Excel2010 使用技巧小结

组合键的妙用
· 按ctrl + 向右的方向键，可以跳至当前单元格右面的第一个存有数据的单元格，如果右面的单元格全部为空，就跳到本工作表同一行的最后面一个单元格，在excel2010中列号为XFD（这是26进制表示的2^14），当然使用ctrl键和向上、下、左的方向键配合有类似效果。（顺便说一句，excel中每一个新建的文件成为一个“工作簿”，在这个文件下可以有多个sheet，被称为“工作表”）
· 用ctrl + home和ctrl + end可以直接访问当前工作表的有数据的矩形区域的左上角和右下角的单元格；
· 用ctrl + pageup或 ctrl + pagedown可以切换不同工作表；
· 选中一个单元格，按住ctrl + shift + 8,可以选中包含该单元格在内的最小的一片孤立的数据区域，例如如果有一个很长的条状数据区域，是不需要用鼠标拖动的方式去选择的；
· 选中单元格后按ctrl + ;(分号)可以输入今天的日期，按ctrl + shift + ;(分号)可以输入当前的时间；类似的方法是，输入函数 =today(),可以得到当前日期，输入函数 = now(),可以得到当前的日期加时间；


单元格内的换行怎样实现？
· 直接按回车显然是不行的，正确的方法是按alt + 回车键；
· 一个类似的问题是，一个单元格处于编辑状态时，如果按tab键会直接跳到右面一个单元格处，那如果出于美观或整齐的考虑希望该单元格的内容能够有一个向右的缩进怎么办？直接加空格有点不专业，更好的方式是在“开始”中的对齐方式部分点击“增加缩进量”按键；理论上该操作的快捷键是ctrl + alt + tab，但不幸和windows的切换窗口快捷键冲突了；


有关自动填充的技巧
· 如果希望输入“一”，再向下拖动，下面的单元格依次填充为“二”“三”“四”……应该怎样做？
首先，在文件->选项->高级->常规中单击“编辑自定义列表”，弹出自定义序列对话框，此时可以输入自定义的序列，例如“一，二，三，四 ……”，这样设置后有很多作用，例如：
 - 选择一片区域，在排序的“自定义排序”功能下的“次序”栏选择自定义序列，则可以根据上述序列的次序排序；
 - 在一个单元格中输入“一”，然后拖动单元格右下角的方块，它可以根据自定义序列自动填充；
· 怎样按等比序列自动填充？
在一个单元格输入内容后，鼠标点住单元格右下角的黑点并拖动，可以完成自动填充，完成后会在单元格旁边显示出一个填充选项，在里面可以选择复制单元格或序列填充（默认步长为1的等差序列）等等，在“开始”的“编辑”区域中的填充 -> 系列对话框中可以找到更复杂的设置，例如按给定公比的等比序列填充；


更方便的观察和比较数据的技巧
· 如果表格首行是标题或属性名称，而之后的数据很长，那么当把滚动条向下拖动时，首行就可能从屏幕中消失，不便于观察，这时可以在视图菜单中的窗口区域选择冻结窗口 -> 冻结首行；
· 在未冻结窗口的状态下，右侧滚动条的上面以及下侧滚动条的右面都有一个小的矩形块，拖动它可以完成窗口的划分，最多可以将窗口划分为4个区域，滚动条也被相应地分割，这样可以独立地调整各子窗口的显示位置，便于不同行、列的数据比对；
· 选中一块区域，然后在视图菜单下的显示比例区域中单击“缩放到选定区域”，可以把当前被选中的区域刚好放缩到窗口大小；
· 选中一部分数据（至少两个）后，可以看到excel下方状态栏中会显示这组数据的简单统计信息，包括平均值，最大值，计数等等，如果不满足，右键菜单中给出了更多选项；
· 怎样看到十进制的列编号？使用形如A1的方式表示单元格坐标的好处显而易见，就是行号和列号之间不需要分隔符，因为一个是数字一个是字母，但如果不喜欢这样的方式，也可以在文件 -> 选项 -> 公式中的“使用公式”部分勾选R1C1引用样式，此时可以注意到列编号也变成了数字；
· 举例来说，如果把鼠标放在D列和E列的列编号之间的分界线处，鼠标会改变形状，这时可以用拖动的方式调整列宽，如果不拖动直接双击，则可以把D列的列宽调整为刚刚好显示出D列单元格的全部内容的位置；如果先全选工作表，再双击任意两列的分界位置，则可以把所有表格的列宽对调整为刚好的状态；对行高的调整于此类似；
· 如何观察数据的“来龙去脉”：选中一个单元格之后，单击公式 -> 公式审核区域的“追踪引用单元格”或“追踪从属单元格”，可以看到这个单元格（中的公式）使用了哪些单元格的数据，以及被哪些单元格所使用，所有的引用关系都用箭头标注了出来；
· 如何让所有含有公式的单元格显示为公式本身？单击公式 -> 公式审核区域的“显示公式”；


