ビジネス用メールの書き方(簡略式)

ビジネス用メールについて

ビジネス用メールの書き方(簡略式)

―＞　○○社　○○部長様
例えば：ソニー（中国）投資有限公司高橋部長様

―＞　○○社の○○です。いつもお世話になっております。
例えば：ソリトンの沈です。いつもお世話になっております。

―＞　季節の問候
例えば：明けまして、おめでとうございます。（新年の問候）
        大変ご無沙汰しております。（長い間未見の問候）

○○の件ですが、。。。。。。。
例えば：ＰＣの納期の件ですが、。。。。。。。
        掲題の件ですが、。。。。。。。

―＞以上となりますので，宜しくお願い致します。

―＞署名

ビジネス用メールの注意事項

E-mailは、いまやビジネス交流の手段のもっともメジャーなものとなってきています。しかし、ネットワークを通す以上、ネットのマナー（エーチケット）は守るべきです。ここではネチケットのE-mailに関するマナーについて説明します。

メジャー【major】［名・形動］

１ 規模の大きなこと。主要な位置を占めること。また、そのさまや、そのもの。「―な（の）歌手」「日本では―でないスポーツ」⇔マイナー。

２ 音楽で、長調。長音階。⇔マイナー。

３大学の専攻科目。主専攻科目。→ダブルメジャー

４（Majors）国際石油資本。世界的規模で支配力をもつ米国系・英国系などの巨大石油企業。
マイナー【minor】［名・形動］
 
１ 小さいこと。少ないこと。あまり重要でないこと。また、そのさま。「―な映画」⇔メジャー。

２ 音楽で、短調。短音階。⇔メジャー。

３ 大学の副専攻科目。→メジャーマイナー

 

ネチケット【netiquette】
《network＋etiquetteから》ネットワーク上で情報や意見を交換したりする際のマナー。ネットワーク上でのエチケットという意味。

　メールを書く前に...

● メールソフトの設定の確認

メールソフトはいろいろなものがありますが、ソフトによってはHTML形式などがあったり、漢字を正しく表示できなかったりするものもあります。メールソフトを使用するにあたって適切な設定をしてから、メールをおくりましょう。
  
● 謝意を表す
平素は（日頃は・ 毎々＜まいまい＞・いつも・ 常々＜つねづね＞）格別の（一方ならぬ）ご高配（ご厚情・ご配慮・ご愛顧・ご支援・ご指導・お引き立て）を賜り（にあずかり・下さり・ いただき）厚く御礼申し上げます（心よりお礼申し上げます・深謝申し上げます・感謝いたしております）。  
● 末文
通知： まずは、ご通知申し上げます。
取り急ぎ、お知らせ申し上げます。 とりあえず、ご一報まで。  
案内：  ご案内かたがた（顺便）お願い申し上げます。  
お断り： 栅瞬心瞍胜橘F意に添い(そい)かねますので、
あしからずご了承くださいますよう、お願い申し上げます。  
あしから‐ず【▽悪しからず】
 请不要见怪
［連語］相手の希望や意向に添えない場合などに用いる語。悪く思わないで。気を悪くしないで。「どうか―御了承ください」（无论如何请您见谅）

返事： 折り返しご一報賜りたくお願い申し上げます。 (请务必回信)
恐れ入りますが、至急ご返事下さいますようお願いいたします。  

　基本的なメールの書き方

● Subject(件名)の付け方

件名はメールソフトによっては、全角文字（漢字・ひらがななど）使えないものもあります。
そういった相手のことを考えると、半角英数字のほうがよいと思われます。
また、件名をつけないと用件が重要でないと認識して、メールを読んでくれない場合もあるので必ず件名は入れるべきです。件名はメールの内容を1～2(から)語程度で要約したものを付けるように心掛けましょう。 
  
● 本文の書き方

1行（ぎょう）が長すぎると、相手も読みにくいのでせいぜい1行は全角30文字程度で改行をします。メールソフトによっては、80字を超えたときに行を折り返さないものもありますので、そういう意味でも1行の文字数は見やすい程度に区切りましょう（くぎる）。
見やすいように5～6行を目安（めやす）に段落としてまとめ、段落間は1行空けると相手が読みやすいものとなります。電子メールでは、段落の字下げは必要ありません。

