关于建立内部会议讨论规范的想法

内部会议讨论规范

(意见征求稿)

1. 本规范的目的

提高开会效率,合理利用讨论时间,形成有效结论和问题解决的结果。

2. 各种会议的特点和要求

2.1. 头脑风暴会

会议目的:集思广益,广泛收集各种方案和想法,其特点是要围绕主题展开联想,采用正向思维、发散思维、逆向思维等各种方法广泛收集各种解决方案和想法。

对主持人的要求:按讨论话题组织议程,简要说明讨论主题和讨论范围,重点在于引发大家思考和发言,当发言严重偏离主题或发生争吵时及时制止,对其他人的发言不立即表态(即不要让自己的想法去左右讨论),控制好时间和局面,视情况作出结论和结束话题。

对参会者的要求:明确表达自己的想法,不针对其他发言进行否决或限制,可进行补充。

会议记录者:简要记录各种方案、想法、要点,可以是主持人兼任。会议记录的工具可采用MindManager脑图、白板拍照、普通笔记。

2.2. 小组评审会

会议目的:召集有经验的人员,针对一些拿不定主意或较重要的决定进行评审改进,以便形成决定、及时发现问题并改进,参会人员中没有各级领导。

对主持人的要求

会议前,提前将会议目的、各个主题、相关资料及文档重点关注点通知到参会者,可针对个别参会者指出特殊关注范围,提前将不需要在会议上讨论的内容识别出来;

会议开始时,简要说明会议主题,依次进行各个主题的讨论评审过程;

在每个评审议程,简要说明文档情况,但不要照着文档依次念,重点是对要讨论的内容作背景说明。然后让大家发言评审,可针对发言者的要求补充介绍或浏览文档,可以对一些拿不准的点作“引发”讨论,如果没有不同观点时就结束本阶段的评审讨论,进入下一个议程。

对议程的控制方面,不能对发言者直接否决或诱导性肯定,要抓住发言要点并准确记录,可以对发言不明确的地方提示补充,对偏离主题的发言或争吵及时制止,当出现冷场或只有个别人在发言时及时总结和调整,控制好时间,视情况结束话题。当意见较复杂时,可事后再决定结论和是否另行讨论。

会议结束前,可简要总结一下,明确下一步的分工,及时发布会议总结报告。

对参会者的要求

提前浏览会议资料,会议上围绕主题发言;

发言时明确表达有几个意见(例如“我有2点意见…”、“补充一点”),以便于其他同事明白观点和建议,也能提醒会议记录者记录要点;

明确表达评审意见(同意、不同意、补充、疑问);

发言要简明扼要具体,避免出现让人猜想的抽象指示、暗语;

对别人的发言不同意时,不能强迫别人接受意见,不能直接面对该发言人深入讨论,而应面对全体补充自己的意见,最终由主持人决定何时如何下结论。

对会议记录者的要求:必须要有人负责记录,最好是由非主持人的人来记录,应当记录各个评审意见和基本达成共识的结论,可忽略相似意见和不相干意见。

2.3. 正式评审会

会议目的:和小组评审会相比,比较正式,一般有各级领导或其他部门重要人员,即所谓的“拍板会”。

注意事项:应提前把那些不需要老板或领导们讨论的内容内部消化掉,从领导角度考虑好讨论话题和重点,必要时准备一些PPT用于简要说明情况,对照文档讲解时不要讲太细。如果是方案选型决策时,最好提供多个自己认为可能的方案让领导选择。

2.4. 例会

例会有多种形式,例如:

1) 定期交流总结的例会,例如项目例会、开发小组周例会、需求小组例会;

2) 各个成员向上级负责人汇报的例会;

3) 开发阶段完成后的总结会;

4) 通风会、全体告知会;

原则上能发邮件就不开会、能当面说清的就不开会。

对于“定期交流总结的例会”,弱化个人流水账,重点在于说明遇到的问题、经验分享、想法,其次是进展,最后才是流水账。

对于“汇报例会”,重点在于进展、计划和上级想知道的事情。

“总结会”重点在于让大家总结经验、避免教训,同时让大家提高激情、了解全貌、形成共识。

3. 其他讨论形式

会议讨论相对于其他讨论形式的优点在于:集中大家注意力、系统性讨论;缺点是:占有较多人的大量时间,假如会议主持得不好的话很容易出现各种问题(跑题、没结论、超时、局部讨论而其余人干等)。

3.1. 座位上的直接讨论

优先采用该方法,不明白的问题直接找人讨论了解,该方法能解决很多问题。

优点:交互性强,能避开他人对其发言的影响,快速有效,增进沟通了解。

缺点:对于较复杂问题存在不系统、容易遗漏、缺乏记录,如果事后没有总结邮件或记录的话,其他人很难参与。

注意点:

1) 讨论时间经可能短,尽可能就具体事项讨论,需要长时间讨论的问题应当分解为多个问题,然后找相应人分阶段讨论。

2) 讨论后尽快形成结论,在适当时候体现到邮件或文档中,或者口头告诉,以便让其他人了解结论,形成共识;

3) 讨论时注意不要把几个问题混在一起讨论,一个个来。

3.2. 邮件讨论

当需要多个人参与讨论时可采用该形式,可避免会议开销、打断别人工作。

优点:不需要强迫大家全程参会,避开个人时间冲突,可以认真思考。

缺点:很可能大家没时间细看邮件,难于收到反馈。

注意点:

1) 明确描述要讨论的问题,可注明希望哪些人重点关注什么。

2) 邮件讨论后应向参与者通知讨论结果,以便参与者等待或失去参与兴趣。

阅读更多
换一批

没有更多推荐了,返回首页