批量生成带照片的员工档案表并保存为单个文档，竟如此简单！

如果你是一名人力资源从业者，日常工作中可能需要经常制作一些培训的桌签、培训证书甚至是各种员工档案等。以员工档案表为例，如果手工一份一份的制作，还要一张张的插入员工的照片，可以想象到工作量是非常巨大的，既繁琐而且还很容易出错。其实，这种结构相同的批量文档的制作，可以利用到Word中强大的邮件合并功能轻松搞定。

要实现邮件合并主要包含四个步骤：

步骤1 创建主文档：此文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形

步骤2 获取数据源：指明合并的数据信息所在位置

步骤3 插入合并域：确定使用的数据信息的具体位置和内容

步骤4 完成并合并：输出合并结果

现在我们分步骤来详细介绍具体的操作流程。

步骤1：创建主文档

开始邮件合并之前，我们先来准备主文档。在这个案例中，我们要通过邮件合并自动且批量的生成带照片的员工档案表。在下图所示的表格中，固定不变的文字我们直接输入，动态可变的文字空出来。

接着在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，选择“开始邮件合并”-“信函”。

步骤2：获取数据源

在Excel中建立好每个员工的档案信息的数据表格，邮件合并要求数据源的第一行必须是字段名称。也就是如现在我们看到的表格一样，第一行是单一层级的标题行，不能有合并单元格，多层级表头。

由于这个员工档案表带照片的，所以我们还必须在表格中包括一列照片列，照片的路径之间用两个//间隔。

接着在Word中单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定数据源表所在的位置。

如果要对数据源进行排序或筛选，单击“编辑收件人列表”，可以对数据源进行排序或筛选。

步骤3：插入合并域

将鼠标置于空白单元格中，选择邮件合并工具栏上“插入合并域”，在列出的下拉菜单中，选择插入的项目。

这种方法适合于合并域字段比较少的情况，如果要插入的合并域字段特别多，曾经有学员告诉我他的邮件合并中要插入的合并域字段数量多达200个，如果点一个空白单元格，点一次插入合并域，选择合并域字段，200多个合并域字段，估计要点到手抽筋了。

针对这个问题，利用《Word邮件合并全攻略》课程中赠送的Enjoyoffice Tools（ET）插件，就可以轻松搞定表格类型的合并域字段的快速插入。

点击“ET插件”-“表格插入合并域”，无论有多少个合并域字段需要插入，都只需一键就可以轻松搞定！

而对于照片域字段的插入，传统的做法，需要添加复杂的域代码来完成照片的引用，域代码很难记住，而且还会经常出现问题，明明照着网上教程中的方法来写的域代码，可照片就是出不来。现在只需要点击“ET插件”-“域开关”-“插入照片域代码”，就可以轻松插入照片，而且照片绝对不会出现显示不出来的问题。

步骤4：完成并合并

如果合并成Word文档，可以选择工具栏上“完成并合并”-“编辑单个文档”生成到空白Word文档。

如果直接打印，可以选择工具栏上“完成并合并”-“打印文档”。

如需发送email，则选择“完成并合并”-“发送电子邮件”，在弹出如图所示的对话框中，选择“收件人”所在的列，填写“主题行”的内容，点击确定即可自动打开outlook或者outlook express发送邮件。

以下是完成合并的结果，自动根据Excel的数据变更档案中的数据，照片也会自动匹配。

“编辑单个文档”功能，会将每个人的档案生成到同一个Word文档中。如果需要每个人一个Word文档，就只能自己手工一个一个的将生成的结果复制粘贴到新文档中。而利用到“ET插件”-"合并到不同新文档”功能，就可以将每个人的档案，保存到独立的Word文档中。

这是保存的结果，每个人一份Word文档。

是不是非常简单！最后我们来总结一下：

批量生成带照片的员工档案表并保存为单个文档

邮件合并4步骤：创建主文档、获取数据源、插入合并域、完成合并

ET插件相关功能：表格插入合并域、插入照片域代码、合并到不同新文档

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