鸿耘文档编辑管理系统《HYDMS》

针对目前绝大多数企事业单位，文档管理分散、混乱，共享不足，分类麻烦，查询检索困难，存在诸多安全隐患，容易泄密等问题，开发了使用数据库集中存放文档的，分类、检索、浏览非常方便快速分用户角色、分安全级别管理的，带有多种安全保障机制加密压缩储存的，网络化鸿耘文档编辑管理系统《HYDMS》。

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《HYDMS》系统具有如下主要特点：
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    1. 文档集中管理

    通过《HYDMS》系统可以非常方便的将文档集中储存在企事业单位网络服务器的数据库中，实现了对文档的集中统一管理。
    原来已经有的如MS Office类文档、Pdf、Text、Html、Swf、图片照片、压缩文件等文档可以通过系统的文档导入功能，导入到系统数据库中。
    新的如MS Word、MS Excel、MS PowerPoint文档等，可以在《HYDMS》系统中自动启动相关MS Office系统进行编辑，并通过本系统提供的『悬浮』菜单按钮，直接将编辑的文档储存到数据库中。
    实现文档的统一集中存放是文档统一管理、科学分类、充分共享、快速检索、保障安全的前提。使用数据库技术管理文档则大大提高了文档管理的水平和效率。
   
    2. 自带编辑系统

    《HYDMS》系统自带了类似MS Word的MT Word简单字处理系统，可以与MS Excel简单兼容的MT Excel电子报表系统，文本文件编辑系统、Html网页编辑系统等常用文档的编辑系统，可以在系统中快速的编辑如报价、合同、系统方案、产品说明、规章制度、各类财务统计报表等简单文档，并直接保存在系统数据库中。
    这些简单的编辑系统在功能上虽然不能与MS Office的强大功能相比，但用于编辑一般企事业单位的文档已经足够使用，具有小巧玲珑，启动浏览非常方便快速，操作上只要会使用MS Word和MS Excel的就会使用，并且与文档管理系统融于一体等特点。
    系统自带的这些简单文档编辑功能，满足了一般企事业的文档编辑需要，即使使用系统的客户端电脑上没有安装其它文档编辑系统，也可以完成常用文档的编辑工作，方便了客户的使用。
   
    3. 文档分类管理
   
    《HYDMS》系统使用数据库技术存储文档，使得对文档的分门别类管理非常方便、简单、有效。
    通过《HYDMS》系统提供的文档属性管理功能，可以储存文档创建修订的日期时间、创建部门、创建人员、文档种类、文档类别、文档来源、文档商户（供应商或客户）、商户联系人、涉及金额、文档主题、关键字词、文档摘要、安全级别、文档状态等进行管理。
    通过《HYDMS》系统的文档类别管理功能，用户可以按多级分类树方式管理文档类别，诸如报价、合同、方案、产品资料、技术资料、管理制度、财务报表、统计报表、企业文化等等等等，大类下面可以再分细类、之类，如在报价下面还可以再分为供应商报价和客户报价，客户报价下面还可以分销售报价、项目报价、服务报价、维护报价等等。
    用户可以自由的设置自己的文档分类项目，并适时的进行文档分类整合。
    用户可以在创建文档时直接编辑文档属性，并对文档进行分类，还可以在文档编辑完成后，看需要对文档分类进行调整。

    4. 文档安全管理

    对文档进行集中管理后，文档的安全保护就显得尤为重要，文档的安全管理是《HYDMS》的重要一环。
   《HYDMS》采用多种先进的加密技术对数据库中的文档进行多重加密，再压缩保存在数据库中。
   《HYDMS》系统的文档加密密码由用户自定义密码，软件运行环境、软硬件参数等组合成，不同用户文档加密密码完全不同。
   《HYDMS》的客户端需要有服务器端专门制作的加密连接文件后才能连接系统服务器。
   《HYDMS》系统采用分角色的用户权限管理。
   《HYDMS》系统采用分安全级别的文档管理机制。
   《HYDMS》使用了用户三次登录输入冻结机制。用户输入用户编号和密码连续三次错误，该用户将被冻结停止使用，直到查清相关情况以后，重新启用该用户，该用户才能重新使用，以防止某些别有用心的人采用重复试探的办法窃取系统用户和用户密码。
   《HYDMS》还使用了其它许多安全保密措施来切实保障系统的文档安全。

