Excel的数据分析和管理

Excel的数据管理和分析

一、数据列表

1.定义、

每一列有一个列标题、相当于数据库的“字段名”。列相当于字段，行相当于记录。

2.数据列表与一般工作表的区别，

1， 数据列表必须有列名。且每一列必须是同类型的数据。

2， 避免在一张工作表中建立多个数据表。

3， 在工作表的数据列表与其他数据之间至少留出一个空行和空列。4， 避免在数据列表的各记录或各个字段之间入置空行和空列、因此可以说数

据列表是一种特殊的工作表。

3.数据列表的编辑、

[数据]菜单→[记录单]来查看、更改、添加及删除工作表数据列表的记录。

二、数据排序

1、简单数据排序，按一列排序，单击要排序的字段列任意单元格。再按常用工

具栏的升降序按钮

2、复杂数据排序，按多列排序、不允许超过三列。

1， 选择数据列表中的任一单元格。

2， 选择[数据]菜单→[排序]。 出现[排序]对话框

3， 单击主要关键字的下拉箭头→“专业”。选中[升序]按钮

4、 单击次要关键字的下拉箭头→“平均分”。选中[降序]按钮

5， 为避免字段也成为排序对象。可选中[有标题行]、按[确定]按钮。

三、数据筛选

1、简单自动筛选

如果只想看到所有女生的记录、操作步骤如下。

1， 单击数据列表的任一单元格，

2， 选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]。

3、 在每个标题左边出现一个向下的筛选箭头。单击“性别”列的筛选

箭头。选择下拉列表中“女”

2、 自定义自动筛选

平均分在60—80分之间的学生记录。操作步骤如下，

1，单击数据列表的任一单元格，2、选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]。

3、单击“平均分”列的筛选箭头、在下拉列表中选择“。自定义…、”，自己设置，

如果要显示最大或最小的几项、可以使用自动筛选器的“前10个”来实现。

如果想取消自动筛选功能，操作步骤如下。

选择[数据]菜单→[筛选]→[自动筛选]，则所有列标题旁的筛选箭头消失。所有数据恢复显示。

选择[数据]菜单→[筛选]→[全部显示]。则所有列标题旁的。则数据恢复显示、但筛选箭头并不消失。

3、 高级筛选、条件区域和数据区域至少用一个空行分开、

数据列表的字段很多，又要筛选出符合多个条件的记录，用高级筛选、一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行包含要筛选的字段名，字段名的下面紧接的行用于输入筛选条件。筛选笔试80分以上并且机试60分以上的学生

1， 建立条件区域。在条件区域中设置筛选条件。

2、 单击数据列表中任一单元格、再选择[数据]菜单→[筛选]→[高级筛选]、、3、 在[高级筛选]中。用鼠标在[条件区域]右边的文本框中单击。然后再用鼠标选择条件区域、单击[确定]按钮。

在高级筛选中。还可以把筛选的结果一次性复制到表的其他位置。即在工作表中既显示原始数据、又显示筛选后的结果。只需在[高级筛选]对话框中选中[将筛选结果复制到其他位置]单选按钮→“复制到”文本框右侧的按钮→在数据区域和条件区域所在行外单击任一单元格。

四、分类汇总

适用于，对一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。

特点、首先要进行分类、将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和的汇总计算。

1、简单的分类汇总。分类汇总前必须对分类的字段进行排序。

以各专业的计算机平均成绩的例子说明分类汇总

1， 以“专业”字段排序

2、 单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]

3、 在[分类汇总]对话框中设置， [分类字段]选择专业， [汇总方式]选择“平

均值”。选择[汇总结果显示在数据下方]。

2、创建多级多类汇总

既希望求各专业学生的计算机平均成绩，又希望了解各专业中男、女生的语文平均成绩情况

1， 以“专业”为主关键字、 “性别”为次关键字排序

2， 单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]，3。 在[分类汇总]对话框中设置。 [分类字段]选择专业。 [汇总方式]选择“平均值”，选择[汇总结果显示在数据下方]

4， 再次单击数据区域中的任一单元格——[数据]菜单——[分类汇总]。5。 在[分类汇总]对话框中设置、 [分类字段]选择“性别”。 [汇总方式]选择“平均值”， [选定汇总项]选择“语文”，取消[替换当前分类汇总]复选框

3、分级显示数据

4、清除分类汇总、 [数据]菜单→[分类汇总]→[全部删除]

五、数据透视表

适用于。对多个字段进行分类并汇总。

1、建立数据透视表、

1， 单击数据列表中任一单元格→[数据]菜单→[数据透视表和数据透视图]，

2， 指定数据源和创建的报表类型。，3， 选定数据区域，、4、 决定数据透视表的放置位置和数据透视表的布局、

2、编辑数据透视表、

1， 更改数据透视表的布局、单击任一单元格→[数据]→[数据透视表和数据透视图]→布局，

2， 改变汇总方式、单击任一单元格→快捷菜单的[字段设置]→汇总方式→平均值，3， 格式化数据透视表的数据、右击任一单元格→[字段设置]→[数字]→设置后， [确定]即可。4， 数据视表的删除， 1)删除包含数据透视表的整个工作表、 2)按DEL键清除整个数据透视表。

5， 更新数据透视表、

1)单击数据透视表中任一单元格→[数据]菜单→[刷新数据] 。

2)右击数据透视表中任一单元格→[刷新数据] 。

3)单击[数据透视表]工具栏的更新数据按钮。

6， 对数据透视表排序、右击数据透视表行标题任一单元格——[字段设置]

——[高级]按钮——设置

7， 显示和隐藏明细数据。双击数据透视表行字段。

8、 使用数据透视表绘制动态图表