【RPA之家转载】数字员工（RPA）在物业财税业务中的场景应用——凭证自动化

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会计凭证是登记账簿的重要依据，所记录信息的真实性、可靠性、及时性，休戚相关着会计信息的质量，同时也直接影响到整个财务信息的真实、可靠。当前物业企业业务系统与财务系统的割裂，导致了业务系统生成的凭证不能直接传递到财务系统，严重影响到了物业财务信息的准确性、及时性，不利于财务人员精准高效地决策。在传统凭证处理工作中，物业企业通常采取以下三种方式：

• 线下手工凭证：需要总账会计按照相应的会计科目逐条录入原始凭证的事项、时间、金额等，并登录财务系统逐条录入生成记账凭证，录入完成后再由主管会计对照单据，逐条比对，判断记账凭证上的摘要、会计科目、金额等信息是否符合要求，工作量较大。
• 导入导出凭证：将业务系统中的记账凭证导出再导入财务系统的过程中，往往存在着业务系统数据不符合财务系统凭证规则的情况，还需要会计人员进行手工处理，费时费力且易造成数据失真。
• 线上直传凭证：这种方式需要双向打通接口（物业管理系统及财务系统都需要打通），通过网络直接将业务数据按照规则生成凭证至财务系统，但打通异构系统接口成本高（需双向支付费用），且系统升级迭代时，需要重新投入成本。

由此可见，在传统物业企业处理凭证的工作中，存在以下问题和挑战亟需解决：

• 手工处理凭证业务，工作量大、效率低
• 业务、财务口径不一致，数据易出错，风险高
• 接口开发成本高，异构系统升级时，迭代成本大

针对以上问题和挑战，我们建议引入数字员工（RPA智能财税机器人），通过数字员工7×24小时不间断工作，实现财务凭证自动化全流程处理，提升凭证处理时效性的同时保证物业业务与财务核算的准确性，减少重复输入、中途篡改的风险，保证业务、财务一体化。RPA凭证自动化流程如下：

01 在极致系统中配置财务凭证生成规则，确保业、财口径一致

在极致系统中按照财务凭证生成要素配置凭证自动生成规则（1、配置凭证科目 2、配置凭证核算规则 3、配置基础资料科目映射数据 4、配置摘要规则 5、配置凭证模板），确保生成的凭证符合财务需求，实现业、财口径一致。

02 根据预设的凭证规则生成凭证，确保凭证数据准确

通过定义凭证模板（根据不同业务制定财务系统中需求的凭证格式）将业务数据根据模板定义转换成财务凭证，同时支持多种不同条件下的做账手法（包括将收款、预收、保证金等不同业务生成一个凭证、一个单生成不同的凭证、不同的条件生成不同的凭证、按不同的条件分开生成凭证、相关的合并生成凭证分录等），确保数据的准确性。

03 RPA机器人自动搬运凭证到财务系统，提高凭证处理效率

RPA机器人将生成的凭证自动导入财务系统，用户可设置RPA搬运时间、搬运方式，只需在RPA初始化时进行基础配置（包括配置定时器、启用时间、搬运间隔、搬运数量、对应的账套等）即可完成凭证的定时传送和业务单据的自动审核。搬运完成后，RPA将自动回写凭证号到极致系统，并在凭证列表中标记已导入项目，确保导入的凭证不漏不重复！整个过程无需人为干预，极大地提高了凭证处理效率。

04 异常情况下自动通知相关财务人员及时介入，高效处理凭证异常数据

　　凭证处理过程中出现异常时，系统将自动通知相关财务人员介入，及时处理凭证异常信息，通常凭证数据异常处理情况如下：

• 凭证未过账时发现数据错误的，由集团财务在财务系统中对凭证进行作废处理，并在极致系统中进行撤销，撤销完成后提醒现场财务人员对相应业务单据进行修改，修改完成后再由RPA搬运。

• 凭证过账后发现数据错误的，则采用红冲方式在极致系统中进行操作，再生成红冲业务凭证，凭证修改正确后再由RPA进行搬运。

RPA给物业企业凭证处理工作带来的价值

• 　　数字员工7×24小时不间断工作，可以有效提升凭证处理时效性，大幅减少财务人员的重复性工作，降低企业人力成本；
• 　　减少数据重复输入、中途篡改的风险，保障数据准确性；
• 非侵入式部署方式，免去接口开发，成本更低，同时可以有效降低系统升级成本。

RPA财税机器人与极致物业管理系统的结合，确保了业、财口径一致，可以有效提高凭证处理效率，减少数据失真风险，极大地赋能了物企财务信息化建设，有效实现提质降本增效。

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