合同签约管理

所谓签约是指经过合同谈判之后，双方在合同书上签字盖章。签约是整个合同订立过程的最后一环。根据合同法规定，双方在合同上签字盖章，合同就成立了，一般情况下，这时合同也就生效了。双方一旦签订合同，则双方的权利义务也就随之确定下来，如果任何一方不按合同履行，就需要承担相应的违约责任。签约之后，如想变更合同，则须双方协商一致。在签约之后发现问题想推翻重来，是十分困难的。因此，对这一阶段的管理至关重要。
签约过程可以分三个阶段：起草合同、审查合同、签字盖章
1、起草合同
起草合同，应当由业务人员或企业法务部门进行，最好经过顾问律师的修改。对经营中常用的合同，企业可以事先设计好合同条款，留几处空白，根据谈判结果在空白处填上内容，合同就完成了。对于这样的空白合同，在设计时，必须对如何保护自己的利益和如何制约对方的条款考虑全面。经常使用的空白合同，尽量由专业人员（如企业的法务部门或顾问律师）起草。空白合同的最后应该留一条为“其他约定事项”，以备根据特殊情况填写补充条款。
对于对方提供的空白合同，企业必须谨慎审查，因为这里面的条款大多对对方有利，对自己相对不利。因此，尽量不要使用对方事先设计的空白合同；在必须使用的情况下，也不要完全套用。可以以对方的空白合同文本结构为基础，根据谈判的结果，增加一些对本企业有利的或制约对方的条款。当然，考虑交易的便捷性，如果合同金额不是很大，对方提供的空白合同也算公平，是可以考虑使用对方提供的空白合同的，但必须认真审查合同的关键条款，如果需要补充制约对方的条款，必须坚决在合同中补上去。
2、合同审查
对起草完毕的合同，经过双方确认达成一致后，合同经办人应当将合同初稿及所有相关的资料，提交企业合同审查部门审查，万不可为图省事而直接盖章了事。企业应当制定合同审查方面的制度和流程，以及合同专用章或企业公章的管理规定，以确保不会出现擅自在合同上盖章的情况。合同审查由法务部或顾问律师预审，最后由企业负责人根据专业人员的初审意见作终审决定。
合同审查的重点是双方权利义务以及违约责任，即对对方的制约是否严密，对方对自己的制约是否过于苛刻。当然，对方的资信问题，也是合同审查的重要内容。
3、签字盖章
这是签订合同的最后一道程序。负责盖章的部门在终审后的正式合同文本上加盖合同专用章或企业公章。在盖章前，如果打印的合同文本上有空格没有填写的，必须在两份合同上，同时将空格划除，表示该内容双方没有约定。
对方在合同上加盖的合同专用章或企业公章应当是在工商行政管理局备案的印章。如果因特殊情况，该企业改用新的印章而没有备案，则应同时让该企业的法定代表人或委托书上委托的人凭身份证明在合同上签字。
对方在合同上加盖的印章只能是该企业的公章或合同专用章，其他如财务专用章、销售部、采购部印章都不可承认。
盖章技巧提示
印章应当压在企业名称和签约日期上，如果合同有2页以上的，应当将合同文本装订好，并由双方在每页上盖章或加盖骑缝章。合同有附件的，应当在最后一页合同文本上注明，并且合同附件也应当加盖印章。对打印的合同和空白合同中事先拟订好的条款，在签订合同时有涂改的，必须两份同时改，而且必须在涂改地方由双方盖章确认。
为防止风险，最好不要把只有己方盖好章的合同文本交给对方。实践中可以这样操作：由一方打印好两份或多份合同文本（视合同约定情况而定），双方各取回应属对方保存的份数，然后各自盖章，之后双方交换各自盖过章的文本就可以了。