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一、文字的处理
Word的基本功能是用来做文字处理的,文字处理的概念相对简单一些,只对文字本身的处理,如设置字体、字号、颜色、特殊效果等。文字组成段,文字组成段落后又有了段落设置,如首行缩进、段落间距、左右居中对齐方式等。
除了基本的文字处理,再加上版面设置、页边距、页眉页脚等等。就可以称得上是排版了。排版是一个高度组织化与结构化的工作,在排版的过程当中,使用自动化的功能,如样式,多级列表,题注等,可以让排版更加的快捷方便。
Word文档不易追求华丽,作为一个文档美观的标准,应该是文字比较容易阅读,段落层次比较清晰,图文布局比较合理。Word文档是不能用海报的标准去审美的,word排版应当是用最通用的格式和最高效的效率获得最舒适的阅读体验。
二、 Word排版典型要素
包含了构成页面的所有元素有哪些?页眉,页脚,页码,脚注引用、一级标题、表格及题注、二级标题、项目编号、页边距、图片及题注、项目符号、脚注等。他们属于显性的要素,除此之外还存在一些隐性的排版效果,如每章从奇数页开始等。
三、Word排版的两种模式
现实生活中,大部分人都是先输入文字,插入图表,一切都搞定之后,才考虑排版的问题。在排版之前,这个文档只能算作带有图表的txt文件,后期进行格式调整,反复使用格式刷,我们称这种排版模式为改造word文档。另一种排版模式为边录入边排版,也许你会觉得这样会造成对写作的分心,这种方式的前提是格式与内容分离,事先准备好格式。录入文字的时候就无需操心格式的问题,你只需要专心的去写作就可以了。事实上这两种模式都可以被用到,针对不同的情况采取不同的措施,甚至两种模式之间还有共通的地方。
1、改造word文档
事先没有为文本设置格式,或者设置了多余的格式。或者设置的格式不统一,以上情况都会成为word排版的障碍。所以改造word文档的第一步就是清除格式,具体可以参照以下几步。
清除全文格式,按快捷键ctrl加a选择全文,单击 开始 选项卡,清除格式 菜单。
清除全文空行,按快捷键ctrl加h打开 查找替换 对话框。查找内容中输入^p^p,替换内容中输入^p。单击 全部替换 按钮,重复单击几次 全部替换 按钮,直至全部替换。
清除无用空格,如首行缩进是空格打的。PDF复制过来有多余空格等,按快捷键。Ctrl+h打开查找替换对话框,查找内容中输入^w替换内容中不输入任何内容,单击全部替换按钮。(注意了,需要避免删除掉有效的空格。)
以上我们就可以得到一个没有多余格式的文档了,接下来的操作就是与边录入边排版共通的地方:先从头开始设置样式,然后分别套用样式为图片添加自动编号。也就是题注在文中引用图片编号,也就是交叉引用。最后进行页眉,页脚的处理。
2、边录入边排版
所谓边录入边排版,其实需要在录入文档前有一个整体的规划,并准备好接下来需要用到的段落样式。依旧是准备好格式之后录入内容就能做到边录入边排版了。
整体规划:排版之前就需要根据要求做好页面设置和样式格式设置。确定纸张大小,方向,页边距,页眉,页脚的距离等,确定好各级别内容的文本格式与段落格式。
内容录入:也就是录入文字,图片,表格,图标。内容。
高效排版:完成内容输入后,就可以根据格式要求快速套用格式。完成整个文档的编号,制作,目录生成等等操作
归档输出:对于只使用一次的文档,排版完成后归档即可,需要重复使用的文档可以在排版完成之后成为模板文件,供以后重复调用。