免语塞。而邮件永远不会。
　　■邮件是最职业的公务交办手段，它可以丝毫不带感情色彩。
　　■公务邮件的最后，一般要设置“免责声明”，大体需要明确的意思是：“如果这封信不是给你的，希望收到后退还给我，以免引起之后的纠纷。”
　　■最后填写收件人，因为一个误操作，有可能送出一份空信，令对方造成你工作粗糙的印象。
　　■愤怒时不要用E－mail.E－mail很难传送幽默，但很容易传达愤怒。
　　■使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。
　　■简短。如果有很多话，可以列成要点。
　　■休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。
　　■使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上笑脸。