how to do English Scientific Presentation

 怎样做英文科技报告

今天去听了一个关于软件使用的讲座。因为经常使用这个软件，同时也听闻这个软件两周之前推出了最新版本，所以去的时候对这个讲座很有期待。讲座是由一个德国人用英语做的，整个过程让我很是失望，让我深刻的感受到一个好的话题被糟蹋了（呵呵，有点夸张，稍候我会做些解释）。联想到最近一直在上的一门课——How to do English Scientific Presentation, 想着把课程上的一些好的内容加上自己的理解和大家分享。首先必须感谢，给我上这门课程的老师，普瓦捷大学（Universite de Poitiers）的Marie-Hélène TOMLINSON 老师。我想把这个内容分两次写完，这里是第一部分。实际上主要内容一方面是做报告的技巧，另一方面是英文表述方面需要注意的地方（主要是Spoken English和written English的区别）。
1. Introductions
听众总是很挑剔（应该说越来越挑剔），他们会在很短的时间决定是否喜欢这个演讲者，是否想听这个报告。而这个决定是受到演讲者的外表、她或他的站立的方式和他|她说第一句话时和听众的目光交流。所以一开始的时候总是要特别注意，因为大部分的讲座在一开始就失去了许多潜在的听众。

It is essential to speak slowly at the beginning as nervousness speeds us up.

开始的时候总是要慢，不要着急，尤其是用英语作讲座的时候更是如此。但是大部分人总是会不由自主的加快语速，这个也容易理解，因为紧张，想着越快结束越好，直接的结果语速很快。You should begin a presentation in a cheerful way with a smile.
那么具体怎么开始，第一句话说什么？

有一些选择：比如说（1）考虑到内容比较难懂，先表示歉意；（2）因为没有足够时间准备，先道歉；（3）介绍自己的一些相关的信息；（4）告诉听众不要用问题打断报告；（5）开始之前讲一个小的笑话；（6）告诉听众整个报告大概要持续的时间；（7）告诉听众是否会有散发材料（handout），等等。你会如何选择？
简单说一下我们和老师讨论的结果：（1）和（2）绝对不允许，（3）注意到要提及自己的相关信息，那么什么是相关信息?比如说教育经历、研究兴趣、现在研究单位等等，不要太多；（4）可以考虑，但是注意以下两个句子的表述：

1）
可以打断：Please do feel free to interrupt me at any point.
2）
不希望打断：I will be happy to answer questions after the presentation.

（5）这一点很有意思，因为我们上课的是来自世界上不同的国家，结果发现一般来自欧洲的同学都比较赞同这点，但是来自亚洲的同学就觉得很奇怪，今天去听的这个讲座，报告人应该讲了不下十个小笑话，我感觉很别扭，但是周围的同学和老师都觉得不错。所以，如果你的演讲对象主要是欧洲人话可以尝试一下，但是注意笑话不能太长，更要考虑到文化、性别差异（尽量不要用国内的朋友间经常说的日本人的笑话和荤段子）。于我的想法：既然有这么多选择，而这个你又拿不准，所以最好放弃；
（7）也是靠一考虑，但是一个问题？如果你有相关的散发材料，你会在报告之前还是报告之后发呢？这个问题，仁者见仁，智者见智。可以提醒的一点是，我们做报告是希望通过语言告诉听众一些东西，而不是希望听众把有限的时间用来读你的材料上（这里有一个研究结果和一个直接的生活经验：科学研究发现—人不可能同时用耳朵和眼睛接收信息；生活经验也告诉我们一旦一个讲座有点难懂，手头上如果有相关文章的时候，绝大部分人都会选择阅读相关材料，必然同时停止通过听来接收信息），从这点来说在报告之后再发是比较好的选择；另一方面，如果分发材
料是重要的数据和图表的话，在演讲之前发更容易让听众理解。
2.Introduction常用的句子

FRAMEWORK

Good morning/ afternoon, ladies and gentlemen.
My name is (………….) and I am currently completing a (………….) in (………….)
This morning/afternoon, I am going to be presenting/ reporting on/ talking about (注意这里的表述方法，老师重点强调一定是这样表述，和我们日常说的有点不一样)
OR: The subject/ topic of this presentation is (………….)
I have divided my presentation into three parts
I will begin by outlining the main goals of my (our) project/research giving you an overview of the history of (………….)
filling you in on the background to the project
making a few observations about the issues in (………….)
Then I will going on to discuss the implications of (………….)
highlight the main advantages of (………….)
I will finish by looking at the application/ prospects of (………….)
making recommendations regarding (………….)

关于报告的持续时间的表述：

My presentation will last about 20 minutes.

关于控制报告的连接词，下面两套足够了，但是不要用混：

1）
First of all/ Then/ After that/ Next /Finally, I am going to describe (………….)
2）
Firstly/ Secondly/ Thirdly/ Lastly I will take a look at (………….)