・「半角カナ」は絶対に使わないでください。

インターネットでの「半角カナ」の使用は禁じられています。「半角カナ」は文字コード上、化けます（ばける）(变化)。カタカナを使うときは「全角」のカナを使うようにしましょう。 また、句読点（くとうてん）やカッコ（）も同様です。

・添付(てんぷ)ファイルについて

文書や表計算ソフトの出力ファイルや画像(*.doc,*.xls)などをそのままメールに添付するのはあまり望ましくありません。文書はそれが作られたソフトに依存する場合があります。メールの受信者がそのソフトを持っていると確信があっても、マクロウィルスが文書中に含まれている危険もあり、受信者をウイルス感染させてしまう危険性もあります。

 
マクロ‐ウイルス【macro virus】

ワープロソフトや表計算ソフトなどで使われるマクロファイルを介して感染するタイプのコンピューターウイルス。マクロ感染型ウイルス。

 

添付ファイルは、できるだけ誰でも読めるような形式（*.txtや*.csv)で送るほうがいいでしょう。また、ファイルを添付するときは容量100Kバイト程度にしましょう。

・引用文

必要な部分だけを抜き出して引用しましょう。議論と関係ない部分や全文を引用すると、受信者に不快感を与えたり論点が見え辛かったりします。その議論に関係する部分だけを引用するようにしましょう。引用するときは段落単位、必要であれば内容や言葉遣いの改変にならないかぎり、行の一部を取りだしたり改行位置を変えるなどの編集をしても構いません。

・チェーンメールを出さない。

チェーンメール(chain mail)とは、転送を要請するのメールのことです。
（次から次へと多数の人々に転送することを促す（そくす）内容を持つ電子メールのこと。连环邮件）
幸福のメール回覧メールなど種類は豊富です。しかし、チェーンメールはネットワークに多大な負荷を掛けるだけでなく、著（いちじる）しく機能を麻痺（まひ）させてしまいます。また重要な情報などもチェーンメールにするのは望ましくないでしょう。情報の信頼性がなくなります。
 
　最後に

● 自分の身は自分で守らなければならないと考えてください。（原則ある）

インターネットとはいろいろな人がアクセスできるものであるから、悪意のある人も当然います。
ある場合には、コンピュータウィルスなどが転送されてくることがあります。
”FW:FW:･･･”など何回も転送したあとがあり、第一発信者が自分がまったく
知らない相手だったり、情報源を明示してなかったりした場合はメールは開かないほうが利口（りこう）かもしれません。また、そういうメールは絶対に転送してはいけません。    

● 最後に

一度送ったメールを取り消すことはできないので、メールの内容は確認することをお勧めします。 不適切な内容だったり、相手にわからないような表現をしている場合もあるので相手の立場にたって読み直したほうがいいでしょう。

● 例子
これを当社または当社がビジネスパートナー契約にもとづいてSEOサービス利用契約の媒介を委託している当社の代理店に提出してください。
● 请把这个基于本公司或者本公司商业伙伴的合同SEO服务利用合同媒介向委托本公司的代理店提出
● リリー様
● 毎々、お世話になっております。
● 現在、発注出来そうな商品を別途添付致しましたが
● 使用生地などでお客様から要望が入りました。
● ファミリーや若い女性層などを狙った商品ですので、
● 従来の生地カラーではないほうが良いのです。
● 来週早々、再商談を行いますので、弊社要望商品が
● 可能かどうか、価格も含めてご検討の上、ご返答願います。
● ここまできたら、何としても、受注を取りたいので、今回の
● お取引が初めてとなりますが、力を貸してください。
● ご無理申しますが、よろしく御願い致します。
● ここで受注が取れれば、毎ｼｰｽﾞﾝの発注が見込めます。
● 丽丽先生/小姐
● 承蒙关照。
● 现在发的订单的商品我们通过其他方式发给贵司，关于布匹的颜色也有客户要求。因为是以家庭和妇女为目标客户。
● 我方认为应该改变以往的布匹颜色。
● 我司希望下周还要再进行一次商谈。关于我司的要求，能否满足，包含价格一起讨论的基础上，希望贵司给个答复
● 已经努力到现在怎么也想（在日本）拿到订单。。初次合作，还希望贵司能鼎力相助。
● 虽然很勉强，还是请多关照
● 如果这次合作顺利，我们每个季度都会给贵司订单的。
● 
● 田中社长、因为1月初就要来我公司验车、又因为受到金融危机的影响、所以经过领导们商讨、希望您能把12月22日的来访日程延期到1月初的验车时间、请谅解我方的现有情况。
● 一月の初めに我が社での車検の件について、金融危機の影響を及ぼすために、我が社検討したうえで、１２月２２日の予定来訪日を一月初めに延期していただくようにお願いいたします。
● 株式会社　＊＊＊＊
● 取締役社長　田中様
● 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
● さて、先日お約束の１２月２２日に来社車検の件につきまして、昨年より米国発の金融危機が全世界に波及し、当社にも深刻な影響を及ぼされる実態になってまいりました。勝手なことですが、来社日は一月初旬に変更いただけませんでしょうか
 一度決まった日程を変更するのは誠に見苦しい事であり、貴社にご迷惑がかかる事も承知しておりますが、事情ご賢察の上、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
● 略式ながら書中にてお願い申し上げます
● 
● 报关：通関申告
● 清关：クリアランス

