档案的逻辑 | 档案分类中的重要概念

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档案分类

档案分类是指根据档案学研究、档案实体管理、档案内容管理的需要，以档案的客观属性和特征为划分标准，根据一定的逻辑规则和方案，对档案及其内容信息进行辨识、区别和关联，使之形成有序体系的活动。
档案分类又可划分为档案概念分类（档案种类划分）、档案实体分类（档案整理、全宗内文件划分等）和档案内容分类（档案信息分类、档案信息检索分类）等等，在这里主要讨论的是档案实体分类。

立档单位构成的条件

1. 可独立行使职权，能以自己的名义对外发文
2. 设有会计单位或独立的核算单位，编造预算或财务计划
3. 设有人力资源部门，有一定的人事任免权

全宗的补充形式

• 联合全宗：如档案局和档案馆对外两块牌子，对内一套编制，文件常混在一起

  是指两个或两个以上立档单位形成的，互有联系而不易区分全宗的档案构成的全宗

• 全宗汇集：将数量极少的小全宗集中起来，给一个全宗号相当于一个全宗那样保管和统计

  若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗

• 档案汇集：一种应急措施

  将不知其所属全宗的残缺不全的文件，按照一定的特点集中起来的混合体

联合全宗与全宗汇集的区别：

1. 全宗汇集中单个全宗数量少且能够分开，而联合全宗的档案之间联系密切
2. 联合全宗具有长久性，而全宗汇集具有不稳定性

全宗区分

见博文全宗区分和示例
补充：

1. 临时性机构形成的档案一般不设立新全宗。
2. 哪些变化是根本性的？哪些变化是非根本性的？根本性的变化要形成新全宗，反之，则不形成新全宗。

档案实体分类的要求、标准和方法

要求：

1. 客观性
2. 逻辑性
3. 实用性

标准：

1. 客观性
2. 长期稳定性
3. 可辨性和易操作性
4. 实用性

方法：

1. 年度分类法
2. 组织机构分类法
3. 问题分类法

联合分类法：

1. 年度–组织机构分类法：组织机构经常变化但不复杂；目前正在行使职权的机关单位较多采用
2. 组织机构–年度分类法：适宜历史档案和撤销机关的档案
3. 年度–问题分类法：内部机构变动非常频繁；基层单位或省人民政府往往采用
4. 问题–年度分类法：适宜历史档案和撤销机关的档案

名人全宗档案的分类

1. 生平传记
2. 创作材料
3. 公务活动材料
4. 个人书信
5. 经济材料
6. 亲属材料
7. 评价材料
8. 声像材料
9. 其他材料