一文读懂，免费文档管理系统挑选全攻略

国内外主流的10款免费企业文档管理系统对比：1.PingCode；2.Worktile；3.MrDoc；4.Paperless-ngx；5.Papermerge；6.MediaWiki；7.语雀；8.Seafile；9.OnlyOffice；10.MkDocs。

在当今的企业环境中，管理大量文档常常让人头疼不已。找到一个既免费又能有效管理企业文件的系统似乎是挑战重重。这类系统不仅能帮助企业降低成本，还能提升工作效率和数据安全。作为一名长期关注企业解决方案的博主，我深知选择合适的文档管理系统对于任何规模的企业都至关重要。

一、国内外主流的10款免费企业文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、MkDocs

MkDocs 是一个开源的静态站点生成器，专门用于创建项目文档。它使用 Markdown 语言撰写文档，并通过 YAML 配置文件进行管理。因其简单、快速且美观的特点，MkDocs 在技术文档领域获得了广泛的应用。

主要功能包括：支持Markdown撰写文档，实时预览修改，以及生成静态HTML站点，可轻松托管于各种平台如GitHub Pages或Amazon S3。此外，MkDocs 支持多种主题和插件，使得文档外观和功能可以高度自定义。

MkDocs 的优势在于其简洁性和易于使用的特性，使得用户可以快速构建和部署文档网站。同时，由于其生成的是静态页面，网站的加载速度极快，且易于维护。

MkDocs 特别适合需要快速构建项目文档并且希望文档易于管理和部署的开发者和小团队。它广泛应用于软件开发、教育和任何需要在线文档支持的场景。

【官网：www.mkdocs.org】。

4、MrDoc

MrDoc 是一款专为个人和小型团队设计的在线文档管理系统，支持私有部署，确保数据的私密性和安全性。作为一个开源项目，它通过持续的开发迭代来满足日益增长的用户需求，并得到了广泛的社区支持和认可。

主要功能包括支持Markdown和富文本文档的创建，强大的文档权限管理，以及跨平台支持，包括Web端、桌面客户端和移动APP。MrDoc还支持文档的结构化管理，允许用户以书籍化的方式组织文档，非常适合作为产品手册和在线教程的发布平台。

MrDoc的优势在于其开源性质和灵活的部署选项，用户可以根据自己的具体需求调整和优化系统，同时保持数据的控制权在自己手中。其用户界面简洁直观，即使是非技术用户也能快速上手。

该系统特别适合需要高度数据隐私和定制化文档管理解决方案的个人用户和小型团队。无论是用于管理知识库、团队文库，还是编写产品手册和在线教程，MrDoc都能提供强大的支持。

【官网： www.mrdoc.pro】

5、Paperless-ngx

Paperless-ngx 是一个得到广泛社区支持的开源文档管理系统，主要功能是将物理文档转换为可搜索的在线档案，从而减少纸张的使用。该系统继承并发展了原始Paperless项目的功能，通过开源社区的合作持续进化，目前已成为一个成熟的文档管理解决方案。

该系统的核心功能包括使用OCR技术将扫描的文档转换为可搜索的文本，支持多种文件类型如PDF和Office文档，并能够通过标签、类型等多种方式组织文档。系统还具备强大的权限管理功能和多用户支持，使其适合个人及各种规模的团队使用。Paperless-ngx还特别优化了多核系统的性能，能够并行处理多个文档，提高处理效率。

Paperless-ngx的优势在于其强大的文档索引和搜索能力，能够有效管理大量文档并快速检索需要的信息。此外，系统支持私有部署，确保数据的安全和隐私。用户界面友好，支持自定义视图和公共链接分享，使得文档共享变得简单安全。

该系统特别适用于需要大量文档数字化和高效管理的用户，包括法律、会计和科研等领域。无论是个人用户还是企业，都可以通过Paperless-ngx实现办公自动化和无纸化办公。

【官网：https://docs.paperless-ngx.com】

6、Papermerge

Papermerge 是一个开源的文档管理系统，主要设计用于扫描的文档，通过使用OCR技术从扫描的文档中提取文本，为文档提供索引和全文搜索功能。这个系统以其现代化的桌面文件浏览器的外观和感觉而闻名，非常适合长期存储电子文档。

系统的主要功能包括支持多种文件格式（如PDF、TIFF、JPEG和PNG），提供双面板文档浏览、拖放功能、文档和文件夹的标签和层次结构管理，以及全文搜索。Papermerge的OCR功能能够为文档索引提取文本，同时支持多用户环境，包括详尽的用户/组/权限管理。