一些小提示：

Smile and establish eye contact with the audience
Speak clearly and not too fast
Use visual aids to emphasize your points—As you can see, …..
Use simple, short sentences and words
Throughout your presentation, make sure to pronounce the ‘’ French-looking’’ words in an English way—

因为我在法国上课，大部分的法国学生因为法语和英语接近，所以即使在日常生活中讲英语的时候会把一些单词发成法语的音，所以这条之对说法语的学生来说有效；
最后介绍两个非常强大的专业词典网站：merriamwester.com 和granddictionnaire.com 你很多英语长的专业词语（很多复合名字等等），你拿不准发音，上这两个网站查查，总能找到答案。
先写到这里，下一次我会主要写一些关于Spoken English和Written English的区别（我们也称之为Language）; 具体怎么使用simple, short sentences and words；另外的一些细节，比如说PPT的使用注意事项等等。
LANGUAGE
当我们准备报告内容的时候，我们习惯性的使用很多正式的词语（formal words），常用一些我们写科技论文的常用句子。这是一个很明显的失误，因为这些句子有点晦涩难懂，拉大了我们和听众之间的距离。
正确的做法：You should think of a presentation in English as a conversation, a little one-sides,but a dialogue nonetheless. Simple words are best.
当老师提出这点的时候，班上的法国人都很难以理解，因为在他们日常生活中总喜欢说很长的句子用很正式的词语，所以这点对以拉丁文（Latin-based）为基础的语言为母语的学生有点难，对我们亚洲人倒是无所谓。

下面左边是一些常用的正式词语，一般在报告中很少使用，都用右边的词语代替，大家自己选择一下，以后记得在报告中尽量使用这些简单用语。

1. additional	A. make
2. approximately	B. meet
3. assistance	C. enough
4. encounter	D. get
5. immediately	E. need
6. manufacture	F. extra
7. obtain	G. about
8. purchace	H. help
9. require	I. now
10. sufficient	J. buy

1-F 2-G 3-H 4-B 5-I 6-A 7-D 8-J 9-E 10-C


几点忌讳：（１）当我们有比较大词汇量的时候，总是想着用一些不常用的词语；（２）使用一些行话（Jargon）来显示你的能力
（３）用很长而且负责的句子。（Long, elaborate senteces are a sign of a good speaker?）NO!!!!
Written English vs. Spoken English
Marie-Hélène TOMLINSON 老师是一个英国人，但是一直在法国工作，听了无数的英文报告，很多时候听报告的感觉——表达方式和内容都没有问题，但是就是不习惯，原因就是很多语言是用来读而不是用来听的。
我随手拿起桌子上的一篇文章，写下第一句话：The analysis of more complex flow physics has been required continuously with the development of aerospace industry and it has been also true in the field of computational fluid dynamics. 你会在做报告的时候说这么长的句子么？没有必要，而且说了之后大家听的也费劲，用长句是做英文科技报告中最吃力不讨好的事。简单把上面的句子分成几个短句：The analysis of more complex flow physics has been required. This is beause of the development of aerospace industry. And the field of computational fluid dynamics also need.
大家可以看看下面的几个句子，有没有问题？
1.  ……and then I am going to give some examples of …….
2.  …….secondly, I’d like to talk abouthe issures related to…..
3.  …….finally, I will look at the possible application of ……
当我们说讲座的计划表（schedule）是，将来进行时（the future continuous）常常用到（I will be ….ing / I am going to be …ing），但是我们往往用错，比如说上面1. 的正确的表述应该是：……and then I am going to be giving some examples of …….，你也可以把其它两个句子进行类似改正。当然，你也可以用更为简单的说法：today, I will present……
一个原则：You do not have to use it but it is quite common.所以你可以不说，但是你听到了也不要奇怪哈。
Passive VS. Active
Written English 和 Spoken English的一个重要区别： Spoken English多使用主动语态，而Written English 多使用被动语态。–In active senteces, the subject performs the action. Examples: The technician repairs the machine. –In the passive, the subject is not important or is not know. What counts is the result, the action itself, and not the person who performs the action. Examples: The machine is repaired.
COMPOUNDS
1. COMPOUND NOUNS（复合名词）
A centrally-located fifty-eight floor two hundred and ten metre high glass and concrete office building–这是一个词哦，有点长吧？注意两点：这个复合名字最重要的词语是哪个？ 怎么读？（我好像不能给出标准答案，大家自己想吧）
Plurals in compound nouns, 复合名词的复数，这点也很重要，我想下面的这个例子和规则可以帮很大的忙。
A 4 piston engine = an engine with four pistons; Two 4 piston engines = two engines with four pistions；规则：Only the last noun in a compound noun can be in the pural form.
2. COMPOUND ADJECTIVES（复合形容词）
A compound adjective is a group of words that qualifies a noun. 常见的有两种形式：
—ING form in compound adjectives: active form. The noun that is qualified produces an effect. For exmaple, a sound-absoring device: a device which absords the sound.
—ED in compound adjectives: passive form. The noun that is qualified is submitted to an action. For exmaple, A hand-operted tool: a tool that is operated by hand.
解释起来还比较麻烦，最好的办法就是记住两个例子，估计大部的问题都能解决，实在不行就只能再查查资料了。
这是《怎样做英文科技报告》第二部分，还剩下第三部分近期总结完，主要内容将会包括：常用的书面语的代替表达；Signposting的活用；（先简单说明一下：大家知道道路上有各种标志，简单的一个词语就足以让我们怎么走，这和我们口语表达的实质是相同的 ——使用简单用语）；Visual AIDS and boundy language（辅助工具和肢体语言）；TIPS FOR POWERPOINT PRESENTATIONS.
有众多研究者研究了对演讲的听众的影响因素：内容（content）、语调（tone of voice）和肢体语言（body language）。其中一个著名的模型Dr Albert Mehrbian’s communication mode给出了各部分的影响比重，估计这个结果会让你有点吃惊。

