关于工作流程的一些文章

关于工作流程的一些文章 自来水公司是典型的流程型企业,其主要生产系统包括水厂的制水系统和管网供水系统两部分[1],CZ—CIMS就是根据供水企业CIMS的应用实践而设计的。实施CIMS的关键是集成,而且首先是信息集成。信息集成解决了由于信息“孤岛”所造成的企业决策困难、信息资源重复和不一致的现象,提高了企业的整体经济效益和现代化管理水平。 面对日益激烈的市场竞争,企业需要不断提高它的T、Q、C、S、E水平,单纯的信息集成已不能满足企业竞争的需求,必须进行业务重组。企业的CIMS集成必须由信息集成向过程集成和企业间集成的方向发展。所谓过程集成即利用计算机集成支持工具高效实时的实现CIMS应用间的数据资源的共享和应用间的协调工作,将一个个孤立的应用集成起来形成一个协调的企业CIMS运行系统。过程集成相对于信息集成而言更具柔性,它将应用逻辑和过程逻辑分离,过程建模与具体数据功能分离,在不修改具体功能的情况下,通过修改模型就可以实现系统功能的改变,从而大大提高了企业的灵活性和对市场的适应能力。 计算机支持的协同工作(CSCW)领域的工作流技术被有效的应用于CIMS中的过程集成。在CZ—CIMS/OA系统中,典型的工作流有办公自动化工作流,它包括事务处理和公文管理等,其特点是:流程类型多种多样,有确定型的,如领导日程管理、车辆管理等事务处理;有不确定型的(即流程的执行逻辑在执行过程中可能发生变化,亦称动态流程),如收、发文管理。 动态流程主要体现在三个方面: (1)工作流处理对象在流程中状态的动态变化; (2)基于标准流程结构的修改; (3)处理人员角色和职能的动态变化。本文结合CZCIMS的具体实践,探讨了工作流技术在OA系统中的具体应用。 1　工作流技术 工作流技术是工作流管理系统(WfMS)的核心技术,它监督、控制、协调整个业务过程的完成,并对信息流进行跟踪。目前,工作流技术被看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术。 工作流管理技术所涉及的基本概念有: (1)工作流　实现了业务过程的部分(或全部)自动进行,对企业而言,工作流描述的是企业的业务流程。 (2)业务流程　是指为了一个总的业务目标,将业务文档信息按预先定义的方式传递给业务人员,并进行相应处理的过程。 (3)工作流引擎　用于解释过程定义,创建过程实例,给相应业务人员分发工作任务,申请相应资源,按照调度规则对活动进行调度,控制和管理工作流实例的执行,以及与其它工作流管理系统交换数据。 (4)过程定义　通过管理工具建立的提供给工作流引擎解释执行的工作流程模型定义。 (5)活动　是指工作流中的一个逻辑步骤,亦称工作流环节。 (6)实例　实际运行中的一个过程或活动。 2　基于工作流技术的OA系统模型 办公自动化系统不仅要实现信息的采集和自动整理,而且要开发和利用信息辅助领导科学决策,以改善工作模式和管理模式。因此,办公自动化系统必须是一个综合的,且具备多种办公信息处理功能的系统。 办公室的工作种类繁多,有信息录入、收发文件、文件编辑、报表制作、文件及信函归档和查询、邮件发送、会议安排、领导日程安排和接待管理等。它的特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成,并且他们之间符合一定的办公流程[4]。 按工作流管理的概念来分析,每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系组成。任务集是独立的工作项集合,分别由特定的人员或代理来处理;任务之间的流程关系是文档对象的传递和处理关系。 根据办公的特点和系统的要求,我们提出了一个基于工作流技术的OA系统模型,如图1所示: 公文管理　系统中定义了国家有关主管部门规定的各种类型的正式公文以备选用,用户也可以根据具体需要自定义本单位的非正式公文。所有的公文都通过统一的接口与OA工作流管理环境进行交互。公文管理主要包括发文管理和收文管理,发文管理是指以公司名义发出去的文件的处理过程,一般包括公司文、党委文和非正式文件三类。此三类公文具有相似的工作流处理过程,用户可以根据实际要求设置工作流程,以规范不同公文流向及其处理过程。发文管理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、成文、盖章发文、归档及发文的显示、排序、查询、统计、打印和处理过程的自动化跟踪和管理等功能;收文管理是指送给公司办公室、领导、相关部门阅批文件的处理过程,主要包括办公室签收登记与录入、拟办、批办、承办、阅办、催办、存档及统计查询和流程状态的显示与预览等功能。 事务管理　主要包括各种会议的组织安排、领导的日程安排、大型接待安排、车辆安排等,并将重要事务结果(如会议纪要)归档。 档案管理　主要用于管理本单位的文书档案,包括:档案登记归档、档案整理(编目、组卷、封卷等)、档案查询及检索、档案借阅、档案统计分析等子功能。 公用信息管理　主要包括电子公告及电子论坛等功能模块。 个人办公管理　主要包括个人信箱、个人日程及待办事宜等功能模块。 信息发布　对原始数据进行整理、统计、分析,生成各种可公布的信息、统计报表及分析结果,以辅助决策。 系统管理　设置用户权限、公用编码库管理、电子名片管理将各部门员工与其计算机对应起来以实现用户之间的方便通信和邮箱管理等。 OA工作流管理环境　是系统模型的核心部分,它集中解决了办公环境中的协作问题。 3 基于工作流技术的软件设计要素 工作流软件的设计中,既要考虑工作流的“智能化”(即按预先定义的规则和过程进行流动),又要考虑工作流监督功能和工作流监控功能。