Papermerge 的优势在于它提供了一种高效的方式来管理和检索数字化文档，使得用户无需维护庞大的纸质文件堆。它的界面友好，易于使用，适合需要大量文件数字管理的个人或企业用户。特别是那些需要将大量纸质文件转换为电子格式，并希望通过全文搜索快速访问这些文件的用户。

该系统特别适用于需要将大量纸质文件数字化的办公环境，如法律、会计或医疗行业。它也适用于任何希望减少物理存储需求同时提高文件检索效率的场景。

【官网：https://papermerge.com】

7、MediaWiki

MediaWiki 是一个极具影响力的开源Wiki软件，以其在维基百科等大型项目中的应用而闻名。这款软件以PHP编写，使用MySQL或其他数据库存储数据，支持内容的高效管理和展示。它的开源特性意味着用户可以自由地下载、使用、修改和分享。

MediaWiki 的主要功能包括强大的编辑和版本控制工具，这些工具可以支持无限量的编辑历史记录和差异查看。此外，它支持多语言内容管理，可以通过扩展来增加新的功能，如自动翻译和多媒体处理。

该软件的优势在于其卓越的可扩展性和灵活性，用户可以通过安装不同的插件和皮肤来定制网站的功能和外观。此外，MediaWiki的社区非常活跃，为用户提供了丰富的技术支持和文档资源。

MediaWiki 特别适合需要构建大型知识管理系统的企业和组织，比如在线百科、教育平台或任何需要协作编辑内容的场合。它也是学术研究和教育机构分享和记录信息的理想选择。

【官网：https://www.mediawiki.org】

8、语雀

语雀是一款由阿里巴巴集团开发的文档与知识库工具，旨在提升个人和团队的文档编写、知识管理和协作效率。自2018年对外开放以来，它已被广泛应用于多种企业和组织，特别是在阿里巴巴内部有着长期的应用历史，显示出其强大的市场地位和企业实力 。

语雀的主要功能包括丰富的文档编辑和知识库管理，支持多人实时协作编辑，具备金融级的数据安全性。用户可以创建多种类型的知识库，适用于个人笔记、团队博客、项目文档等多种用途。

优势方面，语雀提供了系统化的知识管理和高效的工作协同环境，能够帮助用户将信息和知识高效地记录、整理和共享。此外，其界面友好、操作简便，极大地提高了用户的工作效率和协作体验。

适用的用户场景非常广泛，从个人用户到中小企业，再到大型企业都能找到适合自己的使用场景。无论是需要管理大量文档的企业，还是需要一个轻量级知识库的小团队，语雀都能提供有效的解决方案。

【官网：https://www.yuque.com】

9、Seafile

Seafile 是一款开源的企业云盘，以其高性能和可靠性著称，主要用于文件同步和共享。它支持全平台客户端，包括 Windows、Mac、Linux、iOS 和 Android，使用户可以在任何设备上轻松访问和管理文件。Seafile 强调数据安全和团队协作，提供文件加密和团队文件夹功能，非常适合需要安全文档存储和高效协作的企业环境。

Seafile 的优势包括其开源性质、支持多种文件类型的存储、以及优秀的跨平台支持。此外，Seafile 提供详细的数据备份和恢复选项，确保数据安全。

适用场景包括中大型企业的文档管理、团队项目协作以及教育机构的资源共享。

【官网：https://www.seafile.com】

10、ONLYOFFICE

ONLYOFFICE 是一个由 Ascensio System SIA 开发的多功能在线办公套件，其开源属性使其在全球范围内被广泛采用。作为一个综合性的办公解决方案，ONLYOFFICE 提供文档、电子表格、演示文稿编辑工具，以及邮件、项目管理和客户关系管理 (CRM) 等功能，服务于个人用户、团队和企业 。

该平台的主要优势在于其高度的兼容性和定制性，支持与多种流行的办公和协作平台集成，如 Moodle、Nextcloud 和 WordPress。ONLYOFFICE 强调数据安全，提供端到端加密和自定义的访问权限设置。

ONLYOFFICE 特别适合需要高度文档协作和集成多功能工具于一体的业务环境。无论是需要跨平台操作的小型团队，还是大型企业寻求内部数据安全和高效协作的解决方案，ONLYOFFICE 都能提供符合需求的服务 。

