SAP 销售发票集成会计凭证的方法

问题背景及问题描述

SAP是一个高度集成的系统,在各个后勤模块中发生某些的业务,能够在系统中自动产生会计凭证,同步更新财务会计科目余额,开具销售发票的同时产生会计凭证便是其中一种。具体来说,当销售业务人员在SAP系统开出销售发票的同时,会同步产生会计凭证如下:

借:应收账款

贷:主营业务收入

贷:应交增值税-销项税

但是,根据实际业务需求,SAP系统也提供分两步实现的方法供选择。即,销售业务人员在SAP系统开出销售发票,但不产生任何会计凭证,而由财务人员在系统执行“批准至会计”的操作,才产生以上会计凭证。

问题分析

采用开出销售发票同时产生会计凭证方式,还是分两步先开出销售发票,再由财务人员产生会计凭证的方式,都有其利弊,现在进行分析如下:

采用同步产生会计凭证的方式:

优点:

1. 流程简单明了,系统操作一步到位。

2. 财务信息与销售业务数据高度集成,减少人为错误的风险。

3. 相关财务人员的工作职能从录入会计凭证转向检查、核对来自销售业务自动产生的会计凭证。

缺点:

1. 由销售人员产生的会计凭证,销售人员的名称会显示在凭证制票人一栏。

2. 由销售人员产生会计凭证,与现有的工作习惯不一致。现有方式是:由销售人员提供销售相关原始凭证及税务发票,财务人员据此在FMIS系统产生会计凭证。

3. 会引起销售业务人员及财务人员的职责范畴的的变化,同时也带来凭证流转及归档工作的变化。

采用分两步产生会计凭证的方式:

优点:

1. 不改变现有的工作习惯。

2. 在会计凭证制票人一栏显示为财务人员的名称。

缺点:

1. 同一笔业务需要跨部门,通过不同的人员才能最终完成,业务流程较为复杂,系统操作分开进行。

2. 财务人员在月底必须进行相应的检查,以确保当月开出的销售发票,都已产生相应的会计凭证。

3. 在产生会计凭证前,由财务人员须在系统检查、核对销售发票信息与税务发票信息的准确性,负责生成财务凭证的财务人员必须具备一定的销售模块的权限,并且熟练掌握系统操作,以免产生人为错误。

结论

因此,建议采用同步产生会计凭证的方式,虽然会引起一些员工在工作习惯方面的改变,但整个业务流程更紧凑且高度集成,系统操作简单,符合SAP最佳业务实践的设计思路。

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