专升本第九讲 （WORD+PPT）

题外补充：数据处理

　　1、什么是数据处理

　　　　对数据的采集、存储、检索、加工、变换、传输。

　　2、数据处理的目的

　　　　从年大量、杂乱无章、难以理解的数据中抽出人们来说有价值的、有意义的信息。

　　3、数据处理软件

　　　　（一）通用软件（解决面广，量大通用）：microsoft office、WPS office

　　　　（二）专用软件：工资管理、财务管理、金融分析、施工管理、交通运输等软件

 WORD 2010

一、认识word 2010

1、工作界面

 

　　标题栏：位于窗口顶端，主要显示文档信息，运行word 2010时候默认创建一个名为“文档1”的空白文档

　　快速访问工具栏：位于标题栏左侧，包含最常用的快捷按钮，默认状态下包含【保存】按钮、【撤销】按钮、【恢复】按钮

　　功能区：完成文本格式操作的主要操作区域，默认情况下包含【文件】、【开始】、【插入】、【页面布局】、【引用】、【邮件】、【审阅】、【视图】和【加载项】等9个基本选项卡

　　导航窗格：显示文档标题级文字，方便用户快速查看文档，单击标题可以快速跳转到文档相应位置

　　文档编辑区：输入文本、添加图形、图像以及编辑文档的区域

　　状态栏：位于窗口的底部左侧，主要显示当前文档的信息，例如当前显示的文档的第几页、第几节和当前文档的字数等

　　视图栏：位于窗口的底部右侧，主要方便用户通过快捷按钮进行不同视图模式的相互切换，快速改变文档的显示比例

 

2、视图模式

　　页面视图：  默认视图模式、显示效果 = 打印效果、页眉 页脚 水印 图形 分栏效果等各种特殊排版效果可以看见

　　阅读板式视图：  适用于阅读比较长的文档，自动分屏方便阅读，可以对文字进行勾画和批注

　　web板式视图：   根据窗口大小自动换行，不需要拖动滚动条就可以看到整行文字

　　大纲视图：   根据标题层次显示文档，可以将文档折叠起来只看主题，也可以展开标题查看其中具体内容

　　草稿：   不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形图像等特殊排版效果，适用于编辑内容和格式相对简单的文档

 

3、标尺 

 

　　使用鼠标拖动缩进游标，可以对选择的段落或光标所在的段落设置左右缩进、首行缩进和悬挂缩进，也可以设置页边距。在拖动同时按住Alt键，标尺上会显示出具体缩进的数值，可以更加精确调整

　　首行缩进：控制段落第一行的起始位置

　　悬挂缩进：控制第一行之外的其余各行的其实位置，且不影响第一行

　　左缩进：控制段落的左缩进量

　　右缩进：控制段落的右缩进量

 

 二、功能选项卡

1、【文件】选项卡

　　（一）wrod 2010默认扩展名为 .docx ，便于word 2003或者其它低版本中，可以选择.doc

　　（二）wrod  2010用选项卡、功能区代替了word 2003的菜单栏和工具栏

　　（三）保存：保存新建文档时候，弹出【另存为】对话框，设置保存路径、名称以及保存格式；保存已经存过的的文档（已存在的旧文档），没有任何提示，直接按照原文件的路径、名称及格式保存

　　（四）另存为：将文档另存为一个新的文档，另存为之后word 2010窗口中显示的是另存为之后的文档，原文档自动关闭并且恢复到修改之前的文档

　　（五）打开：打开已存在的文档

　　（六）关闭：关闭当前文档，快捷键ctrl+F4。如果关闭时，文档已修改但未保存，则会弹出对话框提示是否保存文档。点击【保存】则保存并关闭，点击【不保存】则不保存并关闭，点击【取消】既不保存也不关闭