ご返答遅れまして、申し訳ございません。
商談の結果、何点か候補に上がりましたが、価格、生地柄など
若干（じゃっかん}見直さなければならないことになりました。
価格がもっとも厳しいかと思いますが、一人用テントの例がありますので、
素材を変更するなりして調整をして戴く可能性があります。
現在、資料をまとめてますので、もう少しお待ち下さい。
よろしく御願い致します。
回复晚了,不好意思。;
会谈后补充了几点内容，另外，对价格，布料的花样等也做了若干调整。
虽然我认为价格本来就是比较低廉的，但是，就拿单人用帐篷来说，通过变更材料还是有价格调整的可能性的吧。& X*
现在资料在整理过程中，请梢等片刻。
多多关照。
別途添付資料に、弊社希望価格が記載されておりますので、
確認の上、御検討願います。
附件是我公司希望的价格，请贵公司确认。
初めに御社から戴いた、お見積価格と大分差があるので、希望価格を
提示するのが非常に心苦しいのですが、現在、日本国内にてお客様が
希望する価格をそのまま記載させて戴きました。
我司提出的希望价格和当初贵公司报价存在着很大的差异，虽然提出这样的价格在心里上有些过意不去，但是这也是日本国内客人所希望的价格。% J1
もちろん、出来る出来ない（当然ですね）があると思いますが、前回の
一人用テントと同じように、仕様、材質など変更できるものは変更戴いて
まずは再度、御見積を御願い致します。
その際、数量が多くなれば価格が嵌るものに関しましては、その最低発注)
数量もお知らせ下さい。
虽然一定会出现“能做”或“不能做”的结果，但是我司希望能够像上次做单人用帐篷那样，在规格、材料上进行一些变动后，重新进行报价。
另外，因为订单量大的话会对价格方面产生一定的影响，所以请告诉我司最低订单量。
明日、商談がありますので、その結果、価格次第で発注出来る商材が"
ほぼ決定するかと思われます。
その後、御社の御見積を待って、御社に発注出来る商品が決定する
予定です。
勝手申しますが、再見積は11月28日までに戴ければと考えております。
上記の件、よろしく御願い致します。
另外，明天会有一个商务谈判，我想根据结果、价格应该可以将商品材料大致上决定下来。然后根据贵公司提供的报价单，决定下来向贵公司订购的商品。
烦请将新的报价单请于11月28日前提交到我司。
如果價格合適的話，我們將考慮訂購所有商品。
麻煩您把所有商品的仕樣、素材、價格資料再次修改一下。
但是，報價單要11月24日內，回覆給我，即使是單單的附件也可以。
如果能把之前提供的產品的價格一起修改并一起報價的話，那就更好了
因為在11月26日有一個大型的商談會，如果貴司的報價能及時發到的話，
我們就會考慮接下來的樣品依賴-----下訂單。
可能有點獨斷了，實在抱歉，還麻煩貴司給予支持、協助。
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