选择性粘贴的使用
· 如何得到一个矩阵的转置？
复制一片区域到一个新的位置，右键选择“选择性粘贴”，勾选其中的“转置”，可以完成矩阵的转置操作；
· 录入了很多数据之后，突然发现应该把其中的所有数据都乘以2，这时怎么办？
在一个单元格中输入数字2，复制它，然后选中另外一片包含数据的区域，然后右键选择“选择性粘贴”，点击其中的“乘”，可以把该区域中的数值变为原值与被复制的单元格（2）相乘的结果；
· 如何快速生成大量的随机数据（并消除公式痕迹）？
可以在一个单元格中使用=randombetween(bottom, top)函数，再用拖动的方式自动填充到一片矩形区域中，然后复制这片区域，选择“选择性粘贴”中的“数值”，这样就擦除了公式的痕迹；这个方法在需要伪造数据时比较有用；


考虑工作表中有一份成绩单，如何迅速地找到其中排名前5%的学生？
首先选中一片区域，然后选择“开始”-> 样式区域的“条件格式”，可以看到里面的丰富功能，例如：
 - 为数值大于（或小于或等于）某一值的单元格设置某一个特别的格式（例如用红色填充）；
 - 为排名前十（或前10%）的数据设置特别的格式；
 - 为包含某一个特定文本的数据设置特别的格式；
 - 为重复出现过的数据（或只出现过一次的数据）设置特别的格式；
 - 单元格的填充方式随数据值的大小改变（例如大的值用暖色，小的值用冷色；或者大的值全部填充，小的值填充一部分——类似于直方图；或者大的值前标记向上的箭头，反之向下，等等）
条件格式的一个重要好处是，它是动态的，单元格的值发生变化时，其格式会自动改变，无需手动更改；


定位和筛选技巧
· 如何迅速定位所有包含条件格式的单元格？
在开始 -> 编辑区域的“查找和选择”菜单下选择“定位条件”，这是可以直接找到满足某些特殊条件的单元格，例如：内容是数字的，包含有效性检查的，包含条件格式的，等等；
同样在“选择的查找”菜单中，单击“查找”，这时看到了一个格式按钮，在里面输入相应的格式，就可以查找所有满足某一格式（例如被加粗，或者字体是宋体）的单元格；
· 怎样迅速给数据去重？
选定一片区域，然后选择数据->排序和筛选区域的筛选，单击旁边的高级，勾选其中的“选择不重复的记录”，可以达到去重的目的，只显示没有重复的数据；（注意开始和数据菜单下均有排序与筛选的功能，但是只有数据菜单的筛选才具有高级选项）
· 单元格只能叫“A1”这种无趣的名字么？
当然不是啦，选中一个或多个单元格，在菜单功能区下面左侧的“名称框”中可以输入任意的名字，以后只需要再在这里输入这个名字就可以访问这一系列单元格；用这种方式可以给工作表的某个（或某几个）区域起一个别名，当你下次在名称框输入这个别名时，这些单元格可以被选中，所以它可以视为是一种自定义的搜索功能；（在公式->定义的名称区域的“名称管理器”中可以增加或删减名字）
· 如何查找出现星号(*)的单元格？
直接在查找中输入*是不行的，因为*根据正则表达式要求，返回的结果为所有非空的单元格，如果只搜索*号，需要在搜索内容中输入~*(波浪加星号)；（另外，如果输入abc*abc,则返回以abc开始和结束，中间有任意多字符的单元格）


当多个工作表有相同的标题、表头时，我需要重复输入么？
· 按住ctrl键点选多个工作表标签（下面的sheet），可以构成一个“工作组”，此时在单元格中进行的编辑同时对多个工作表生效；


Excel默认一个工作簿中有三个工作表，我希望增加到10个，只能一次次在右键菜单中选择添加么，有没有快速的做法？
· F4是MS office通用的“重复上一次操作”快捷键，在excel中当然也有效，例如需要重复地进行插入工作表、插入行、设置文本居中等操作，都可以在进行一次之后按f4重复之前的操作；


假设在A1:A10中存有10个数据构成的序列，我希望B1:B10中保存这个序列的部分和（即Bk是前k项的和），应该怎么办？
可以在B1中输入=sum(A$1:A1)；然后向下拖动，这时，例如B5中的内容就会被自动填充为=sum(A$1:A5)；注意其中的$表示锁定相应的标号，在自动填充时采用绝对坐标，而不是相对位置坐标；


