文档管理新视野:

唤醒沉睡的文档资产

钟洪奇

 

据AMT的预测，EDMS（企业文档管理系统）将是2009年信息化的一个新热点，它的应用使企业在信息资产的管理与企业员工信息管理工作量日益加大的困境中找到一个有效的解决方案。

 

沉睡中的企业软资产

在企业中，文档管理和有效应用的困难从一个简单的案例就可以清晰地看到：工作过程中，员工把各种工作文档保存在各自的电脑里，比如某个客户的联系方式，当某个员工需要查找到这个资讯时，他只能以最传统的方式询问各个同事，让相关的同事帮助查找。而员工的离职常常也伴随着此类信息的丢失。

诸如此类的信息既有客户关系资讯，也有企业内部的策划案、产品资料、解决方案等等。所有这些都是企业在运营过程中逐步积累的软资产。这些内容无法被有效管理和利用，意味着企业的隐性资产流失。

过去这些年里，IT企业为了有效利用企业文档做了大量的创新性工作——文件服务器、OA系统、CRM系统等被不断推出。

然而，问题还没有得到根本性地解决：上海卓一电子的负责人称，他们建了文件服务器，也一再地跟员工强调要及时把修改更新过的文档上传到文件服务器，“但他们总是无法做到文档的‘及时更新’！”。不过，她同时也指出：这种情况不能完全怪员工，“他们不可能每天光想着更新/上传文档！”

当一种应用系统需要用户改变工作习惯去适应它时，系统的效能是否会能有效发挥成为一个值得怀疑的问题——开发一种适应于用户的系统比让千百万用户去适应系统更有价值。

      因此，真正有效地唤醒企业文档资产的关键在于有一种可以让用户没有“束缚感”的解决方案。而新型的文档管理系统正是在这样的背景下产生，并受到用户的追捧。

 

WiSS：文档管理新视野

      北京互诚科技有限公司最近抛出了一种新的文档管理方法，这种方法的核心思想是既可以将分布在不同电脑（甚至于不同地域）的文档通过一套系统进行集中地管理，而且其中的绝大多数工作都是由电脑自动完成，无需人工干预，从而解决文档管理工作随文档量增长复杂度不断提高的困境。

      基于此开发的WiSS维思文档管理系统先将所有分布于各台电脑上的工作文档集中上传至一个集中存储的文件服务器，而且，这种上传工作完全由系统自动完成，用户在各自电脑上修改工作文档后，系统都会自动上传到服务器。此后，WiSS对收集起来的文档进行文本信息的提取，为全文检索做好准备。当其他用户需要同事的工作文档时，也只需通过IE进入WiSS系统即可以像使用GOOGLE一样以毫秒级的速度查找到其需要工作文档。

      由于WiSS文档管理系统是基于B/S架构的，所以，即使用户在外地也同样可以随时查询到其他同事的文档。

      对于小企业而言，需要专门设置一台专用服务器是件让人头疼的事。对此，WiSS提出了服务器软件PC化的理念，以此为基础，WiSS可以将任何一台安装Windows2000/XP/2003、Vista操作系统的PC作为服务器使用，整个安装过和无需任何设置和数据库、IIS安装——它使这样一个全网使用的系统可以在1-3分钟内安装完成。

      据互诚科技技术负责人介绍，WiSS的另一理念是用计算机的主动代替使用人员的主动——传统方式下，由于文档的管理需要使用者每次修改后主动上传，并主动通知其他需要文档的同事，这种文档版本的更新常常被忘记，造成文档版本不一致。对此，WiSS的文档推送技术，可以让用户不必总在做文档的上传，而且，当一个用户关注的文档已经更新时，系统会自动判断和通知他。

      一位多年从事档案管理工作的档案专家称：很多信息系统规范了信息管理，但并没有提高使用者的工作效率，很多时候甚至工作量更大了，WiSS的文档管理思想和方法为拥有大量文档的机构打开了有效管理和高效使用并重的新视野。