数据格式我做主玩转Excel“单元格格式”(转)

数据格式我做主玩转Excel“单元格格式”(转)

在Excel中，使用最多的也是最常见的一个对话框，恐怕要数“单元格格式”对话框了。下面，我们就通过功能描述、使用方法、实例剖析、使用技巧几个方面来彻底认识一下它。相信看过这个专题，大家会对Excel数据表的格式使用更加得心应手。

　　在Excel中选中单元格（区域），执行“格式→单元格”命令（或者右击鼠标，选“设置单元格格式”选项），即可打开“单元格格式”对话框（参见图1）。

图1

　　一、“数字”标签（图1）

　　 [纸上谈兵]

　　①根据单元格中实际输入的数据，先选定相应的数据类型（如“数值”等）；

　　②再配合数据类型，进一步设置数据的具体格式；

　　③设置前的情况；

　　④设置后的情形。

　　 [实战演习] 身份证号码轻松输入

　　大家知道，在Excel默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。这样一来，如果我们要输入身份证号码（15位或18位），身份证号码就不能正确显示出来了。此时，我们就请“数字”标签出山，来解决这一“难题”。

　　1、完整显示出身份证号码

　　选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“文本”选项，确定退出，再输入身份证号码即可。

　　 [小技巧]

　　在输入身份证号码时，在号码前面加上一个英文状态下的单引号“'”，即可让身份证号码完全显示出来（不要担心，确认后，该单引号是不会显示出来的）。

　　2、让格式自动添加固定的数字

　　大家知道，身份证号码的前6位，是省、市、区（县）的代号（如“340505”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量：选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入："340505"@，确定退出。以后输入身份证号码7位及以后的数字（如“198903040611”）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如“340505198903040611”）。

二、“对齐”标签

　　这个标签控制数据的三个属性――对齐方式、显示方向、控制文本（参见图2、3、4）。

　　 [纸上谈兵]

图2

　　1、（图2）①设置数据左右对齐方式（默认为靠左）；②设置数据上下对齐方式（2000默认为“靠下”，XP默认为“居中”；③设置数据的缩进（也就是通常所说的退格）；④设置前；⑤设置后。

　　2、（图3）①将数据设置成竖排格式；

图3

　　②③均用于设置数据的倾斜方向，可以通过拖动②区中指针设置，也可以直接在③区中输入具体数据设置；④设置前；⑤设置后。

　　3、（图4）①选中此选项后，当单元格中的文本一行容纳不下时，系统会自动将文本转行排列；

图4

　　②选中此选项后，当单元格中容纳不下数据时，系统会自动将数据缩小排列（上一项选中后，此项不能无效）；③选中此选项后，可以将选中的多个单元格合并成一个单元格；④设置前情况；⑤设置后情形。

　　 [实战演习] 　让姓名排列得整整齐齐

　　时下，员工的姓名，以3个字和2个字的居多，也是4个字或更多字的。可以用“分散对齐”或“缩小字体填充”来让它们排列整齐。

　　1、同时选中输入3个字和2个字姓名的单元格区域（需要用Shift和Ctrl帮忙选择），打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，按“水平对齐”右侧的下拉按钮，选中“分散对齐”选项，确定退出。

　　2、同时选中输入4个字和更多字姓名的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，选中“缩小字体填充”选项，确定退出。

　　 [特别提醒]遗憾的是，上述两项功能不能同时使用，希望微软能在下一个版本中加以改进。

 

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