　　（七）最近使用文件：显示最近使用过的word文档。勾选【快速访问此数目的“最近所用的文档”】复选框，可以在文件选项中，直接显示最近使用过的word文档

　　（八）新建：在word 2010中可以创建空白文档，也可以根据现有的内容创建文档，还可以通过模板进行创建

　　（九）打印：选择【打印】命令时，左侧是打印参数设置区域，右侧是预览打印效果。“当前页”是指当前光标所在的页，而设置打印自定义范围时，连续的页用“-”分隔，不连续的用“，”分隔，设置好参数之后点击【打印】即可完成

　　（十）保存并发送：该命令可以将当前文档直接以E-Mail附件形式或Internet传真形式对外发送，也可以将文档格式转换为pdf文档或者xps文档

　　（十一）该命令中有很多针对word软件进行设置的选项，注意其中保存自动恢复信息时间默认为10分钟

 

 

 2、【开始】选项卡

　　（一）【剪切板】功能组

　　包含Ctrl+X剪切，Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴，格式刷功能。如果对选定内容执行剪切操作，相当于执行了删除的操作

 

　　（二）【字体】功能组

　　对文档内容设置字体样式。其中包含字体、字体大小、更改大小写、清楚格式（不能清除突出显示文本效果）、拼音指南、字符边框、加粗（Ctrl+B）、斜体（Ctrl+I）、下划线（Ctrl+U）、上标、下标、文本效果、以不同颜色显示文本、字体颜色、字符底纹、带圈字符等功能按钮

 

　　如果需要进一步设置字体样式可以点击右下角的对话框启动器，打开字体对话框。其中可一次性完成中文字体、西文字体的设置，文字效果可复选组合，在高级选项卡中可以进行字符间距的设置

 

　　（三）【段落】功能组

 

　　可对段落格式进行设置。其中包含项目符号、编号、多级列表、中文板式、排序、对齐方式、行与段落间距等功能按钮。

　　项目符号和编号均可以自定义

　　中文板式中包含纵横混排、合并字符、双行合一、调整宽度、字符缩放等功能

　　对齐方式包括左对齐（Ctrl+L）、居中对齐（Ctrl+E）、右对齐（Ctrl+R）、两端对齐（Ctrl+J）、和分散对齐（Ctrl+Shift+J）五中对齐方式

 

　　（四）【样式】功能组

 

　　样式功能组中包含很多已经设定好的文本样式，可以快速改变已选定文本的格式，也可以将已设定好的文本样式添加入快速样式集，方便后续使用

　　样式组中的标题1代表的是一级标题

 

　　（五）【编辑】功能组

　　包含查找、替换、选择等功能

　　【查找】：直接在导航栏上简单查找

　　【高级查找】：弹出“查找与替换”对话框，可以按照文档内容查找，稳当格式查找，通配符查找

　

 3、【插入】选项卡

 

　　（一）页

　　可以插入封面、插入空白页、插入分页符（Ctrl+Enter）等功能

　　（二）表格

　　可以直接插入规模较小的表格，也可以通过其子命令【插入表格】自定义表格行列（最大表格32767行*63列）

 　　表格工具：【设计】选项卡

　　表格工具：【布局】选项卡

　　拆分单元格：Ctrl+Shift+Enter

　　关于单元格的选定：

　　选定一个单元格：鼠标移动至单元格左侧区域，当光标变为形状单击

　　选定整行：鼠标移动至单元格左侧区域，当光标变为形状双击

　　选定整列：鼠标移动至单元格上方，当光标变成形状单击

　　选定多个连续单元格：从选中区域左上角到右下角用鼠标拖动

　　选定多个不连续单元格：选中第一个单元格后按住Ctrl键不放，再选取其他单元格

 

　　【删除】单元格

　　【插入】单元格

　　当光标在单元格以内按Tab键光标移动到下一个单元格

　　如果光标在最后一个单元格按tab键，则产生新的一行单元格

　　如果光标在任意一行末尾之外，按回车Enter键，则在当前行的后面产生新的一行

 

