如何使用Word系统撰写和排版毕业论文

如何使用Word系统撰写和排版毕业论文
秦笑含
(肇庆学院教育技术与计算机中心, 广东肇庆526061)
摘　要: 目前大学生毕业论文主要使用MicrosoftWord进行编辑, 撰写和排版比较麻烦, 因为教师会要求
他们不断地修改, 其中包括排版格式的修改。只有对MicrosoftWord编辑系统有了较深入的了解, 才会充分使
用该系统的各种功能, 从而撰写和排版出具有较高质量的论文。
关键词: 毕业论文; 排版; 样式功能; 分节功能
中图分类号: G 6421477　　文献标志码: A　　文章编号: 167225409 (2008) 1020156203
收稿日期: 2008204221
作者简介: 秦笑含(1981 ) , 男, 黑龙江大庆人, 助理实验师, 从事微机管理研究。

    本科大学生毕业论文是本科生完成本科学业、获得学士学位的一个重要组成部分, 论文质量如何直接
关系到大学生是否能获得学士学位。论文的质量包含着两个方面的内容, 一方面是论文的构思、结构、内
容及观点; 另一方面是论文的排版质量。目前学生撰写论文主要使用MicrosoftWord进行编辑, 他们对
MicrosoftWord的功能还算了解, 基本能按学校的要求编辑完论文的各个部分。但论文的撰写和编辑是个
比较麻烦的过程, 因为在撰写中教师会要求他们不断地修改, 其中还会有论文排版格式的修改。往往由于
某一部分的变动, 使其他部分进行相应的变动, 因而学生常因调整格式而烦恼。如果对MicrosoftWord编
辑系统功能有较充分的了解, 就会得心应手地使用该系统, 撰写和排版出有较高质量的论文。

    本科生毕业论文通常包括封面、中文摘要、英文摘要、致谢、大纲、目录、正文、尾注、参考文献几
个部分。封面通常由学校给出严格的样式, 学生只需从学校的网页上下载即可; 论文其他部分的排版样式
及字体、字号, 各院校都有具体的要求, 学生在撰写论文时必须严格遵守。

一、设置论文版面
    开始用Word 2003撰写论文之前, 首先要进行版面的设置。具体做法: 在主菜单“文件”的下拉菜
单中, 选择“页面设置”, 在“页边距”一栏按学校要求设置各边距, 选择装订线位置, 在“装订线”
处设置左边要留的距离, “方向”选择“纵向”, “页码范围”选择“普通”; 单击“纸张”, 在“纸张大
小”一栏中选择A4纸并选择排版方向; 在“版式”一栏中“节的起始位置”选“新建页”; 在“文档网
络”“文字排列”的“方向”中选“水平”, 然后单击“确定”结束。通常论文要求单面打印, 因此在
“页码范围”中选择“普通”; 如果学校要求双面打印, 则要在“页码范围”中选择“对称页边距”, 并
且还要注意在需要背面留空白页那部分的开始处进行分节, 这样才可能在通篇打印时使该部分的背面留出
空白页。

二、使用样式功能
    在论文撰写中使用样式功能能使文章目录、标题、正文、注释、参考文献、页码等格式版面达到完全
一致。样式功能在主菜单的“格式”的下拉菜单中。通过单击“样式和格式”点出“样式和格式”面
版, 单击“显示”中的“所有样式”, 此时就出现标题1、标题2、目录、正文、页眉、题注等应用格式。
撰写学士论文, 需要“目录”、“标题1”、“标题2”、“标题3”、“正文”、“页眉”、“页码”、“尾注”、
“参考文献”等样式, 这些样式有些可以从原有的样式中获得, 但多数都要根据学校论文的要求进行修
改, 因此, 还不如从一开始就新建自己文章所需要的样式。
假如论文有如下要求。
    摘要。中文在前, 英文在后, 各占一页纸。中文摘要中“内容摘要”一词用黑体小三号字, 下面内
容用宋体小四号字(常规) 。英文摘要中Abstract一词用Times New Roman粗体小三号字, 下面内容用TimesNew Roman小四号字(常规) 。
    致谢、目录、尾注及参考书目标题的格式及字体要求与摘要的要求相同, 这些部分内容的格式及字体
要求都与摘要内容的格式及字体要求相同(目录的内容除外, 它用“索引和目录”功能自动生成) 。
正文。论文主次层次之间不可接排, 一级标题用宋体小三号字加粗, 空两个字; 二级标题用宋体四号
字加粗, 空两字; 三级标题用宋体小四号字加粗, 空两字; 正文用宋体小四号(常规) 。题目层次不宜太
多, 应在三级以内。不论几级标题都不能单独置于页面的最后一行, 即标题排版中不能出现孤行。每级标
题都与上下正文空一格。英文用TimesNew Rom字体, 一级标题用粗体小三号字, 空4—5个字母; 二级
标题用粗体四号字, 空4—5个字母; 三级标题用粗体小四号字, 空4—5个字母; 正文用Times New Ro2
man常规小四号字。
    我们可以按照如下方法进行样式设定。
   

