关于数字档案馆建设实践与思考

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出“加速数字档案馆（室）建设”和“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”，这是我国档案事业“十四五”期间发展的重要规划，是进一步推动我国档案工作数字化转型发展，推动档案治理走向现代化的重要步骤。2021年12月1日，全国数字档案馆建设推进会以电视电话会议形式召开。会议明确部署“十四五”时期全国数字档案馆建设4项重点任务，一是各级档案主管部门要切实担负起推动地区数字档案馆建设的主体责任，全面提升档案信息化水平；二是各级档案馆要加速推进数字档案馆建设，进一步推动档案管理现代化；三是多措并举，大力推进中西部地区数字档案馆建设；四是提高档案信息安全防护水平，努力实现数字档案馆的可管可控。[1]

01.数字档案馆简介

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

根据《数字档案馆建设指南》，数字档案馆总体建设内容包括：

（1）集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施；

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统；

（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群；

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性；

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求；

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

为加强数字档案馆的科学建设、安全运维和绩效管理，推动全国档案事业可持续发展，国家档案局成立数字档案馆系统测试工作领导小组，并组建测试专家队伍，负责数字档案馆系统测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》，测试采用百分制。测试结果达到80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”。[2]截止2021年12月31日，已建成86家国家级数字档案馆，60家全国示范数字档案馆（室）。浙江省档案馆作为首家通过全国示范数字档案馆测试的省级综合档案馆，具有代表性与示范性，为此，小编为大家总结浙江省数字档案馆建设的先进经验。

02.浙江省档案馆创建全国示范数字档案馆实践

浙江省档案馆以局域网数字档案管理系统和电子档案长久保存系统，政务网电子文件归档接收系统和档案利用馆际共享服务系统，“浙江档案网”门户网站、浙江档案服务网和“浙里办”APP等系统平台为依托，构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系，实现了“一网查档、百馆联动”的目标，走出了一条推进数字档案社会化服务的创新之路，并为全国数字档案馆的建设提供了宝贵的参考方向。

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融入数字政府建设总体方案

图源：浙江省档案馆官网

数字档案馆自觉融入“最多跑一次”改革以及数字政府的建设，前端通过电子档案交换系统，数字档案馆实现与浙江政务服务网与住建厅、民政厅、人社厅、交通厅、司法厅、自然资源厅等12个自建业务系统以及11个设区市互联互通，后端通过政务云，联通省大数据中心，向省大数据中心归集开放档案数据53万多条。查档服务平台接入浙江政务服务网和“浙里办”App，浙江档案网迁入省政府集约化网站；数字档案馆的建设也被纳入浙江省大数据发展计划和政府数字化转型的总体方案之中，《浙江省公共数据和电子政务管理办法》明确规定由各级档案行政管理部门“负责本行政区域内公共数据和电子文件归档统一平台建设”。

2

存量数字化和增量电子化并重发展

浙江省档案馆在创建全国示范数字档案馆过程中，贯彻落实存量数字化发展战略，馆内纸质档案数字化复制件555万件、6700多万页，数字化率达到 70.71%，同时在开展数字化加工项目时，严格控制数字化资源质量，同步实施数据第三方质检项目，通过“100%自检+100%质检+10%抽检”的质量验收流程，提高数字化成果质量。

针对增量电子化，首先，建立电子档案全生命周期管理的制度保障体系，《政务办事“最多跑一次”工作规范》《浙江政务服务网电子文件归档功能需求和技术规范（试行）》、《浙江政务服务网行政审批类电子文件归档元数据方案》《浙江省档案馆政务服务电子档案接收办法》等标准规范应用而生；同时，开发部署政务服务网电子文件归档模块、电子档案归档接收系统、电子档案长久保存系统以及电子档案利用系统，建设满足电子档案“收、管、存、用”全流程管理的数字档案馆系统，持续推进电子文件归档和电子档案接收工作。

电子档案在线移交接收流程示意图

（图源：网络）

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建立档案信息安全体系

数字档案馆按照国家档案局《数字档案馆建设指南》和公安部《信息系统安全等级保护基本要求》第三级要求建设档案信息安全体系。同时制定备份策略，实施实时备份，通过采用可信时间戳、数据保全等技术优化数据监测、监管和保真功能，做到实时检测、实时预警、实时保全。

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以共享利用为导向的利用体系

2017年11月，浙江省档案馆建成使用统一、一站式的档案信息资源共享和服务平台（浙江档案服务网），实现“一网查档、百馆联动”，利用者“最多跑一次”或“零上门”。2018年12月，推出移动端查档服务，利用者可实现“掌上查档”和“浙里办”App手机查档，极大方便了利用档案的手续和程序。同时，倡议并参与长三角区域民生档案“跨馆查档、便民服务”，接入长三角“一网通办”平台。自2018年3月以来，浙江档案服务网已受理来自沪苏皖地区用户查档800余例。[3][4]

03.数字档案馆建设的思考

1

提供智能化的服务方式

从数字档案馆智慧服务发展所依托的技术看，目前档案信息服务实践主要还是基于资源、手段和过程等数字化、信息化技术，实现局域网或互联网上的档案信息查询、检索和利用。[5]而如今，随着大数据技术、云计算、人工智能技术的飞速发展，智能感知、自然语言处理、智能检索、专家系统等新兴技术将能主动发现用户需求[6]，并通过信息开发、信息推送和动态交互等方式实现全过程、全方位的智能服务，从而为利用者提供精准的及时性、知识性、智能性的个性化服务，提升用户使用体验。

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推动区块链技术的使用

区块链本质上是一种去中心化或者多中心化的分布式数据库，它集成了非对称加密技术、共识算法和智能合约等技术，确保账本数据不可篡改。而由于区块链技术自身的优势，其在助力创建档案可信环境、推动档案数据共享共建、提供安全高效的档案利用服务、实现档案可靠监管等方面发挥着巨大的价值和作用。[7]鉴于此，未来可在达成区块链技术应用共识的基础上，将区块链技术纳入数字档案馆以及档案信息化建设的发展规划之中，通过结合档案实践需求，实现区块链技术在保证数字档案资源真实、完整，赋能数据资源开放共享方面的积极作用。

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规范推进跨区域数字档案馆的合作

由于数字档案馆具有互联互通、共建共享的特点，可以进一步推进跨层级、跨区域数字档案馆之间的合作机制，通过馆际资源整合、优势互补，盘活区域数字档案资源的利用，进一步扩大“异地查档”范围，更好地惠及民生。为此，可通过构建信息共享平台，统一数据资源规范，建立远程查询、跨馆出证协议，组织特色数字资源，建立资源共建共享机制，组织座谈研讨、技术交流、策划网上展览，构建虚拟档案文化社区，促进数字档案馆的协调发展，提高服务效能。[8]

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创新数字档案馆安全管理能力的构建

数字档案馆本身就是一个技术性很强的信息系统。因此，数字档案馆要实现信息安全技术的综合应用，包括区块链技术、云存储技术、数字签名技术、身份认证技术、入侵检测技术、数据加密技术、防火墙技术、访问控制技术、物理隔离技术、网络安全等级保护（等保2.0）等[9]；此外，数字档案馆安全体系的构建需要多方的参与，共同构建安全防护体系，档案部门可积极与相关高校、科研机构、信息技术公司等开展合作，加强相关安全产品的研发和使用，提升数字档案馆在大数据、云计算背景下应对信息泄漏、资源备份与恢复等情况的管理能力和水平。