 　　（三）插图

　　可以插入图片、剪贴画、形状、smartart、图表、屏幕截图

　　插入的图片、剪贴画默认是嵌入式对象

　　插入的形状默认为浮动式对象

　　浮动式对象可以组合，组合后可以拆分，但是嵌入式对象不允许组合。浮动式和嵌入式之间可以相互转换。

 

　　图片工具：【格式】选项卡

　　选定图片的时候可以，功能区自动增加【图片工具】其中包含【格式】选项卡，选项卡中包含了对图片操作的相关工具按钮和选项，例如调整图片的亮度、对比度、大小，对图片剪裁，改变图片方向，设置文字环绕等

　　在插入某些特殊图形的时候，我们一般要配合Shift来使用，例如：正方形、圆形、特殊角度直线、箭头等

 

　　图文混排

　　a、主要有：嵌入式、浮动式、叠放次序

　　b、插入的图片默认嵌入式，图片占据文字的位置，不能随意改变

　　c、绘制的图形默认为浮动式，可以随意移动

　　d、在同一个地方绘制多个图形，最先绘制的在底层

 

　　（四）页眉和页脚

　　概念：在每一页顶部和底部加入信息。

　　支持类型：文字、图形

　　内容：文件名、标题名、日期、页码、文章标题、书籍章节标题、单位名、单位徽标

　　支持域代码：页码，日期。  域代码在打印的时候被当前最新内容代替   

　　三种进入页眉页脚编辑的办法：

　　a、双击页眉页脚区域

　　b、使用【插入】->【页眉】->【编辑页眉】命令

　　c、使用【插入】->【页脚】->【编辑页脚】命令

　　

　　选中页眉页脚会进入【页眉和页脚工具】中的【设计】选项卡，在这里可以插入各种内容

 

 　　在【设计】选项卡中可以插入页眉、页脚、页码，也可以插入日期的时间、图片、剪切画等对象，还可以设置“首页不同”和“奇偶页不同”

　　如果删除页眉和页脚：【插入】->【页脚】->【删除页眉】or【删除页脚】

　　如果正在编辑页眉页脚想要退出编辑：可以按ESC键 or 单击【设计】选项卡中的【关闭】按钮

　　插入的页码可以自定义其插入位置及格式，并且初始化页码也可以自定义，不一定从1开始

　　 

　　（五）文本

　　文本框：默认为横排，也可以插入竖排文本框

　　艺术字：艺术字默认以浮动式插入文档

　　选中文本框后或者艺术字功能区自动增加【格式】选项卡

　　首字下沉：分【下沉】和【悬挂】两种形式

 

　　对象：插入其他类型的对象，包括word文档，Excel文档，PowerPoint文档等，如果要使用数学公式，需要【插入】->【对象】->【microsoft 公式 3.0】（这是一个老版本）

 　  符号：输入公式、符号、编号

　　点击公式会自动增加【设计】选项卡

 

 

 

 

 

4、【页面布局】选项卡

　　页面设置：可以更改文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、对选定文字或者对全文分栏，插入分隔符、行号。如果有需要，可以打开右下角对话框启动器进行详细设置。

　　稿纸：“非稿纸稳当”，“方格式稿纸”，“行线式稿纸”，“外框式稿纸”四种模式稿纸形式

　　页面背景：可以设置“水印”（图片或文字水印）、页面背景颜色和页面边框

　　段落：可以设置左右缩进或段落间距

 

 5、引用

 　　目录：如果文档需要添加目录，收先需要设置标题样式，然后使用【引用】->【目录】->【插入】->【目录】，自动生成文档目录。

　　 脚注：脚注是指每一页下方的注释，而尾注指的是整个文档末尾的注释。

 

6、审阅

　　校对

　　拼写和语法：红色波浪线表示拼写错误，绿色波浪线表示语法错误

　　字数统计：可以选定文本进行统计，也可以全文统计

　　

　　【语言】->【翻译】：可以实现不同国家语言翻译，也可以实现中文繁体和简体之间的翻译，还能使用在线全文翻译

 

 7、视图

 

