“透视”作为一个动词,意思是旋转。如果将数据看成是一个物体,数据透视表允许旋转数据汇总,从不同角度或观点来看它。数据透视表能够轻松地移动字段,交换字段位置,设置创建项目的特定组。
如果给出一个陌生的物体让你鉴定,你可能会从不同的角度观察它来得出答案。处理数据透视表与研究一个陌生的物体类似。此时,物体就是你自己的数据。数据透视表需要多次试验,所以要旋转并控制数据透视表直到你满意为止。最后得到的结果会让你感到惊讶。
数据透视表是一种让用户可以根据不同的分类、不同的汇总方式、快速查看各种形式的数据汇总报表。简单来说,就是快速分类汇总数据,在处理数据方面很强大!
1、数据透视表介绍
1-1、什么是数据透视表
数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用 数据透视表可以深入分析数值数据,并且可以回答一些预料不到的数据问题。 数据透视表是专门针对以下用途设计:
1) 以多种用户友好方式查询大量数据。
2) 对数值数据进行分类汇总和聚合,按分类和子分类对数据进行汇总,创建自定义计算和公式。
3) 展开或折叠要关注结果的数据级别,查看感兴趣区域汇总数据的明细。
4) 将行移动到列或将列移动到行(或“透视”),以查看源数据的不同汇总。
5) 对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式,使您能够关注所需的信息。
6) 提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。
1-2、制作数据透视表的注意事项:
以工作表数据制作 数据透视表,这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单,就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称(标题),以后各行为数据(记录),并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表的数据库。
第一,数据区域的顶端行为字段名称(标题)。
第二,避免在数据清单中存在有空行和空列。这里需指明以下,所谓空行,是指在某行的各列中没有任何数据,如果某行的某些列没有数据,但其他列有数据,那么该行就不是空行。同样,空列也是如此。
第三,各列只包含一种类型数据。
第四,避免在数据清单中出现合并单元格。
第五,避免在单元格的开始和末尾输入空格。
第六,尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单,每张工作表最好仅使用一个数据清单。
第七,工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行,以便于检测和选定数据清单。
在制作 数据透视表之前,应该按照以上7点来检查数据区域,如果不满足上面的要求,需要先进行整理工作表数据从而使之规范。(不规范的实例就不提供表格了,至于怎么处理,想必大家应该比我更熟悉,呵呵)
2、创建透视表
单击数据源中的任意一个单元格(好处:在默认情况下,这样可以确保 数据透视表能够捕获数据源的范围),插入――表格―― 数据透视表,选择透视表的位置,一般默认放在新工作表就可以。
1-1、什么是数据透视表
数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用 数据透视表可以深入分析数值数据,并且可以回答一些预料不到的数据问题。 数据透视表是专门针对以下用途设计:
1) 以多种用户友好方式查询大量数据。
2) 对数值数据进行分类汇总和聚合,按分类和子分类对数据进行汇总,创建自定义计算和公式。
3) 展开或折叠要关注结果的数据级别,查看感兴趣区域汇总数据的明细。
4) 将行移动到列或将列移动到行(或“透视”),以查看源数据的不同汇总。
5) 对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式,使您能够关注所需的信息。
6) 提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。
1-2、制作数据透视表的注意事项:
以工作表数据制作 数据透视表,这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单,就是在工作表数据区域的顶端行为字段名称(标题),以后各行为数据(记录),并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表的数据库。