工作流监督功能指用户可以随时随地查询某工作项的处理状态;工作流监控功能指用户可查询到在办工作、逾时的在办工作、被催办的工作以及已办结束的工作。 LotusNotes为工作流软件设计提供了可能。基于LotusNotes的工作流软件设计主要包括工作流表单和视图的设计。 3.1 工作流表单 工作流表单具体描述了一个工作流软件所要处理的工作项。通过对工作流表单中设置某些特定的域、流程操作和流程跟踪表及隐含技术的采用即可构成一个具体的工作流特征表单。通常,一个具有工作流特征的表单需要定义作者域、读者域、流程状态域及对应的流程操作和流程跟踪表。 作者域(DocAuthors)　用于用户、小组和可以编辑一具体文档的访问者列表的身份验证,只要工作项Author中的作者与当前工作项处理人的用户名一致时,当前工作项处理人才有权进行数据存取。 读者域(Readers)　验证可以阅读具体文档的用户、小组和访问者列表的身份,只有工作流Readers域中的读者含有与当前工作项处理人的用户名时,当前工作项处理人才有权进行数据查询。 流程状态域(Status)　用于定义工作流中工作项处理状态,以发文处理[4]中文件从拟稿到签发的过程为例,可以定义Status:status=0,文件拟稿;status=1,核稿;status=2,会签;status=3,修改;status=4,复核;status=5,签发;status=6,成文;status=7,分发;status=8,归档。流程状态域的作用是为工作流路径的智能化、流程的跟踪和监控提供状态判别,以及提供不同工作流阶段不同处理工作项的各种操作功能和流程路径提示功能。如以发文处理过程中,业务部门领导(核稿人)进行文件处理为例,该工作流阶段基本的流程操作有“填写核稿意见”、“返回拟稿人”、“送会签人”,前者属于数据操作功能,后两者属于流程路径提示功能。 流程跟踪表　附带在流程工作项表单上,用于记录工作项在处理过程中各种处理人信息及流程状态信息,通常包括以下基本信息:流程序号、处理时间、处理部门、处理人职务和处理状态。 3.2 工作流视图 Notes中的私有视图是工作流软件中流程监控的主要实现手段。利用Notes内置函数和公式,借助于工作流表单及其所属的作者域、读者域和流程状态域,工作流视图可以较好的反映工作流软件。 4 部分功能实现方法 公文管理是OA系统的核心部分。公文管理不仅要对常规文字和表格进行管理,还要对办公中的文件流转、审核、签发及文件处理的催办、督办等进行管理。 实现这些功能的方法有: (1)在文档表单中设计三个域,读者域(Readers)、作者域(DocAuthors)和流程状态域(Status); (2)建立一个部门单位数据库“部门单位.nsf”,设置部门单位人员的各项权利; (3)各工作流阶段的参与人在一个具体文档中的权利; (4)文件目前流向可以在表单中设计折叠区段来记录文件流向。发文工作流中拟稿过程的功能实现: SubQueryclose(SourceAsNotesuidocument,　 ContinueAsVariant)　 Setdoca=source.document　 DimsessionAsNewNotesSession　 DimdbAsNotesDatabase '以下创建新文档　 Ifdoca.tmpaction(0)="submit"Then　 　Dim w As New notes u I work space　 　Set db= session.currentdatabase　 　Set doc=db.createdocument　 　doc.subject= doca.subject　 　doc.form="fw"　 　doc.fws1="ng"　 　doc.readers=doca.ngr2　 　doc.gwlx="j"　 　doc.modif="wc"　 　Dim rtitem a As notes rich text item　 　Dim rtitem b As notes rich text item　 　Set rtitema= doca.getfirstitem("body")　 　Set rtitemb= doc.createrichtextitem　 　　("body")　 　Call doca.save(True,True)　 　If rtitema.type=richtextAndrtitemb.　 　　type=richtext)Then　 　Call rtitemb.appendrtitem(rtitema)　 End If　 Call doc.save(False, True)　 Dim item As Notes Item　 Set item=doc.getfirstitem("readers")　 item.isreaders=True　 Call doc.save(True,True)’ 以下按上面创建的文档发链结　 tmplist=findsqr(doca.ngr2(0),"拟稿")　 Call mail doc link(tmplist,doca.dzy(0),doca.　 　 subject(0),"","发文","拟稿",doc)　 Message box"已成功发送到"+tmplist EndIf EndSub　 由于篇幅所限,OA系统中其它功能的实现请参见文献[4]。 5 结语 本文研究了工作流管理技术在OA系统中的应用,在分析办公系统的基础上,建立了一个基于Lotus/Notes的OA系统模型。从该系统在企业的使用情况来看,系统运行的效率高,操作简单、方便。目前,企业内部的文件、通知等已全部采用该系统在网上发布,提高了办公效率,深受企业员工的好评。