信息化一对一：OA & 协同软件

OA，全称Office Automation，即网络化的自动化办公系统，指辅助行政办公所需要的应用软件，主要有七大方面的功能：建立内部的通信平台；建立信息发布的平台；实现工作流程的自动化；实现文档管理的自动化；辅助办公；信息集成；实现分布式办公。

　　协同软件，全称Collaboration Software，是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如工作流管理、项目管理等，还有各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。如今不少协同软件概念赋予了新的含义，一些辅助行政办公需要的、与之有关的OA、HR、CRM等应用软件也被列入协同软件范畴。

　　协同软件是在“群件”的基础上发展起来的，而国内OA系统的成熟发展也正是在很大程度上基于群件——IBM的Lotus/Notes的发展。它们的重要工作之一就是公文流转和信息处理，并没多大的差别。　　

　　然而，OA核心是信息处理的自动化、信息层面的协同，而非团队成员的，而协同软件关注的协同则集中在人员和人员的行为管理层面。更为关键的是比起传统OA，协同软件更能实现一种跨组织、跨系统、跨网络的互通性，可实现相互独立的不同应用系统的融合与协同，这是协同软件与传统OA的一个明显区别。

　　现在一些倡导协同者几乎陷入了一个“泛功能”的误区，一味地迎合用户“小而全”的需求，几乎试图以一个软件解决所有应用单位所有的疑难问题、提供所要的全部功能，然而这就可能使自己脱离原有的本质、核心——办公信息处理自动化，就得博而不专、泛而不深了。

　　勿庸讳言，集过多种类、功能于一体的软件，容易造成功能闲置，系统空洞；其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一层，一次性投入太大；另外，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

　　因此机关、企事业单位选购信息化系统时，主要应充分考虑自己的应用规模、实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”模块、功能，选一个功能紧凑、能满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的OA系统；如果用户单位是一个大规模的应用，还有一定的高要求，就要找一个扩展性与集成性较好的协同产品。通常一个工作流软件的功能每增加10％，价格至少会增加100％～300％，应用单位要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

　　当然，我们也鼓励将协同理念和协同应用更多地纳入OA中，但是不能过分炒作概念，也不能无限“泛功能化”。

 

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