1. 论文各主要组成部分标题样式的设定
单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名称”中输入“组成部分
标题”, 在“样式基于”中选择“标题”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击“字体”, 在“中文字
体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 在“字型”中选“加粗”, 并将字体
设为“三号”; 单击确定后, 再单击“新建样式”面版左下角“格式”菜单, 单击“段落”, 单击“缩进
和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选“居中”, 在“大纲级别”中选“一级”, 然后单击“添加到
模板”, 单击“确定”, 到此“组成部分标题”样式设定完成。要切记, 在单击确定进行设定每个样式之
前一定要将“添加到模板”激活, 否则就没有保存在“用户定义的样式”中。
摘要、致谢、目录、尾注及参考书目的标题都采用此样式。摘要、致谢及参考书目的正文使用“正
文文字”的样式; 目录的正文用Word系统自动生成。
   

2. 论文正文标题样式的设定
一级标题样式的设定。单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名
称”中输入“论文标题1”, 在“样式基于”中选择“标题1”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击
“字体”, 在“中文字体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 在“字型”中
选“加粗”, 并将字体设为“小三号; ”单击确定后, 再单击“新建样式”面版左下角“格式”菜单, 单
击“段落”, 单击“缩进和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选“左对齐”, 在“大纲级别”中选
“二级”, 在“缩进”的“特殊格式”中选择“首行缩进”, 在“度量值中”选2字符, 单击“换行和分
页”, 选“孤行控制”, 单击“确定”, 单击“添加到模板”, 然后单击“确定”, 到此“论文标题1”样
式设定完成。
    论文二级标题“论文标题2”及三级标题“论文标题3”样式设定的步骤同一级标题设定的步骤相
同, 不同的是字体号。
  

 3、正文文字样式的设定
   单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名称”中输入“论文正
文”, 在“样式基于”中选择“正文文本”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击“字体”, 在“中文字
体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 并将字体设为“小四号; ”单击确定
后, 再单击“新建样式”面版上的“段落”, 单击“缩进和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选
“两端对齐”, 在“大纲级别”中选“正文文字”, 在“缩进”的“特殊格式”中选择“首行缩进”, 在
“度量值中”选2字符, 在“间距”的“行距”中选“2 倍行距”, 单击“换行和分页”, 选“孤行控
制”, 单击“确定”, 单击“添加到模板”, 然后单击“确定”, 到此“正文文字”样式设定完成。
至此, 我们将“组成部分标题”、“论文标题1”、“论文标题2”、“论文标题3”、“正文文字”的样式
都已经设定。此后, 就可以打开大纲视图并用样式功能撰写论文。其做法是在每动手写任何内容之前都要
想好是要写哪一级别的内容, 然后选定好样式功能后才进行输入。比如说, 我们要输入论文第一部分的标
题, 我们就应在写标题之前单击“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 在“显示”中选择“自定义”,
这时弹出“格式设置”版面, 在“类别”中选“用户定义的样式”, 单击“确定”。这时单击“样式和格
式”版面中的“论文标题1”样式, 接着输入标题内容; 如果接着要输入二级标题, 单击“样式和格式”
版面中的“论文标题2”样式, 接着输入二级标题内容; 如果下面要输入正文, 单击“样式和格式”版面
中的“正文文字”样式, 接着输入正文。这样输入的内容及排版模式就会像我们设计的样式那样, 每部
分都很工整, 而且能灵活更改。
我们也可以先将整篇文章按照“正文”样式输入, 然后将各部分按照所需要的样式进行设定。其做
法是先选定要设定样式的文字, 然后单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“显示”
中“用户定义的样式”, 然后选定所需要的样式。

 

