大型国企用泛微OA，让会务管理有序，让会议开展高效

 

为全面践行低碳环保理念，实现绿色办公，助力国家“双碳目标”达成，不少企业大力推行无纸化办公。

大型国企人员多、组织层级多，会议频繁，类型多，包括各类党代会、党建工作会议、总办会、研讨会、职代会、评审会、交流会、各类专题会议等，在会议过程中容易产生大量的纸质文件。

为进一步提高会议管理效率和促进节能减排，大型国企通过搭建数字化办公系统，实现会议全过程的无纸化、数字化和智能化，有效提升会议资料归档管理和会后查询效率。

大型国企数字化会议管理需求

• 不同会议有不同的的制度，如何提升系统对会前、会中、会后的全过程场景的支撑能力？确保会议制度严格落实的同时，提升会议发起效率。

• 如何将会议材料、排座、签到、桌牌、大屏等内容从线下转为线上？

• 集团总部及分子公司会议种类众多，如何实现总部对会议执行情况的及时有效管控？

• 会议材料变动频繁，终版材料会前30分钟可能还存在调整，需要及时更新、快速下发；有些会议材料涉密，如何控制材料查看权限和避免泄密？

……

泛微解决方案

泛微通过低代码构建平台协助大型国企实现数字化会议管理，实现了会前议题上报、材料准备，会中智能签到、投票表决，会后材料收集和归档、督办追踪等会议全过程数字化管理。

 

构建统一会议门户，满足日常、大型的会议使用要求。移动端同步会议应用和信息，参会人员手机端就能快速了解会议议程、查阅会议资料，接收会议通知等，会务人员实时跟踪会议情况，会议进行记录归档。

搭载丰富会议应用，具有会议报名、会议提醒、多次签到、会务分工、会议排座、会议材料查看、投票表决、数据统计、会议材料归档等；

通过集成会务系统及各种硬件，包括ZOOM视频会议系统、搜麦会议系统、电话会议系统、傲视多媒体会议系统、腾讯会议、好视通等，同时实现会议大屏信息展示、电子桌牌联动、各类会议设备的互联互通，加强了大型国企的智能化建设。

针对大型国企“三重一大”相关会议，泛微实现从会前的议题申报-上会安排-议题表决-会议纪要-决议成文-执行反馈-转督办任务-上会统计分析全生命周期的管理；制度（章程、议事规则、实施办法等）贯穿会议全程，满足会议需连贯、议事有规则等要求，及时进行异常警告。

泛微助力大型国企数字化会议管理

一、会前发通知、抓落实、做准备

01

会议议题确认

议题上会申请、议题审批、议题决策、审批状态和议案文件等一体化管理。会务工作人员通过平台在线征集议题，议题通过后同步推送至相关人员。

 

（会议议题管理）

02

参会人员批量导入，及时通知

大型会议人数多，泛微协助大型国企批量导入参会人信息，通过企业微信、流程、短信等多种方式直接向参会人推送会议提醒，确保每个人都能通知到位。

 

（参会人员批量导入）

参会人可在线进行快速反馈是否参加，方便会务人员统计人数。

03

会务准备

会务分工：对于大型会议而言，参会人多，会议环节多，需要对会务进行有效地管控。通过泛微OA对会议进行会务分工管理，实时反馈会务安排进度；整体进度可把控。

在线排座：自动汇总会议通知反馈，形成相关与会人员名单，结合会议室资源即可在线排座，打通电子桌牌，自动展示信息，并通知与会人员，进行相关会议安排指引。

 

（在线排座）

会议接待管理：会议申请过程可以关联相关行程安排、住宿安排、车辆安排、用餐安排、展厅安排、费用申请等，推送到相关负责人员，信息共享。

 

（接待安排流程）

二、会中智能签到，及时记录

01

会议签到

可以通过扫码、大屏、弹窗签到等多种方式进行参会签到。

为了支持国企大型会议、跨天会议，泛微通过多次签到功能，可以设置签到次数和每次签到的日期时间范围，可多次进行签到和签退。

02

会议材料管理

按照会议提报、会议资料上交、会议排期、上会决策等不同阶段，分阶段对会议资料进行权限控制；

会议资料采用身份认证签收，确认资料发送给正确的人员；采用防伪、水印等安全体系，防止泄露和快速定位。

针对参会人进行快速赋权，材料传递至无纸化系统（平板）和移动端、PC端进行材料查看。

可对材料权限进行控制，保密材料仅可查看，并携带水印；支持会议收回。

03

会议表决

通过会议模块和数据中心集成，通过数据中心生成会议投票或表决填报任务，实现大型会议投票或表决数据实时收集，快速统计参会人表决意见，解决会议过程中会议表决结果收集难、汇总难问题。

通过系统记录决议投票表决情况，遵循少数服从多数的原则，支持不记名投票表决，清晰记录议题决策事项名称、列席人、决策流程、表决情况以及会议决议等信息，以及记录意见、议题材料等文件内容。

三、会后发记录、定责任，有监督

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文事会一体化

按照会议决议信息，自动触发督办事项、公文流程，实现对于会议决策的后续跟踪。

02

会议统计与预警

泛微协助大型国企按照事项清单维度、制度维度、会议类型维度等多种分类方式对决策会议进行统计分析。

 

（会议统计报表）

泛微通过多种方式确保大型国企会议制度落地：

①若是某次会议参与决策人数不符合该类会议议事规则所规定的法定人数时，系统将出现告警提示，无法继续填报本次会议。

②针对涉及固定决策会议顺序的事项，其事项编码将触发会议填报顺序，若未履行前置决策程序则无法填报后续决策会议。

03

会议纪要归档

会议执行完毕后，会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件，在线电子签署，数字可信，防篡改，并且实现会议纪要完整归档，落实档案管理制度。

总结

泛微为大型国企实现会前、会中、会后的全过程会议管理，让会务管理有序，让会议开展高效、对工作推动有价值、让会议体验更满意。

业务功能升级：实现会议快速报名、会议任务分工、会议排座、会议提醒、智能签到、投票表决、材料归档与会议设备集成等多业务场景管控，满足集团会议管理无纸化、数字化、智能化需要。

智能化会议体验：集成无纸化会议系统，实现会议大屏信息展示，电子桌牌联动，PAD资料快速下发及查看，提升国企参会智能化体验。

会议分权管控：实现议题权限、会务分工权限、参会人权限、会议材料权限以及会议分级管理，实现集团化分级分权管控目标。

会议提质增效：通过对会前快速报名、会议提醒，会中投票表决快速统计汇总，会后材料回收归档，大幅提升国企大中型会议、重要会议开会效率，改进会议质量。

会议流程可复制：可形成“标准化”的会议流程，让会议开展更高效。