给单元格中加入斜线
方法1) 选择插入 -> 形状 ，选择其中的直线，任何按住alt键的同时用鼠标从单元格的一个顶点开始拖动，到其对角位置的顶点处结束。按住alt键的原因是：这样可以使直线“粘”在顶点上，即便单元格尺寸发生变化，这条直线也仍然是对角线，如果不按住alt键，那你自己试试喽 
方法2) 在单元格上右键选择“设置单元格格式”中的边框选项卡，接下来就很简单了；


需要打印表格，但是希望调整每页纸上显示的内容，该怎么办？
选择视图->分页预览，可以看到工作表被划分为多个部分，每个上都显示着页数的水印，这时可以拖动边界线以改变每页的布局；


作为调查问卷的设计者，我希望引导未来的填表人填入合理的数值，应该怎样做？
在数据->数据工具区域的“数据有效性”菜单中可以设置单元格的输入提示信息以及数据有效性的条件，并进行输入检查，弹出不合理提示；例如规定单元格的键入值必须在0到10之间，设置提示信息（“请输入0到10之间的整数”）和错误提示信息（“老兄，你在搞笑么？”）
在数据有效性中的设置选项卡中选择“自定义”，可以输入形如 = or(len(C2)=15, len(C2) = 18) 的公式，则要求录入的内容必须为长度15或18的序列（比如身份证号）；
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其他技巧
· 在一行行顺次向一个表格中填入数据时，每录入完一个单元格，可以按tab键跳至右面的一个，这样做的好处时，一行输入完之后，按下回车，活动单元格会自动变为下一行的第一个（而不是最后一个）单元格；


· 假设某一列中有一段连续的区域中有文字，那么选择这片区域的相邻的下面一个单元格后，按alt + 向下方向键，可以看到出现一个下拉菜单，其中包含了该区域中所有出现过的文字，只需从中选择一个即可完成录入。需要注意的有两点：1) 选中的单元格必须与那片区域相邻，如果中间有空单元格相隔，则此功能不成立；2) 此功能只对文本成立，对数字无效；


· 默认情况下，如果一个单元格内容过多，excel会直接把其中的内容跨越单元格的边界显示（当然如果恰好该单元格的右边一个单元格也有数据，那超出的部分就被覆盖了）；如果希望内容能适当缩小，刚好完全显示在一个单元格内部，可以右键单击该单元格，选择“设置单元格格式”中的对齐选项卡，并勾选“缩小字体填充”；


· 选中一块区域，把鼠标移动到该区域的边界时会变形为移动状态，此时可以拖动这块区域到任意的新位置，松开鼠标后，会弹出对话框，询问是否覆盖新位置的原有值；如果不希望这么麻烦，可以在松开鼠标前按住shift键（不覆盖，直接插入）或ctrl键（覆盖原有值）；


· 选中单元格，右键“设置单元格格式”中的对齐选项卡还有一个功能，就是在-90°到+90°范围内改变文字方向，点击其中的竖排的“文本”文字可以单元格设置为竖排文本；


· 选中一个单元格并按下delete键就完成了对内容的清除，但是单元格的格式（字体、颜色等）和批注（如果有的话）等仍然被保留，要清除它们，需要在“开始”的编辑区域选择清除菜单，再做选择；


· 在单元格中输入一个单引号（‘）,然后再输入数字，这样数字可以被保存为文本形式，在需要录入身份证号等长数字时这样做比较有用，不会被转换为科学技术法或出现舍入误差（输入后会看到单元格左上角出现一个小三角，这事实上是一个错误警告：以文本形式保存的数字）


· 选择一个单元格，单击“开始”剪贴板区域的格式刷之后，在单击另一个单元格，可以把前者的格式复制给后者；但是如果选择单元格后再双击格式刷，则刷子的有效状态可以一直保留，在此期间，可以将选中的格式复制给任意多的单元格，直到按esc键退出格式刷状态；


· 选中一列，并单击开始 -> 编辑区域的排序和筛选菜单中的“自定义排序”，此时如果勾选了右上角的“数据包含标题”，则排序内容将自动忽略第一行，只调整下面的顺序；


· 当输入一长串公式时，可以逐段观察其中的值，例如 =sum(sum(A1:A10),sum(B1:B10));中，选中编辑栏中的sum(A1:A10)，按f9，可以看到这部分公式变成了相应的数值，用这个方法可以调试公式的错误；


· 选择文件 -> 另存为，单击窗口下方的工具 -> 常规选项，可以给文件加密，另外，如果勾选了“生成备份文件”，则每次保存文件时都会把上次保存过的文件版本作为一个备份另存为一个文件，这样可以在一定程度上避免因为操作失误造成的数据丢失。


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参考材料：
· 郭安定的Excel基础课程（http://www.verycd.com/topics/111596/）