三、尾注的标识
在正文中进行尾注的标识时, 不要采用手动输入上标字, 而要采用下面的步骤: 在要进行标识脚注1
的位置单击主菜单“插入”下拉菜单中“引用”中的“脚注和尾注”, 单击“尾注”, 选择“文档结尾”,
在“编号格式”中选“1, 2, 3”, 在“起始编号”中选“1”, 然后单击“确定”; 之后在文章最后的尾
注的正文处选用已经建立的“正文文字”样式。

四、分节
在撰写论文时, 通常要将论文分为三个部分: 封面为一部分, 封面之后与正文之前为一部分, 正文及
其后为一部分。这三部分要用不同的页眉、页码: 第一部分既不用页码也不用页眉; 第二部分开始用页
眉, 用小写罗马数字作页码数字; 第三部分用同样的页眉, 但用阿拉伯数字作页码数字。这时, 我们需要
给三个部分插入分节符, 给每一节设置不同的格式。
这里的“节”指的是一部分文档(可以是几段, 几页, 甚至几十页) , 在这部分文档中, 各部分有同
样的边距、纸型、页面边框、对齐方式、页眉、分栏、页码编排、行号和尾注等。如果不插入分节符, 文
档的所有页面都属于一个节。若想对不同的部分设置不同的页眉、页脚等, 就必须将文档分为多个节。[ 1 ]
插入分节符的步骤如下:
将光标移到要分节的地方, 单击主菜单“插入”下拉菜单中的“分隔符”, 在“分隔符类型”中选
择“分页符”, 在“分节符类型”中选择“下一页” (如果是输入文字之后进行分节, 则要选择“连
续”) , 然后点击“确定”。之后就可以为不同的“节”设置不同的样式。
这样分节后的论文就可以通篇打印, 而不影响各部分的不同页眉、页码设置。

五、设定页码、页眉
假设我们想将论文正文之前与封面之后部分的页码用小写的罗马数字, 正文及其后的部分页码用阿拉
伯数字, 且正文及其后的部分用页眉, 封面不用页码、页眉, 那么我们就可以将这篇文章分为三个节。封
面为一个节, 封面之后与正文之前为一个节, 正文及其后为一个节。按照上述的方法在封面之后插入一个
分节符, 在正文开始处插入一个分节符。进行设置第一部分的页码, 将光标移到封面, 单击“插入”中
的“页码”, 取消“首页显示页码”即可, 这样首页就没有页码(如果有封二, 需要将封二单分一节, 然
后再按封面设置页码的方法取消这一部分“首页显示页码”) 。进行设置第二部分的页码, 将光标移到封
面的后一页, 单击主菜单“插入”下拉菜单中的“页码”, 设置页码位置和对齐方式之后, 单击“格
式”, 在“数字格式”中选择小写罗马数字, 然后选定“起始页码”, 单击“确定”。进行设置第三部分
的页码, 将光标移到第三个部分的开头(正文开始之处) , 按上述方法设置该部分的页码, 所不同的是在
“数字格式”中选择阿拉伯数字; 然后单击主菜单“视图”下拉菜单中的“页眉和页脚”, 页眉页脚工具
栏上有一个“连接到前一个”按钮, 首先要将这个按钮调整为“弹起”状态, 使这一节的页眉与前一节
不相同, 然后输入页眉的内容。这样设置的页眉从正文开始。如果想从第二部分开始, 就从第二部分设置
页眉。进行页眉设定的同时也可以设置页码格式。

六、自动生成目录
如果论文的各级标题及其他各部分都已经按照样式进行了设置, 那么就可以自动生成目录。将光标移
到目录所在页的“目录”两字的下面(通常“目录”两字与目录正文有一空格) , 单击主菜单“插入”
下拉菜单中“引用”中的“索引和目录”, 点“目录”选项, 选定“显示页码”, 选定“页码右对齐”,
“显示级别”设为3级, 确定后Word就自动生成目录。目录要在论文撰写及排版的最后进行生成。
在撰写和排版论文时按照上述的方法进行操作, 就会使论文的排版及组织更科学、更易于管理和改
动, 使文档看起来更美观。上述的各个方面是文、理科本科毕业生在撰写和排版论文时都用到的方法。对
于理工科的学生, 在撰写和排版论文时还要学会使用“题注”进行图表和公式的自动编号, 学会使用
Word的“交叉引用”及“书签”等功能。[ 2 ]

 

参考文献:
[ 1 ] 　王诚君,杨全月. 中文Word 2003应用教程[M ]. 北京:清华大学出版社, 2004.
[ 2 ] 　何胜文. Office办公应用标准教程[M ]. 北京:北京理工大学出版社, 2006.