1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下,档案入馆后先需进行分类、排序 ,并去装钉,然
后由人工撰写档案盒的相关信息,最后手工抄写档案目录,并将 目
录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和
时间,使得整个流程既繁琐又低效。
1.2 档案存放次序较易被打乱,档案查阅耗时长
虽然档案一般都分类存放,但是在档案存取过程中,由于人工
操作的随意性和一些不可避免的错误,一旦档案存取时没有按规定存
放在指定的位置,需要将所有的档案筛选一遍,造成查找困难。
1.3 档案的盘点操作不科学,由于档案数量众多,且档案材料都
封装在档案盒内,每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同,如
果要拆开每个档案盒进行盘点,那将是一项十分庞大的工程。
1.4 对失效档案的管理滞后
由于传统管理模式下档案盘点工作的困难,管理人员对档案的储存时
间信息掌握很不准切,使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大
量冗余档案,给档案管理工作带来额外负荷和成本。