IBM Lotus Symphony 七种兵器之 Mail Merges-CSDN博客

转自：http://www.ibm.com/developerworks/cn/lotus/symphony-mailmerge/index.html

Lotus Symphony 的 Mail Merge 功能通过将数据文件连接到主文档 , 利用数据文件中的记录对主文档的域进行一一替换，并可以直接调用 Lotus Notes 邮件处理程序来实现邮件的发送。本文从实例出发，介绍了如何使用该功能批量处理和发送电子邮件。

Symphony 七种兵器之 Mail Merges

Lotus Symphony 是由 IBM 推出的一套免费的具备丰富功能的办公文档处理软件。Lotus Symphony 的 Mail Merge 功能通过将数据文件连接到主文档 , 利用数据文件中的记录对主文档的域进行一一替换，并可以直接调用 Lotus Notes 邮件处理程序来实现邮件的发送。本文从实例出发，在 Symphony Mail Merge 基本操作流程的基础上，介绍了如何使用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量处理和发送电子邮件，以及如何巧妙的利用 Symphony 的 Mail Merge 功能批量处理某些固定格式的文档。这样我们就可以从一些繁琐重复的工作中脱身出来，从而提高了我们的工作效率。所以 Symphony 的第一种兵器，不是 Mail Merge，而是效率。

Lotus Symphony 与 Mail Merge

Lotus Symphony 是一款免费的全新办公文档处理软件，支持 Open Document Format 文档标准并兼容众多 Microsoft Office 和 SmartSuite 文档格式。它提供了三项核心工具：Lotus Symphony Documents、Lotus Symphony Spreadsheets 和 Lotus Symphony Presentations，分别用于文字处理、创建电子表格与制作幻灯片等日常文档编辑工作。

在人们的日常办公中，经常会有很多的数据信息，同时又需要根据这些数据信息制作相应的大量文档，比如公司企业、学校、政府办公时就经常需要发送大量的通知、商品邮寄广告、录取通知书、成绩单、会议邀请函等文档。如果通过手工一个一个文件的复制粘贴来完成这些文档的操作，将耗费大量的时间，而且也有可能发生差错。 Mail Merge 就是针对这种情况应运而生的，通过 Mail Merge，我们可以在某一个特定格式内容的主文档中，合并与发送信息或是个人信息相关的一组数据或资料，从而批量的生成需要的邮件或其它文档，从而极大的提高了工作的效率，有效的实现办公自动化。需要通过 Mail Merge 处理的文档一般都是数量比较巨大，而且文档的内容有固定的不变的部分，比如邀请函的落款，通知的内容等，而变化的内容如收件人的名字，考试成绩的分数等都是可以通过数据表格中标题行对应的数据记录一一对应的。

含有标题行的数据表格一般由字段列和记录行组成，字段列定义了该列存储的数据的含义，而每一条记录行则是这个对象相应的具体的数据的值：

表 1. 标题行数据表格

Market	Branch	Account	Customer	City
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	354951	PRUCAS Corp.	EL CAJON
CALIFORNIA	501717	2704603	FUNDAG Corp.	EL CAJON

Symphony Mail Merge 的基本操作流程

使用 Symphony 完成 Mail Merge 的过程主要有创建主文档，连接到数据文件并选择记录字段，然后向主文档中添加域字段，然后就可以预览或者发送邮件完成 Mail Merge 了。

创建主文档

主文档是指要处理的文档中主体的部分形成的文档，比如说信件中的落款，请柬或通知书中对每个收件人不变的内容等等。主文档本身并没有什么不同，在完成 Mail Merge 之前它一直是个普通的文档。但是，在对主文档的编辑过程中，我们需要考虑如何使得文档的内容和格式能够与数据列表文件更好的结合，以便在合适的位置留下数据填充的空间，而且同时也可以规划数据列表文件的格式以符合主文档的需要。

我们可以用平时创建一个空文档的方式来创建一个空白的主文档：

图 1. 创建空白主文档

还可以通过菜单“File->New->From Template->Document”根据需要选择合适的模板来创建文档：

图 2. 从模板创建主文档

Symphony 还提供了 Envelope 这种文档格式（File->New->Envelope），可以直接创建信封格式的文档：

图 3. 创建信封样式的文档

文档创建完成后，我们可以按照前面提到的原则进行内容的编写，如我们需要批量发送的信件内容如下：

_______：

　　您好！感谢您向 developerWorks 投稿！

　　您的投稿意向 __________________ 我们已经仔细审阅过。这篇投稿的选题符合我们的需要，请您开始写作，并提
供写好的初稿，我们将对您提供的内容做进一步的审阅并确定是否正式采用您的稿件。

　　关于文章写作，请您注意以下事项：

　　　　 1. 您所提交的稿件必须是您尚未公开发表的原创作品，且其中任何部分都不会侵犯任何第三方的知识产权；

　　　　……

　　　　……

　　感谢您对 developerWorks China 的大力支持！如果您还有其他的问题或者意见，欢迎和我联系。

Best Regards!

