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编者按:email是外贸B2C主要的沟通手段和营销方式,而个性化的群发邮件以往只能由人工来完成。采用软件实现个性化群发邮件可以极大提高工作效率,对外贸B2C这种劳动密集型企业尤其有意义。
群发邮件不是什么新鲜事,但怎么个性化群发邮件,却也是比较实用的东西。广交会到了,忙着发邀请函,面对一大叠客户资料,如果清一色的Dear Sir or Madam开头,显得过于死板,如果手工一封一封发送,逐个写抬头,效率也过于低下。不用邮件群发器,本文介绍如何使用Outlook +Word+Excel个性化群发邮件–即根据不同客户,显示不同的抬头,群发邮件。 (注:本文用Office 2003套件进行测试) 1. 要用此群发功能,有一个前提,必须将您的邮件打开程序设置为默认用Microsoft Office Outlook(操作:IE-Internet选项-程序-选择Microsoft Office Outlook-确定)。 2. 作为测试用,本文准备两个文件:一个Word文档Email.doc(信函正文),一个Excel文档Contacts.xls (包括姓名、电子邮件信息),以下为两个文档截图。(注:下载这两个文档请点击这里) Email.doc: Contacts.xls 这里稍微说明下,本文Excel表命名为Contact Info,如下图所示: 3. 打开Word文档Email.doc,”工具“-”信函与邮件“-”显示邮件合并工具栏“,如下图: 这时,在工具栏上出现”邮件合并工具栏“,开始显示为灰色: 4. 点击”邮件合并工具栏”的”打开数据源“,打开刚才准备的Excel文档(Contacts.xls): 选择Contacts.xls,打开,出现以下界面,选择Contact Info$ 这个表: 此时,”邮件合并工具栏“变为蓝色: 5.打开Word文档Email.doc,在本文中,这里测试的是根据不同email插入不同姓名,先将光标定位在Word文档开头Dear 后面,点击”邮件合并工具栏”的插入域: 选择”数据库域“的”Name“字段,插入: 这时,Word文档界面如下图示: 6.点击”合并邮件工具栏“的”合并到新文档“,这样可以看到邮件预览: 本文用三个邮件地址作为测试,共有三页预览,另外,点击右上角的”关闭窗口“按钮,即可关闭预览: 7.预览确认无误。准备发送邮件,点击”合并邮件工具栏“的”合并到电子邮件“: 出现以下界面,收件人选择字段”Email“,主题行处输入邮件标题,点击确定,即在后台启动Outlook 将这三封邮件自动发送出去: 8.打开Outlook,即可在”发件箱”或”已发送邮件”看到刚刚发送出去的三封邮件: 发件箱: 已发送邮件: 9. 完毕。 后记:举一反三,如果你需要根据不同收件人多处显示不同内容,可在excel内添加其他字段,然后再Word文档相应位置进行”插入域”操作即可。