　　文档视图：五种模式相互切换，前文已经介绍

　　显示：可以显示或影藏标尺、网格线或导航窗格，网格线用于辅助排版，仅显示不打印

 　  显示比例：可以在此设置也可以按住Ctrl+滚轮 快速调节

　　窗口：可以新建窗口，或者对打开的多个word文档窗口重排

 

 

三、电子文档自动化功能

1、目录生成：编写书籍、论文

　　

 

 2、邮件合并：给多人发送会议通知、成绩单，格式相同，数据不同

　　步骤：

　　（一）创建数据源

 

　　（二）建立主文档

 

　　（三）数据源和主文档合并

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PowerPoint 2010

一、认识PowerPoint 2010

1、建立和保存演示文稿

　　演示文稿和幻灯片是PowerPoint 2010 中两个最基本的概念。一个是PowerPoint 2010文档（扩展名为.pptx）就是一个演示文稿，一个演示文稿可以包含一张或者多张幻灯片，也可以不包含幻灯片。演示文稿可以单独存盘，而幻灯片则不能。演示文稿与幻灯片属于包含与被包含关系，两者不等价。

　　（一）启动PowerPoint 2010 系统会自动创建一个名为“演示文稿 1”的空白演示文稿，其中包含一张标题幻灯片（其中包含两个占位符，分别表示主标题和副标题）

　　（二）通过“文件”选项卡“新建”命令在“可用模板和主题”列表框中选择“主题”

　　（三）通过“样本模板”网上下载

　　2011默认扩展名 .pptx ，也可以选择保存扩展名为.ppt，便于在2003中打开

      

 

 

2、演示文稿的视图方式

　　（一）普通视图：编辑幻灯片、格式化幻灯片

　　（二）幻灯片浏览视图：同时查看多张幻灯片，只能幻灯片整体操作（例如插入幻灯片、删除幻灯片、改变幻灯片），不能修改幻灯片的内容

　　（三）阅读视图：非全屏方式，可方便的切换视图方式

　　（四）幻灯片放映视图：全屏观看效果，不能修改，演示文稿中所有动画效果、超链接仅在此视图模式下有效，esc可以退出

　　（五）备注页视图：简易版的幻灯片放映视图，窗口模式下显示幻灯片放映效果

        

 

3、母版

　　powerpoint2010提供三种母版：

　　　　幻灯片母版：设置幻灯片风格

　　　　讲义母版：将演示文稿以讲义形式打印输出

　　　　备注母版：在演示文稿中插入备注内容

 

4、在幻灯片上添加对象

　　（一）插入SmartArt图形

 

　　（二）插入音频和视频

 

 

 　　（三）插入超链接

　　a、在文字上图片上加入链接

　　b、在图标张加入超链接

　　c、要在每一张上实现按钮，可以在“视图”选项卡，“母版视图”组中，“幻灯片母版”来实现

 

　　（四）页眉和页脚

　　　每张幻灯片若希望有日期、作者、幻灯片编号等可以通过“插入”选项卡，“文本”组中，“页眉和页脚”来实现

 

5、位幻灯片上的对象设置动画效果

　　对象：文本、图片、表格、图表

　　作用：突出重点、控制信息和流程、提高趣味性

　　两种设计：预设动画方案、自定义动画

　　（一）添加预设动画

　　

 

 

　　（二）添加自定义动画

　　a、添加动画

　　

 

　　b、动画窗格，改变动画次序，设置动画间隔

 

 6、放映演示文稿

　　（一）设置放映方式

　　【幻灯片放映】->【设置】->【设置放映方式】

 

　　演讲者放映:全屏、默认类型

　　观众自行浏览：窗口、窗口放映类似网页浏览效果

　　在展台浏览：全屏、无须专人控制就可以自动放映，直到按下esc才停止，主要用于无人看守

 

　　（二）开始放映

 

　　从头开始：F5

　　从当前开始：shift+F5

　　结束放映：Esc

 

 

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