第一,数据区域的顶端行为字段名称(标题)。
第二,避免在数据清单中存在有空行和空列。这里需指明以下,所谓空行,是指在某行的各列中没有任何数据,如果某行的某些列没有数据,但其他列有数据,那么该行就不是空行。同样,空列也是如此。
第三,各列只包含一种类型数据。
第四,避免在数据清单中出现合并单元格。
第五,避免在单元格的开始和末尾输入空格。
第六,尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单,每张工作表最好仅使用一个数据清单。
第七,工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行,以便于检测和选定数据清单。
在制作 数据透视表之前,应该按照以上7点来检查数据区域,如果不满足上面的要求,需要先进行整理工作表数据从而使之规范。(不规范的实例就不提供表格了,至于怎么处理,想必大家应该比我更熟悉,呵呵)
2、创建透视表
单击数据源中的任意一个单元格(好处:在默认情况下,这样可以确保 数据透视表能够捕获数据源的范围),插入――表格―― 数据透视表,选择透视表的位置,一般默认放在新工作表就可以。
3、移动和删除数据透视表
3-1、移动数据透视表
在需要移动的 数据透视表的任意位置单击,菜单栏将显示“ 数据透视表工具”,自动添加“选项”和“设计”选项卡。在“选项”选项卡上的“操作”组中,“选择移动 数据透视表”。
3-2、删除数据透视表
在需要删除的 数据透视表的任意位置单击,在“选项”选项卡上的“操作”组中,单击“选择”下方的箭头,然后单击“整个 数据透视表”,按Delete键删除。
3-1、移动数据透视表
在需要移动的 数据透视表的任意位置单击,菜单栏将显示“ 数据透视表工具”,自动添加“选项”和“设计”选项卡。在“选项”选项卡上的“操作”组中,“选择移动 数据透视表”。
3-2、删除数据透视表
在需要删除的 数据透视表的任意位置单击,在“选项”选项卡上的“操作”组中,单击“选择”下方的箭头,然后单击“整个 数据透视表”,按Delete键删除。
4、添加字段到报表中
数据透视表字段列表中的四个区域分别是:
1) 报表筛选――添加字段到报表筛选区可以使该字段包含在 数据透视表的筛选区域中,以便对其独特的数据项进行筛选。
2) 列标签――添加一个字段到列标签区域可以在 数据透视表顶部显示来自该字段的独特的值。
3) 行标签――添加一个字段到行标签区域可以沿 数据透视表左边的整个区域显示来自该字段的独特的值。
4) 数值―――添加一个字段“数值”区域,可以使该字段包含在 数据透视表的值区域中,并使用该字段中的值进行指定的计算。
下面是为 数据透视表添加字段到报表中的动画演示:
数据透视表字段列表中的四个区域分别是:
1) 报表筛选――添加字段到报表筛选区可以使该字段包含在 数据透视表的筛选区域中,以便对其独特的数据项进行筛选。
2) 列标签――添加一个字段到列标签区域可以在 数据透视表顶部显示来自该字段的独特的值。
3) 行标签――添加一个字段到行标签区域可以沿 数据透视表左边的整个区域显示来自该字段的独特的值。
4) 数值―――添加一个字段“数值”区域,可以使该字段包含在 数据透视表的值区域中,并使用该字段中的值进行指定的计算。
下面是为 数据透视表添加字段到报表中的动画演示:
5、更改字段名称
最终的 数据透视表中的每个字段都有一个名称,列和筛选区域中的字段从源数据的标题继承其名称,数据部分中的字段会被赋予“求和项:××”这样的名称。比如,实际操作中,我们可能会用“总计”来代替默认名称,直接点击字段输入一个新名称即可,如果输入的是 数据透视表中已有的名称,那么命名会失败,可以在命名字段的开头处增加一个空格。增加一个空格,这种变化只是一种修饰,用户是不会注意到该名称前面的空格,只是Excel认为没有空格的和有空格是不同的。
最终的 数据透视表中的每个字段都有一个名称,列和筛选区域中的字段从源数据的标题继承其名称,数据部分中的字段会被赋予“求和项:××”这样的名称。比如,实际操作中,我们可能会用“总计”来代替默认名称,直接点击字段输入一个新名称即可,如果输入的是 数据透视表中已有的名称,那么命名会失败,可以在命名字段的开头处增加一个空格。增加一个空格,这种变化只是一种修饰,用户是不会注意到该名称前面的空格,只是Excel认为没有空格的和有空格是不同的。