发放手机通信补贴 如何进行纳税处理

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发放手机通信补贴 如何进行纳税处理

(2012-09-17 13:44:45) 
    现在,很多企业为员工报销全部或部分手机通信费用。在我国,手机大多由个人购买,手机卡由个人办理并显示为持卡人姓名,但作为企业的经济事项,费用票据反映到财务部门则表现为“以个人名义列支的手机费”,加之手机费用支出兼有办公和日常私人事务用途,无法准确加以区分,因此,如何合理合法地扣除员工手机费支出、降低可能产生的涉税风险成为企业财务人员财税处理的难点。

 

    个人凭缴费发票报销

 

    在这种方式下,手机费用先由个人垫付,再凭个人缴费发票在财务报销。企业所得税法规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。企业所得税法实施条例也规定,企业所得税法有关的支出,是指与取得收入直接相关的支出。合理的支出,是指符合生产经营活动常规,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。企业财务人员认为,员工的手机费支出属于与企业收入直接相关和合理的支出,只要企业能提供此类费用属于企业正常支出的测评依据或依话费清单计算的结果,即使发票抬头是个人,但符合“实质重于形式”原则,应该允许税前扣除。

 

    但在往年的汇算清缴中,大多数税务机关对此并不认可。《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》(国税发〔200880号)规定,在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。税务人员依据“以票管税”原则,认为此类抬头为个人的发票所产生的费用不得在税前扣除,应被调减补税。

 

    部分省市税务机关以本省有效的文件认可个人凭发票列支手机费,但是要视为职工福利费。显然,在职工福利费已经明显超支的企业,这样的规定其实等同于不允许扣除。

 

    另外,有企业要求个人在索取手机费发票时向通信部门索取本企业抬头的发票,但是索取过程并不顺利,由于通信部门是微机联网管理,在通信营业大厅里面开具的针对具体手机号码的发票抬头是由微机自动带出的个人机主姓名,无法更改,只能在一些个体代理收费处索取定额发票,此类发票是税务机关监控的重点,假票、虚开情况大量存在,真实性不可控,如果税务机关到通信经营商处调查原始档案,发现并没有以单位名义开通的手机号码或者以单位名义开通的手机号码并没有发生大量话费支出,容易被认定为个人支出以单位名义索取发票报销,带来不必要的涉税风险,

 

    现金发放通信补贴

 

    现金发放通信补贴形式是企业根据不同岗位工作需求,测算出因工作需要发生的手机费支出后按定额现金发放,不需要员工提供发票。

 

    以现金发放通信补贴需要考虑的问题之一是其属于工资、薪金支出范畴还是职工福利费范畴。与此相关的政策规定主要有以下几项:《国家税务总局关于企业工资、薪金及职工福利费扣除问题的通知》(国税函〔20093号)规定,职工福利费包括以下内容,为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利,包括企业向职工发放的因公外地就医费用、未实行医疗统筹企业职工医疗费用、职工供养直系亲属医疗补贴、供暖费补贴、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴等。《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》(财企〔2009242号)规定,企业职工福利费是指企业为职工提供的除职工工资、奖金、津贴、纳入工资总额管理的补贴、职工教育经费、社会保险费和补充养老保险费(年金)、补充医疗保险费及住房公积金以外的福利待遇支出。企业为职工提供的交通、住房、通信待遇,已经实行货币化改革的,按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通信补贴,应当纳入职工工资总额,不再纳入职工福利费管理;尚未实行货币化改革的,企业发生的相关支出作为职工福利费管理。

 

    上述税务与财务法规都对职工福利费的范围进行了正列举。从税务规定看,通信补贴没有在列举的范围之内,并不属于职工福利费的范畴,如果发放,应视为工资、薪金;从财务规定看,通信补贴按货币化改革与否进行不同处理,以现金发放的通信补贴应当纳入职工工资总额,不再纳入职工福利费管理。因此,对于以现金发放的通信补贴,应将其纳入工资、薪金总额核算。

 

    在这种情况下,关于其是否可在企业所得税税前扣除,应参照《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》(国税函〔20093号)的相关规定,合理工资、薪金是指企业按照股东大会、董事会、薪酬委员会或相关管理机构制订的工资、薪金制度规定实际发放给员工的工资、薪金。税务机关在对工资、薪金进行合理性确认时,可按以下原则掌握:(一)企业制订了较为规范的员工工资、薪金制度;(二)企业所制订的工资、薪金制度符合行业及地区水平;(三)企业在一定时期所发放的工资、薪金是相对固定的,工资、薪金的调整是有序进行的;(四)企业对实际发放的工资、薪金,已依法履行了代扣代缴个人所得税义务;(五)有关工资、薪金的安排,不以减少或逃避税款为目的。如果没有依法履行了代扣代缴个人所得税义务,则难以被认定为“合理工资、薪金”在税前扣除。

 

    此外,还应考虑员工个人所得税的计算缴纳。《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》(国税发〔199958号)规定,个人因公务用车和通信制度改革而取得的公务用车、通信补贴收入,扣除一定标准的公务费用后,按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。按月发放的,并入当月“工资、薪金”所得计征个人所得税;不按月发放的,分解到所属月份并与该月份“工资、薪金”所得合并后计征个人所得税。

 

    笔者认为,以现金发放通信补贴的结果是员工为企业的业务性支出垫支了个人所得税。职工取得的通信补贴是手机费支出,而手机费支出是为了单位业务收入取得而发生的支出,而非个人的真实收入。

 

    提供手机预付费充值卡

 

    手机预付费充值卡的处理是部分企业采取了先向通信业务经营商统一采购有面值的手机话费充值卡,取得了通信业务经营商对准企业开具的话费发票,以预付款下账。然后以月份或季度为期间,员工根据本期间由通信业务经营商打印出的个人名义的话费实际清单、业务和财务部门测算出本月因工作发生的大致话费支出,单位补偿充值卡,由员工自行充值,对于业务量不大的员工测算后定期发放定额充值卡,一般不变动。对于业务量较大,变动幅度较大的员工按期测算。在发放充值卡的当月,企业账务处理将话费支出由预付款转入当期费用支出。由于该种测算办法符合真实性和合理性原则,在与税务机关沟通并报税务机关备案后,大多得到税务机关的认可。

 

    发放手机预付费充值卡和个人报销票据,现金发放通信补贴办法相比,很好地解决了合法凭证的问题,并且不存在员工因公垫支“个人所得税”的问题。由于税务机关强调“以票管税”,《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》(国税发〔200880号)也规定,在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票,不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销,由于取得的预付费充值卡发票是对单位开具,属于符合规定的发票,此项支出是符合生产经营活动常规,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出,并且经过合理的测算,可提供相关的依据,容易得到税务机关的认可。

 

    发放手机预付费充值卡也不用再垫支“个人所得”税。《国家税务总局关于个人所得税有关政策问题的通知》(国税发〔199958号)规定,个人因公务用车和通信制度改革而取得的公务用车、通信补贴收入,扣除一定标准的公务费用后,按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。由于发放的是手机充值卡,充值数额经过了测算,并且手机话费用于办公支出,在企业账务表现为有合法凭证的办公费用支出,与以现金发放的通信补贴收入有明显区别,不用按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。

    作者:张绍峰 陈晓 刘晓伟

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