【官网：https://www.onlyoffice.com】

二、免费企业文档管理系统如何满足您的业务需求

在选择免费企业文档管理系统时，重要的是要考虑系统是否能够解决你的特定需求。你需要一个系统，它不仅能存储大量数据，还能提供高效的搜索和检索功能。例如，如果你的业务经常需要处理大量发票或客户记录，一个带有高级搜索功能和自动归档能力的系统会极大地提高你的工作效率。

此外，安全性是另一个不可忽视的关键因素。一个好的文档管理系统应该提供强大的安全措施来保护你的文件不受未经授权的访问。根据一项调查，78%的企业表示他们考虑使用免费工具时，最担心的就是数据安全问题。

最后，考虑到用户体验，选择一个界面友好、易于上手的系统尤为重要。你不希望花费大量时间来训练员工使用复杂的软件。一个直观的用户界面和清晰的指导可以帮助团队快速适应新系统，从而提高整体生产力。

三、不同免费文档管理系统的优势与劣势比较

对于不同的免费企业文档管理系统，它们各自的优势和劣势往往针对不同的业务需求。例如，某些系统可能提供无限的存储空间，而其他系统则可能在协作功能或整合其他办公工具方面表现更佳。对比这些系统，可以帮助你更好地了解哪个系统更适合你的企业。

优势方面，一些系统可能特别强调其简化的文件共享流程，这对于需要频繁协作的团队来说是一个巨大的加分点。例如，Google Drive 提供了强大的协作工具，使团队成员可以实时编辑文档并迅速分享反馈。

然而，这些系统的劣势往往在于缺乏某些高级功能，例如自动合规性检查或详细的访问控制，这可能是一些需求更为严格的企业需要考虑的。

四、最佳免费企业文档管理系统的选择标准是什么

选择最佳的免费企业文档管理系统时，有几个标准是不能忽视的。首先是系统的可扩展性。随着企业的发展，你的文档管理系统也应能够相应地扩展，以适应增长的数据需求和更复杂的管理任务。

此外，系统的兼容性也非常关键。选择一个能够与你现有的IT基础设施无缝整合的系统将大大减少迁移和实施的复杂性。例如，如果你的企业已经在使用Microsoft Office套件，那么选择一个与之兼容的系统，如OneDrive，将会是一个明智的决定。

最后，不要忽视厂商提供的支持服务。即使是免费产品，良好的技术支持也能帮助你解决在使用过程中可能遇到的任何问题，保证业务的连续性。

五、免费企业文档管理工具的市场趋势和未来展望

随着技术的不断进步，免费企业文档管理工具的市场趋势也在快速发展。云计算的普及使得更多的企业倾向于选择云基础的解决方案，因为它们通常提供更大的灵活性和成本效益。据统计，云存储市场预计将在未来几年内以每年23%的速度增长。

此外，人工智能和机器学习的集成正在改变文档管理系统的面貌。这些技术使系统能够提供更智能的搜索选项、自动分类文件以及预测用户需求，从而提高效率和用户满意度。

未来，随着更多开源平台的出现，企业将有更多机会利用这些免费工具来优化他们的文档管理过程，同时保持成本效率和灵活性。

总结

择合适的免费企业文档管理系统对于提高企业效率、降低成本、并保持团队协作具有重要意义。在今天的博客中，我们探讨了多种免费的文档管理工具，每个工具都有其独特的优点和功能，适用于不同规模和需求的企业。

尽管免费的文档管理系统提供了许多基本功能，如文件共享、版本控制和简单的协作工具，它们通常在存储容量、高级功能和客户支持方面存在一定的限制。因此，选择时不仅要考虑当前的业务需求，还要考虑未来可能的拓展需求。

常见问答（FAQS）：

1、免费企业文档管理系统的安全性如何？ 大多数免费系统提供基本的安全功能，如数据加密和权限管理，但用户应该选择那些由知名开发商提供的、具有良好安全记录的工具，同时还需要定期进行数据备份来确保额外的安全。

2、免费和付费文档管理系统的主要区别是什么？ 付费系统通常提供更全面的功能、更好的用户支持和更强的扩展性。免费系统虽然能满足基本需求，但可能在存储空间、用户数量、高级功能方面有所限制。

3、免费系统适用于哪些用户场景？ 对于大多数中小型企业和初创公司，免费文档管理系统已足够满足日常的管理需求。但对于需要高级功能和专业服务的大中型企业，可能需要考虑付费解决方案 。