干货 | 外贸新手有福了！一条龙教你如何写外贸开发英文邮件！

 

从事外贸行业的小伙伴经常会接触到外贸开发信，外贸开发信写不好、回复效率低，那么开发客户的效果就不理想。下面小S将邮件拆成：主题、称呼、开场白、正文、结束语、落款6大部分，一条龙教你怎么写外贸开发邮件！

| 1.主题（Subject）

【简洁明确，直奔主题】

如果一篇邮件从头读到尾，也未能有效找到它的主题，这显然是一篇失败的邮件，这样的邮件就更不用期待后期的回复与合作了。因此主题要明确，简要描述一下，让收件人一眼知晓意图即可。

话术总结：

【问题】Questions about XXX regarding…/ An enquiry about…

【更新】Update on XXX to…/ Follow-upon…/ Progress on…

【约定】XXX Schedule / Reschedule

| 2.称呼（appellation）

【注意身份，恰当选择】
礼貌，从第一个字开始。称呼千万不要瞎用，有很多不同形式的表达方式，所以要根据对方具体情况考量，特别是当对方有特定的职务或者学历时也要注意区别使用。

话术总结：

·Dear+姓名    最常用英文邮件称呼语，是非常符合商业礼仪的，不用担心误用。如果知道收件人姓名，记得加上Mr.、Ms.等，如果面向所有人，则用Dear all。
·Esteem/Respected+姓名    用于和对方关系比较陌生或邮件比较正式的情况，尊敬的xxx。
·Hi/Hello+姓名    非正式称呼语，较亲切和轻松，用于和对方关系较熟悉的情况，比如同事或直接上级。
·To+姓名/头街    最简洁的称呼语，用于比较熟悉的人，比较直接的称呼方式，也用于给团队或某职位发邮件。
·Hey+姓名    非正式称呼语，用于和对方关系非常亲密的情况，正式场合或关系陌生时不能用。

| 3.开场白（Opening） 

【简单问候，以示礼貌】
不要称呼之后就直接进入正式内容了，好歹要简单问候一下，让收件人感受一下你的友好和礼貌。但是千万别再只会用How are you了，都快用烂了。

话术总结：

·Good morning/afternoon/evening  这个很通用，但是要搞清楚对方所在地时间，别出乌龙了。
·I wanted to follow up on our previous conversation/email.  曾和对方交流过，可以在邮件开头进行回顾。
·Thank you for contacting me/us.  对方首先联系了您，回信时可在邮件开头表示感谢。

·I apologize for the delay in my response.  如果是回复对方邮件太晚，可以在邮件开头表示道歉
·It's been a while since we last spoke.  已经有一段时间没有和对方进行交流，可以在邮件开头进行回忆和表达关切。

| 4.正文（Body） 

【开门见山，条理清晰】
写清楚比写漂亮更重要，因此正文言简意赅，准确表达自己的意向。如果有多个问题或多方面内容，就利用排版来分点表述。

话术总结-表达意图：

·I’m writing to ask/check/confirm/inform you /let you know /announce that …

·I’m writing to you about/regarding /with regards to / in regards to/concerning…

话术总结-查看附件：

·I’ve attached…to this email/I’ve attached…for your reference.

＋Please find the document attached/Here’re the details

| 5.结束语（Closing） 

【期待回信，表示感谢】

话术总结-感谢类：

·I are obliged to you for your kind attention in this matter.
我非常感谢您对这件事的重视。
·Thank you for the special care you have given to the matter.
承蒙您对此事的特别关照，不胜感激。
·Allow me to thank you for the kindness extended to me.
对您的盛情，我不胜感激。

话术总结-致歉类：

·I hope you will forgive me for not having written you for so long.
许久没有回复，还请原谅。
·I greatly regret that we have caused you such an inconvenience.
对于给您造成的不便，我深表歉意。
·I hope you will pardon us for troubling you.
多有打扰，还请见谅。

话术总结-请求类：

·I hope to be favored with a reply with the least delay.
我希望能够尽快得到答复。
·I request you to favors me with a continuance of your kind support.
恳请您继续给予我支持。

| 6.落款（Sign-Offs）

到这一步可能很多时候就草草写上自己名字就结束了，但往往细节是最重要的，所以我建议制作个人的落款模板，一方面方便展示自己的基本信息，另一方面也避免书写错误。

话术总结：

·Best / Best regards / Best wishes / All the best / Kind regards / Thanks / Cheers / Sincerely

| Tip：

可能很多人刚开始发邮箱的时候会遇到企业邮箱被限制被封、发送出去的邮件遭退信或者进垃圾箱的情况。这是因为基于邮件内容或者客户行为，邮箱系统判定你是无效邮箱、垃圾邮件发送者。再继续发送邮件，不是退信就是进垃圾箱，发信效果会越来越差。如果长期都是这种情况，你的发信域名和IP容易被各大邮箱服务商列入黑名单。

不过可以使用类似SaleSmartly（SS客服）的EDM代发服务。对特定用户发送信息，执行计划后可查看发送效果与漏斗转化，并支持全链路的数据跟踪，包括发送状态、发送成功数、独立点击数、独立站下单、退订等数据，并支持导出发送/下单记录明细。这样可以对我们的客户进一步的筛选，再通过自己的企业邮箱发送，就可以有效地避免企业邮箱出现以上问题。

此外，针对EDM营销，SS客服具有丰富的外贸邮件模板供选择，有不同目的的模板类型，都不用自己去花太多时间从头写到尾，这点对于外贸新手来说真的非常友好。

| 写到最后

以上就是我的干货分享啦！大家可以点赞收藏好，以备写邮件的不时之需哦！希望我的分享能够帮助到外贸新手，以后我还会不定时分享类似干货的，可以关注我哦。