能协作文档的企业网盘

在企业文件管理方面，你们是怎么做的呢？全靠邮件转发？放在公司内网服务器上？U盘拷来拷去？Zoho最新出的轻量型企业网盘，在线文件存储、共享、管理、协同编辑……

界面友好，几乎不需要帮助文档，就可以自己操作。视频等各种类型的文件都可以直接打开查看。共享、下载等基本操作也很简单。另外一点比较好的是，如果你不是从本地上传文件进来，而是直接在WorkDrive里新建word、ppt、excel等文件的话，你编辑完文档会发现它是“草稿”状态，看图里那个ppt就是。因为这个团队文件夹是已经有其它成员了，他们默认会看到这里的所有文件。所以新建的文件，只有当你觉得编辑好了，可以给团队看了，你点击更多操作里的“标记为完成”后，团队成员才会看到它。这设计是不是很贴心？

团队文件夹和私人文件夹
团队文件夹，可以按部门、项目，或其他主题来建。往里面添加用户后，他们就会默认可以访问此文件夹里的所有文件。每个团队文件夹都可以单独添加用户和设置用户不同权限的。

而“我的文件夹”，当然就是你私人的文件夹了，它和团队文件夹的区别在于，你不能对“我的文件夹”添加其他用户，但你可以把其中的子文件夹或者文件共享给他人。这种公私分开的设计是不是很好？而且“我的文件夹”里的文件，超级管理员是看不到的，保证了员工的隐私。但团队文件夹里的文件，超级管理员是能看到的，即使只有你一个成员。如果一个员工离职了，那么超级管理员是有权把他账号下的团队文件夹里的文件的所有权转移给其他员工的。是不是很方便？

文件的多人异地协同编辑
如果一个文档需要好几个人一起提意见修改，那么WorkDrive就真的很厉害了。看图，这两个员工在一边商量一边修改，每个人所做的修改会用不同的颜色标出来，这种特别适合多人改稿的场景，只需各人打开WorkDrive，一起改就行了。

安全共享文件给外部用户
共享文件给别人的时候，对方不一定要有Zoho帐号。比如“公司下一年发展规划”要发给投资人看，就可以对这个文件生成多个URL链接，分别发给不同的人看，还可以对共享文件设置到期日、禁止下载、强制对方填写其个人信息才能查看等等。

同一个文件为什么要生成多个URL链接呢？主要是为了统计用。只生成一个链接，统计的是这个文件总的被查看/下载的次数。而多个链接，就可以分别统计每个链接的文件被查看/下载的次数。有时这对于市场部的意义还是很大的，你可以看到各个渠道的质量如何。下图就是同一个培训视频，发给不同渠道后的播放统计。

权限设置
WorkDrive里，每个机构都有一个超级管理员，他可以添加其他管理员和普通用户，给予不同的权限。每个团队文件夹的访问权限都可以单独设置。比如你在“市场部”团队文件夹里是普通用户，但可能在“产品部”团队文件夹里是管理员。机构超管可以看到机构内所有成员的操作记录。

离线访问及手机app
WorkDrive提供免费的桌面端应用，可以把团队文件同步到自己的电脑硬盘里，离线编辑文件。有网后，你编辑的内容会自动从电脑硬盘同步到云端WorkDrive帐号下。手机app也是免费的，方便出差的人随时随地查看/编辑/共享文件。