5种方式让你的日常例会更加高效

每日例会是促进团队沟通，实现团队目标的一种重要方式。短短的15分钟，可以让团队成员定下新的目标任务，并以饱满的姿态迎接新的一天。但是，往往有一个问题总是困扰着我们，那就是集中注意力，提高开会效率！对此，我们寻找了大量的方法并加以实践，以下就是我们收集的5个有利于例会的关键步骤。大家不妨都试试。

 

第一步：摆脱舒适的座椅！

好吧，可能并不容易。但是值得讽刺的是，当你坐着开会的时候，产生的一些生理上的变化不利于会议的进行。一项研究发现，坐着开会的人对30秒之前说过的话或发生的事的记忆储存信息并不是很好。

另外一篇关于站立开会的论文表明，这个简单的站立行为可以释放我们的肌肉，并将血液和氧气在体内活化，增强大脑供养，提高情绪。相反，坐立会让我们呈现一种放松甚至懒散的状态，减缓大脑功能。为了保持团队成员良好的情绪和清醒的头脑，远离椅子，站立开会。

 

第二步：让连接更加的快速和方便。

我们经常会遇到团队成员是分散在不同的地方，此时每天需要远程沟通，那么你就必须要确保每天的沟通要简单和快速。选择一款适合的视频会议系统就非常重要，像我们使用的是527轻会议，因为他满足我们对视频会议的所需要求，无论是用电脑还是移动设备，527轻会议操作简单，是我们企业所追寻的目标。

那么在正式使用之前要如何确保你的视频会议系统功能是不是真的满足你的需求，如下几点可以验证。

1. 操作简单：如果你用视频会议系统需要花费10分钟时间才能把例会建立成功，那么你就浪费了太多宝贵的时间，不可取。
2. 无线屏幕共享：人们应该能够从任何设备轻松分享屏幕。
3. 远程屏幕共享：远程端的参会人员应该能和本地房间里的人一样简单容易的共享屏幕内容。
4. 固定的网址：使用一个企业自己的会议网址作为官方入口，既可以提高企业形象又可以减少不必要的时间浪费。
5. 高清音视频：每个人都应该能够清楚的看到和听到其他参会方的画面和声音。

 

第三步：活跃会议气氛

往往当人们知道自己所期待的东西时，他们就会失去兴趣。每日例会就是如此。所以你需要打破这种常规，活跃会议气氛。比如，在例会上，按顺时针方向听取每个人的想法，或者团队队长带头手拿一顶帽子，表达自己的想法之后，把帽子传给下一位，这个人就要分享自己的看法。其次，你甚至可以通过发放奖品来刺激员工的兴趣，如星巴克礼品卡或者其他小玩意，当然每天例会前也可以抽取几分钟时间来分享一些个人心得。这些小方法都是可以帮助活跃会议氛围的小妙招！

 

第四步：重点放在三个要点

1. 成就：你昨天完成了什么？
2. 目标：你今天要做哪些工作？
3. 障碍：有哪些因素会阻碍你完成今天的目标？

通常情况下，当和团队成员交流的时候，聊着聊着可能就会被诱导到其他话题上了，这是一种错误的思路，只会让当下话题得不到及时的解决。任何时候当你发现会议主题偏离课程，首先你应该让那个人知道你很欣赏他们提出的“主题X”，但是那个是其他时间段该讨论的话题。为了防止同事之间尴尬关系的相处，你应该让他们知道你对他们的“主题X”很感兴趣，可以把这个主题添加到稍后讨论的主题里去。完成今日会议目标才是重中之重！

 

第五步：使用计时器

关于这三个问题在例会上每位成员到底该花多少时间的研究数不胜数，然而，我们建议先从一分钟开始，不断的尝试，直到你找到一个合适的时间来和团队沟通。理想情况下，你会希望用一个计时器，一个响亮的铃声来提醒员工，他们的时间到了。虽然有些员工很讨厌被这种定时器催促的抵触情绪，但是使用定时器可以让每个人都有发言权，在规定时间内可以保持冗长健谈。当然你也可以使用第三步的奖励方式，因地制宜的处理会让事情事半功倍哟！

 

希望这篇文章可以给小伙伴们的每日例会带去新的见解，可以提高会议的沟通效率。不管你的团队是聚集在一起还是分散在其他地方，527轻会议都可以帮助你们把所有的成员聚在一起“面对面”的开会，屏幕共享，高清的画面，清晰的声音。

 

527轻会议集众多功能于一身的视频会议系统，拥有着良好的用户体验，不论你身在何处，只要有网络的地方都可以和你的团队进行高效的沟通。