文件外发管控应如何做？这6种文件外发技巧，Get到了吗？

文件外发管控是确保企业信息安全的重要环节，以下是六种文件外发管控技巧。

一、建立完善的审批流程

必要性：任何文件的对外发送，都必须经过指定人员的审核和批准。这不仅可以确保文件内容的合规性，还能追踪文件的流向，一旦出现问题，能够迅速定位责任人。

实施方法：企业可以设定明确的审批流程和责任人，员工在发送文件前需提交申请，经过审批后方可进行外发。

二、采用加密技术

必要性：加密是保护文件安全的有效手段，可以防止文件在传输过程中被截获或泄露。

实施方法：使用安企神这类加密软件对文件进行加密处理，只有持有正确密钥的人才能解密查看。企业可以选择全盘加密、部分加密或文档级加密等不同的加密方式，以满足不同场景下的安全需求。

三、设置访问权限和有效期

必要性：为接收方设置明确的访问权限和有效期，可以限制接收方对文件的打开次数，强制规定最长访问天数限制，并避免文件被长期保存或传播。

实施方法：通过权限控制，可以限制接收方对文件的操作，如只读、编辑、打印等。同时，设置文件的有效期，确保文件在一段时间后自动失效或被删除。

四、嵌入水印

必要性：水印可以用于追踪文件的泄露源头，并起到一定的威慑作用，降低文件被恶意传播的风险。

实施方法：在外发文件中嵌入企业的logo、名称、联系方式等水印信息，也可以是接收方的身份信息。一旦文件被泄露，企业可以通过水印快速追踪到泄露源头。

五、限制外发渠道和对象

必要性：通过限制外发渠道和对象，可以有效防止文件被误发或非法获取。

实施方法：企业可以禁止浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱等渠道的外发，同时设定特定的外发对象，只有经过授权的人员或部门才能进行文件外发操作。

六、加强员工培训和意识教育

必要性：员工是企业信息安全的第一道防线，他们的行为直接关系到企业的信息安全状况。

实施方法：企业应定期举办信息安全培训活动，提高员工对信息安全的认识和重视程度。同时，通过制定信息安全规章制度和奖惩机制，引导员工养成良好的信息安全习惯和行为规范。

综上所述，文件外发管控需要从多个方面入手，包括建立完善的审批流程、采用加密技术、设置访问权限和有效期、嵌入水印、限制外发渠道和对象以及加强员工培训和意识教育等。

通过这些措施的综合应用，企业可以大大降低文件泄露的风险，保护企业的核心竞争力和商业机密。