在会议结束后,确保会议决议得到有效追踪和执行是项目管理中的关键一环。钉钉项目Teambition作为一款功能强大的团队协作工具,能够显著提升会议决议的追踪效率,确保每一项决议都能按时、按质完成。
对于中大企业来说,日常会进行各种区域大会,会议上会产生各项决议,需要执行和落地。会议决议分为会前(规划会议)、会中(输出纪要)、会后(执行决议)、完成(关闭会议)几个阶段,使用 Teambition 可以让你轻松进行会议管理。
下面,我们以某大型客户数据中心部门「会议决议跟踪」项目的具体执行来完整地介绍落地步骤。来向你讲解如何用 Teambition 来管理会议。
第一步:归类会议类型
在日常中,我们总会有大大小小各式各样的会议,如日常的周会、月度会议,项目会议,所以,我在打开一个空白项目时可以开启任务分组,通过会议类型来创建不同的分组。
第二步:会前创建会议任务
在梳理完会议类型后,我可以根据「待执行会议」、「输出纪要」、「执行决议」、「关闭会议」的流程来搭建项目看板,并在「待执行会议」列创建会议任务,提前明确会议议题,并确定本次会议负责人和参会人。
第三步:会中输出纪要和建立决议待办
会议开始后,记录人员可以在「备注」或「会议纪要」字段中放入会议纪要内容,会议过程中产生的决议可以立即形成「子任务」,进行执行追踪。
第四步:会后执行决议
将卡片拖动到「执行决议」列表下,会议负责人可以直接将决议指派给负责同事,保证事事有「责任人」,「责任人」也可随时在所负责的任务下反馈进度并上传过程和结果文件,确保有「落实的事」。
第五步:完成关闭会议
会议负责人最终审核确认执行到位,将本次会议拖动到「关闭」阶段。
整体示例,多种呈现方式
看板视图:所有会议状态尽收眼底。
表格视图:会议详细信息(决议执行人、背景、执行者、议题等等)一目了然。
Tips:
用视图来预定会议室
你也可以利用资源视图创建一个虚拟的成员来模拟会议室、设备等,添加这些虚拟成员来展示这些资源的消耗情况。