Three elements	Impact
Content	7%
Tone of voice	38%
Body language	55%

受过科学训练的听众相对应未受过训练的听众更加注演讲的内容，但是语调和肢体语言的重要性还是非常突出。
Body Language and Voice

• 站直，两脚稍微分开，总是面朝听众。你可以扶着讲台（lectern），如果有的话；但是不能坐在上面，靠着也不行。
• 手势、身体的移动、脸部表情都可以帮助你抓住听众的注意力。
• 不做手势的时候，双手怎么样？两手可以握着放在肚子前方，但是不要太紧。
• 避免身体习惯（physical mannerisms）如玩笔、pointers、口袋里的硬币，摆弄头发等等。
• 眼神。这点非常重要，通过和听众的眼神交流可以帮助演讲者评估演讲的效果。如果听众看起来很困惑或不太肯定，演讲者就需要慢下来，并重复重点。尽量做到整个演讲90%的时间眼神是放在听众身上的。
• 用一种谈话的语调演讲，注意不要说的太快。有人认为说的快可以显示自己对内容的熟悉，实际上说的太快只能别人感觉你很紧张且缺乏自信。注意停顿（Plauses are essential to a strong delivery）！介绍一个新的要点和展示了一个新的图片的时候都需要停顿，让听众有时间思考和过渡。
• 微笑。A smile at the opening and here and there in the presentation sends a powerful nonverbal signal to the audience that you are comfortable, self-assured and in control. An occasional smile also help you to relax.

 

Visual Aids (辅助工具)
一个好的报告，辅助工具必不可少，如一种常用的一种辅助工具——幻灯片（slides）。（其实这个不是很流行现在，大部分的报告都用PPT，但是正规的学术会议上还是经常可以看到）。使用注意幻灯片时候要注意三点，

• 听众不能同时听和读！这里再次提及这点，因为这点真的很重要。
• 规则——每三分钟最多使用一张幻灯片。
• 规则——每张幻灯片最多只有八行文字，尽量中核心词语，力求保持简单。（keywords）

另外一个经常使用的辅助工具——POWERPOINT
使用PPT的主要问题：字体大小和字体类型，背景和文档的背景颜色，数据太多，每页的内容太多。

• 字型和大小:避免全部使用大写字母；字体大小可以为18号字或者大些，如果是参考文献 用14号字；用Sans Serif字体（如，Arial）
• 颜色：Dark letters against a light background are best for smaller rooms or for teaching; Light letters against a dark blue or black background work better in a large room;Avoid red/green combinations;choose colours carefully.
• 布局：Keep the layout and style as consistent as possible; Every slide should have a heading; Keep text blocks short and simple;Keep text blocks short and simple: try to limit text blocks to two lines each;it is often effective to ‘unveil’ a list point by point; Do not overuse animations and do not have any screeching sounds as text enters; Do not cram too much information into one silde; try your best to include a simple image on every slide;But do not use too many slides.

Signposting
路上有很多标志和指示语，简单的一个词语就能让人知道怎么走；做科技讲座的时候是同样的道理，在过渡的时候，下面一些词语会非常的有用：to move on; to go back; to summarize; to expand on; to recap; to turn to; to digress; to conclude; to elaborate on.
这三部分都是我上课时候的笔记，我也没有很多做英文报告的经验，也希望在以后不断进行实践。个人认为一个成功的报告就是让别人知道和理解报告者想表达的东西，只要有助于帮助理解的方法和细节都应该采用。