    5. 文档模板管理

   《HYDMS》系统拥有专门的文档模板管理功能，可以按文档类别管理系统各种专用的文档模板。如报价模板、合同模板、出货单模板、统计报表模板、财务模板、工作日志模板等等。用户在创建新的文档时，就可以直接选择所需要的文档模板，在文档属性中填写的很多内容，可以根据模板的要求，将属性中的如客户名称、联系人、联系电话、传真等直接填写到所选择的文档模板中，一方面可以大大加快文档编辑的速度和效率，另一方面也使得公司的文档具备良好的统一格式，给客户留下你的公司正规、管理有方的良好印象。

    6. 文档浏览管理

    相信很多人都用过如ACDSee之类的图像文件浏览系统，可以非常方便地浏览各种格式的图像和照片。想不想有一个可以同样方便的浏览各种电脑文档的浏览功能呢？
   《HYDMS》就具有这种浏览各种常用电脑文档的功能。系统附带的MTView是用于浏览直接存放在电脑硬盘目录中的文档的，系统的文档浏览功能，则是用于浏览储存在《HYDMS》系统数据库内的文档的。通过文档浏览功能，可以通过鼠标轻轻点击一下窗口左边文档列表中列出的文档文件名，同窗口的右边浏览窗口中就会直接显示文档的内容，系统浏览文本、网页html文件、各种图像文件、MTWord文档、MTExcel等文档的速度非常的快速，浏览某些诸如MS Office 文档、PDF文档的速度，因为这些文档要调用许多第三方的系统后才能浏览，浏览首个这类文档会稍微慢一点，但浏览随后的同一种类的文档又将变成非常迅速。比以前那种要逐个打开来浏览的方式方便舒服了很多很多，相信很多人都会喜欢的《HYDMS》的文档浏览功能的。
    系统的文档浏览功能的详细说明请参考MT View中的说明。

    7. 文档检索管理

  《HYDMS》具有极强的文档检索查询功能。系统提供了按时间树、按文档分类树、按诸如文档编号、文档主题、文档商户（客户和供应商）、商户简拼、商户联系人、涉及金额等文档属性项目查询的精确查询功能。系统还提供了对文档主题、文档关键字、文档摘要、文档商户、商户拼音、联系人、联系电话、传真、涉及金额等的分汉字、英文字符、数字等的模糊查询功能。通过文档浏览功能不仅能快速地查询检索文档，而且能即时地浏览查询结果文档的内容。系统的文档查询检索功能，对于一般员工只能查询各自的文档安全级别和角色权限内的文档，系统超级用户和高层领导可以查询系统所有文档。

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《HYDMS》的主要功能有：
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    1. 文档编辑: 可以通过系统包含的 MTWord 字处理系统直接编辑类似Ms Word 的文档，MT Word在操作使用上与Ms Word非常类似，使用起来不学自通；

    2. 电子报表: 使用系统的 MTExcel 直接编辑基本上与MS Excel兼容的电子报表文档，操作上也与Ms Excel非常类似，原来会使用Ms Excel的用户只要几分钟就会使用；

    3. MsOffice文档: 可以通过系统直接启动MS Word, MS Excel, Ms Powerpoint等系统,进行各种MS Office文档的编辑,并且将它们直接加密压缩保存在系统数据库中.

    4. 系统模板: 使用系统的模板管理功能, 可以分类管理各种系统文档模板, 既加快了诸如报价、合同等文档的编辑速度和效率，又能使企业的各种文档保持统一规范的格式。

    5. 文档存放在系统服务器的数据库中，实现了文档的集中存放，共享方便，管理方便，检索方便。

    6. 加密压缩管理：系统的各种文档全部加密压缩保存在系统数据库中，既提高了系统文档的安全保密性, 又减少了文档的占用空间.

    7. 分类管理: 系统对文档实现按诸如文档性质、文档类别、文档种类、文档部门、创建人员、保密级别、创建时间、文档客户、关键字词、涉及金额、修订人员等等的分类管理。

    8. 文档的状态管理: 系统对文档实现如草稿、正式文档、已经完成、已经取消等文档状态管理, 不同文档状态的文档操作上有不同的限制.