*******************

Editor, developerWorks China

Phone: BJ PCP 86-10-****-**** ext **** Fax: 86-10-****-**** Internet Email: *******@cn.ibm.com

连接数据文件

主文档创建编辑完成以后，我们可以打开 Mail Merge 的界面，点击菜单“Tools->Mail Merge”, Symphony 就会在文档编辑界面的左边打开一个 Mail Merge 的侧边栏，用于完成 Mail Merge 的各种操作。

图 4. Mail Merge 侧边栏（）

我们需要事先准备好用于输入的数据文件，Symphony Mail Merge 目前支持的数据文件包括 Lotus Notes 联系人文件（.nsf）, Open Document 文档格式的电子表格文件（.ods），以及存储数据的纯文本文件（.csv 和 .txt）

我们可以点击 Browser …按钮来选择输入的数据文件：

图 5. 选择输入数据源文件

由于前面我们创建的是采稿信的主文档，所以我们相应的选择我们准备好的作者信息电子表格文件，其内容如下：

姓名	邮件地址	文章名称	联系地址	邮编	电话
张三	zhangsan@mail.com	《使用 MailMerge 完成邮件批量处理》	********	********	********
李四	lisi@mail.com	《 Symphony Document 介绍》	********	********	********
王五	wangwu@mail.com	《 Symphony Presentation 介绍》	********	********	********
赵六	zhaoliu@mail.com	《 Symphony Spreadsheet 介绍》	********	********	********
孙七	sunqi@mail.com	《 Symphony Embedded in Notes 》	********	********	********
周二	zhouer@mail.com	《 Symphony Web 浏览器》	********	********	********
李七	liqi@mail.com	《 Symphony 办公综合应用》	********	********	********

选择好输入的数据源文件后，Mail Merge 侧边栏会发生相应的改变，数据表格文件的标题行自动的被提取出来成为字段：

图 6. Mail Merge 侧边栏

我们将光标放置在需要插入字段的主文档的对应位置上，比如我们需要将作者的名字插入到采稿信中收信人称呼的位置，则可以先用光标选中这段位置，然后在 Mail Merge 侧边栏中双击需要插入的字段“姓名”，或是选择姓名字段后，点击左下的 Insert 按钮，就可完成操作了。我们可以按照这种方法在采稿信中一一插入姓名和文章名称字段，完成后效果如下：

图 7. 插入标题字段（）

完成 Mail Merge

插入我们需要的字段后，点击“Finish Merge”按钮，Symphony 提供了多种方式来完成 Mail Merge。

图 8. 完成 Mail Merge

预览（Preview …）:

点击 Preview …菜单，Symphony 会显示完成 Mail Merge 后的效果，主文档内容中的数据源字段会被数据源中的数据一一填充，而单击左边的数据列表，则会显示对应的数据填充后的文档内容：

图 9. Mail Merge 预览（）

打印（Print …）:

点击 Print …菜单，Symphony 会让您选择是打印数据源中所有数据还是选择某一部分数据，还可以选择是将生成的各个子文档按照各个独立的文件单独打印还是合并成一个大文档作为一个文件一起打印。

图 10. MailMerge 打印

保存（Save …）:

点击 Save …菜单，我们同样可以选择用数据源中所有数据生成的文档，也可以选择某一段数据生成的文档。而生成的文档类型可以选择将所有的子文档保存在一个文件中，也可以选择将生成的每一个子文档单独保存成每一个文件，而且我们可以选择以某一个字段作为保存的文件名，如我们选择 < 文章名称 > 作为保存的文件名，则在目录下会对应的生成：《使用 MailMerge 完成邮件批量处理》 .odt, 《 Symphony Document 介绍》 .odt, 《 Symphony Presentation 介绍》 .odt ……等文件。

图 11. Mail Merge 保存文件

发送邮件（Send E-mail …）:

作为同样是 IBM Lotus 产品线上的产品，Symphony 的 Mail Merge 集成了对 Notes 邮件的调用。点击 Send E-mail …菜单，我们可以最终完成对邮件的批量发送。我们同样可以选择用数据源中所有数据，也可以选择某一段数据；最主要的是设置采用哪个字段作为邮件的发送地址，这里我们当然就是选择 < 邮件地址 > 字段。另外，我们还可以选择邮件抄送和密送的地址，邮件的标题，以及作为附件发送的各个子文档的附件名称。

图 12. Mail Merge 邮件发送

Symphony Mail Merge 的巧妙应用

Symphony Mail Merge 处理可以用来批量处理发送邮件，还可以通过巧妙的运用来批量处理固定格式但部分内容又不尽相同的各种应用文档，如为各种比赛颁发的获奖证书，学生考试的成绩单等等，从而实现办公的自动化，大大提高我们的工作效率。

使用 Symphony Mail Merge 制作获奖证书

学校展开了一场奥林匹克数学，物理，化学等各科目竞赛，有十几位同学在分别在各个科目中取得了好成绩，获得了一等奖，二等奖，三等奖等等，因此需要为这些同学制作获奖荣誉证书。通常情况下，我们会根据每个同学的情况，一一制作获奖荣誉证书，并一一打印。但是利用 Symphony Mail Merge 的功能，我们可以轻松简单的完成这项任务。

