合同管理系统-审批功能设计

一、概述

    公司的经营活动中，合同是非常重要的一环，在合同管理中合同审核是合同中最重要的工作流程之一。就简答的说一下合同管理系统开发中的审批功能开发的一些事情。

二、审批单的内容

一个合同审批单通常需要包含以下内容：

1. 合同基本信息：签约主体、相对方、合同名称、合同编号、合同类型、合同金额、合同有效期等。
2. 申请人信息：申请人姓名、申请人部门、申请人职务、联系方式等。
3. 审批流程：审批人姓名、审批人部门、审批人职务、审批意见、审批时间等。
4. 审批结果：审批通过/不通过、审核意见/备注等。
5. 不同的审批单会有一些动态定制的内容：例如采购合同需要包含采购物品的明细、签订地点等信息，而租赁合同则需要包含租赁物品的详细信息，但基本结构和上述内容类似。
6. 对于一些大型企业对于审批单的要求会更高一些，他们还会需要知道合同的税率、相对方的信用情况、合同对应的项目以及项目的执行情况、合同的保密级等信息。所以合同的审批单一定是自定义的可扩展的设计。
7. 可以在合同类型定义中设置对应的审批单内容。特定的合同类型可以配置特定的审批流程和审批人，方便合同审批管理。更复杂的情况要支持不同的合同模板支持不同的审批单。

三、合同审批阶段划分

 

1.审批单审核阶段

在合同审核阶段，一般是由合同起草人提交申请，系统会自动通知相应的审核人员进行审批。审核人员通常需要验证合同中的信息准确性、合法合规性、是否复核公司风控要求、确认相对方的资质和风险等

2.合同盖章阶段

在合同审核通过后，合同需要进行盖章。此时，通常需要由双方协商确定盖章方式，然后由相关人员进行盖章，包括公司印章、法定代表人签名、财务章等。

3.合同的复核与确认阶段

在合同签订后，有时需要进行合同复核。复核的目的是确保合同条款的准确性，防止出现漏洞和纠纷。复核人员需要仔细阅读合同以确保其有效性，并且将合同中的各项信息与原始文件核对，确保无误。

盖完章的合同并不会立即进入合同履行阶段，往往还需要人工确认合同是否可以开始执行。

四、如何设计合同审批流程

1. 审批流程设计：可以根据公司的实际情况，设置不同的审批流程。

   例如，小额合同的审批流程可以比较简单，而大额合同的审批流程可能需要更多的环节和审核人员;不同的合同类型需要走不同的审批单等。

2. 审批人设置：根据审批流程，设置相应的审批人。审批人可以根据部门、职位等进行设置，也可以根据具体的合同来指定审批人。

3. 审批权限：不同的审批人可以有不同的权限。例如，部门经理可能只能审批小额合同，而高级主管可以审批大额合同。同时，系统可以设定自动审批和手动审批两种方式。

4. 审批记录：系统需要记录合同审批的历史记录，包括审批人、审批时间、审批结果等信息。

5. 审批提醒：对于未审批的合同，系统需要进行提醒，以保证合同得到及时处理。

6. 拒绝合同：对于不符合公司要求或不符合合法要求的合同，系统应该提供拒绝的选项。拒绝时必须显示理由，并将其通知给发起申请的成员。

7. 拒绝之后可以修改内容重新发起审批

简而言之，合同审批功能应该是一个流程化的流水线系统，通过合理的流程设计，并授权审批人必要的审批权限，最大化的保证合同审批的准确性和效率，同时需要为公司和审批人员避免风险和责任。

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