    9. 文档属性项目的自动替换功能：文档属性中的诸如商户名称、商户联系人、联系电话、传真等项目内容，只要文档模板中设置成自动替换模式的，进入文档编辑时就能自动替换成文档属性中输入的项目内容，避免了重复输入，提高了输入效率。

    10. 文档查询检索功能: 系统提供了按文档创建修订日期时间、文档种类、文档类别、创建部门、创建人员、涉及商户等等的众多查询检索功能，系统既有一般的精确查询，也有通用的模糊查询，还提供了文档日期和文档类别等的分类树查询等查询功能，便于用户非常方便高效的查询所需的文档。

    11. 文档浏览功能: 系统提供了对文档非常直观、方便、快速的窗口浏览功能, 可以直接浏览:

             1) MT Word文档、MT Excel文档；
             2) 文本文档 .txt；
             3) Ms Office 的 Ms Word、Ms Excel、Ms PowerPoint文档；
             4) 常用图像文档，如:.bmp、.jpg、.jpeg、.png、.gif、.ico 等；
             5) 网页文档，如.htm、.html、.mht 等；
             6) Adobe Acrobat 的.pdf 文档；
             7) Flash 的.swf 文档；
             8) 常用的压缩文档，如 .rar、.zip、.cab 等

   12. 文档权限管理: 系统的文档权限管理分按用户角色的文档权限管理和按文档安全级别的权限管理，二者有效的结合达到了对逐个文档的到对文档操作一级的系统文档安全管理体系。
    按用户角色的文档权限管理以系统的用户为对象，将系统用户分成各种角色，用户分部门分角色管理，每个用户可以通过系统的用户权限管理功能，赋予不同的系统操作权限。
    按文档安全级别的权限管理以系统的文档为对象，将系统文档分成诸如公开、内部、内保、保密、绝密等不同安全级别，不同角色的用户只能访问规定安全级别内的文档。

   13. 文档导入功能: 通过系统的文档导入功能可以导入企事业单位使用本系统以前已经创建的电脑文档。系统的文档导入功能分单个文档导入功能和批量文档导入功能。系统的文档导入功能还可以导入诸如压缩文件、图像文件、PDF文件、SWF文件、设计图纸等各种不是在本系统中编辑的文档。

   14. 文档导出功能: 系统对于有相关文档权限的用户，可以通过多种途径导出系统文档。原则上本系统的文档都集中保存在本系统文档数据库内，但在很多情况下我们需要导出或打印系统中的文档，诸如把报价或合同传递给商户，把报表传达给相关的上级部门等等。
  
   15. 系统提供了简单的文档分类统计功能。可以简单的统计如某个员工一段时间内报了几次价，签了几个合同等统计信息。
      
   16. 文档清除功能：对于时间已久，实在不具有保存存档价值的文档，设置清除标记后，经过相关人员的审核认定，可以批量的从系统文档数据库中清除。

   17. 系统提供复制粘贴盘和系统软键盘等特殊输入功能。

   18. 系统提供了系统数据库的压缩整理和系统数据的备份、恢复功能。

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《HYDMS》系统运行环境
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    软件环境：

    客 户 端：Windows2000以上版本，如Windows 2000, Windows XP, Windows 2003等。
    服务器端：以上版本的服务器版。
   
    硬件环境：

    客户端使用电脑的CPU主频500M以上，硬盘20G以上，显示器分辨率在800 x 600以上的均可。
    服务器使用电脑的CPU主频在1G以上，硬盘40G以上，显示器分辨率在800 x 600以上的均可。

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《HYDMS》的版本
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   A系列：使用MS Access数据库，适合于并发用户在20个以内的中小企业使用；
   D系列：系统功能演示版；
   F系列：FireBird数据库版，FireBird是一个全功能的，强大高效轻量级免维护的数据库系统，在并发用户在500内的情况下，具有非常卓越的性能，FireBird的另一个特点是完全免费、源码公开。
   S系列：使用MS Sql Server数据库的版本。

  《HYDMS》系统还有使用系统中间件的，多层结构的，适用于Internet版本。

 

                                                       深圳市鸿耘软件工作室
                                                       联系人：路之远
                                                       dayri@sina.com