首先我们可以使用 Symphony Spreadsheet（电子表格）来创建同学们的获奖信息表格：

姓名	科目	获奖名次
张庆林	物理	三等奖
李荣	物理	一等奖
王若衣	数学	三等奖
赵珊珊	数学	二等奖
孙天蓉	化学	二等奖
……	……	……
韩易	生物	三等奖
张小凡	英语	二等奖
谢林	英语	一等奖
唐笑	数学	三等奖
龙一	化学	三等奖

接下来我们使用 Symphony Document 创建主文档——奥林匹克竞赛获奖荣誉证书。主文档创建完成后，我们点击“Tools->Mail Merge”菜单打开 Mail Merge 侧边栏，并点击“Browser”按钮选择我们创建好的数据源文件“获奖信息 .ods”。导入数据源文件后我们就可以选择在对应的位置分别插入 < 姓名 >，< 科目 >，< 获奖名次 > 这三个字段，完成文档的制作：

                                    荣誉证书
同学在第九届奥林匹克竞赛中获得高中组，特发此证，以资奖励。
                                                            奥林匹克教育委员会
                                                            二零零九年三月十二日

我们可以批量打印荣誉证书了，也可以进行一下预览，如下是赵珊珊同学的获奖证书：

                                     荣誉证书
赵珊珊同学在第九届奥林匹克数学竞赛中获得高中组二等奖，特发此证，以资奖励。
                                                            奥林匹克教育委员会
                                                            二零零九年三月十二日

使用 Symphony Mail Merge 制作成绩通知单

期末要到了，处理学生的成绩单又是一件头疼的事情，一个班乃至一个年级的同学有好几十乃至上百名，如果一个个制作，必然耗费大量的时间和精力，而且也很容易出现差错。使用 Symphony Mail Merge 可以方便快捷出色的完成这一任务。

首先我们有一个电子表格来保存同学们的考试成绩：

姓名	学号	联系地址	语文	数学	物理	化学	英语	政治	体育
张庆林	200403001	********	78	88	88	96	77	90	良好
李荣	200403002	********	82	79	89	93	87	86	合格
王若衣	200403003	********	83	92	79	93	88	79	优秀
赵珊珊	200403004	********	88	83	79	88	92	88	合格
李小小	200403007	********	91	77	88	93	77	87	优秀
……	……	……	……	……	……	……	……	……	……
韩易	200403009	********	88	85	85	77	78	88	合格
张小凡	200403010	********	79	79	79	87	66	91	良好
谢林	200403011	********	92	92	85	88	84	79	优秀
唐笑	200403012	********	91	83	91	92	92	93	合格
龙一	200403013	********	79	88	77	83	79	88	合格

然后我们使用 Symphony Document 来设计一份成绩通知单：

图. 成绩通知单1

点击“Tools->Mail Merge”菜单打开 Mail Merge 侧边栏，然后点击“Browser”按钮选择同学们的考试成绩记录文件作为数据源，选择在对应的位置分别插入 < 姓名 >，< 学号 >，< 语文 >，< 数学 > 等各个字段。最后点击“Finish Merge”按钮，选择打印或发送同学们的成绩通知单：

图. 成绩通知单2

Symphony Mail Merge 数据源的替换与重新匹配

当我们为主文档选择了数据源文件，并插入了一些字段后，有时候出于种种原因我们可能需要使用新的数据源文件，由于新的数据文件的字段名不一定能够保证与原有数据文件的保持一致，所以我们制作好的 Mail Merge 文档中的字段就会失效，不能起到批量替换的作用。而如果手工一个个的去修改主文档中已经插好的字段又会比较麻烦，为此，Symphony Mail Merge 提供了一个匹配字段（Match Fields …）的功能，方便用户在这种情况下的使用。

当通过“Browser …”按钮重新选择过数据源文件后，点击 Mail Merge 侧边栏的“Match Fields”菜单，Symphony Mail Merge 会弹出一个对话框让用户选择重新匹配的字段：

图 13. Mail Merge 字段匹配

对话框的左边是主文档中是主文档中已插入的字段，用户可以在右边的下拉列表中选择对应的字段。需要注意的是，如果两个数据源文件中的字段是同名的话，由于不需要重新匹配，这个同名的字段是不会出现在这个对话框中的。

总结

通过上述的介绍，我们了解了使用 Symphony Mail Merge 批量处理邮件的基本流程，包括创建主文档，连接数据源文件并插入域，然后可以预览、打印、保存或者直接调用 Notes 邮件发送生成的批量邮件；除此之外，我们还介绍了如何巧妙的利用 Symphony Mail Merge 的批量处理能力，自动的生成同学们各自的获奖荣誉证书，期末成绩单这些原本要耗费我们大量时间去制作的电子文档。由此可见，使用 Symphony Mail Merge，可以有效的实现办公自动化，提高我们的工作效率。Symphony 的第一种武器，正是效率。

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