让数据会“说话”:从Excel到Xcelsius

      原文链接：http://qkzz.net/Magazine/1673-0194/2008/13/

      [摘 要] 会计信息化需要好的数据处理工具和数据展示工具｡本文首先提出数据处理要深入应用Excel电子报表工具,以模型化､交互性为标准,然后提出从Excel到Crystal Xcelsius,实现数据可视化分析及展示,最后提出将Excel与Crystal Xcelsius结合,实现商务智能｡
　　[关键词] 数据处理;数据分析;展示
　　[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)13-0011-02
　　
　　财务软件的广泛应用,使会计人员从烦琐的手工劳动中解脱出来,可以更好地参与管理工作｡但是如何提供管理决策者需要的数据,是摆在会计人员面前的一个难题｡越来越多的会计人员意识到,仅凭财务软件所提供的功能,很难满足会计信息化的需要｡会计人员还需要掌握哪些数据处理工具,才能满足业务“随需应变”的需求呢?
　　
　　一､深入应用Excel电子报表工具,实现交互性､模型化
　　
　　有经验的会计人员都将Excel作为最常用的数据处理工具,但是大部分人员只是将其作为表格工具,利用其公式､推序､筛选和分类汇总等简单的功能｡而实际上,Excel的规划求解､模拟运算表､数据透视表等功能十分强大｡笔者认为:“不会用数据透视表的人不会用Excel｡”
　　对于Excel,笔者希望它能成为会计人员的电子算盘,借助其强大的功能,实现广泛､深入的应用,将业务与Excel公式紧密结合,利用窗体等“无代码编程”技术制作业务模板,实现交互性､模板化,真正发挥Excel的功能｡图1是将业务､公式和图表紧密结合构建的一个盈亏平衡分析模型,交互式的功能让管理人员体会到数据在“说话”:只需调整销量和售价两个参数,即可展示边际贡献､固定成本与利润的关系图,同时还能给出盈亏平衡的分析结果｡
　　

　　
　　二､从Excel到Crystal Xcelsius,进行可视化分析,提高交互和展示能力
　　
　　利用Excel制作业务模型提高了会计人员的工作效率,但是Excel输出格式较单一,通过Excel分析数据､PowerPoint展示数据的效果还比较差｡Crystal Xcelsius强大的功能可以有效弥补其不足,将难以表现的内容用最简单的方法予以展示(见图2)｡
　　

　　很多组织拥有大量关于公司运营的数据,但人们很难快速地让这些数据变得有意义从而做出快速､准确的决策,将个人和公司的数据集中进行直观可视化的展现以前是困难的,但利用Crystal Xcelsius可轻松实现｡Crystal Xcelsius在数据分析和数据展示方面搭建起桥梁,会计人员利用它可以轻松创建图表,轻松实现动态数据展示｡它最强大的地方还在于数据的联动性,通过可视化建模将数据分析和可视化展现联系起来,可以在一个页面中放入若干展示,采用下拉式菜单等点选的方式,轻松地把几十页的数据集中到一页｡在图3所示的销售日报分析表中,只需选择日历中的日期,系统便自动显示对应的日报表｡各种经典的图形和交互方式让会计人员能够开发易于理解的财务模型,不需要任何额外的编程就可以进行多维､交叉､模拟的分析,并整合成一页式报表提交给管理决策人员｡
　　只需通过简单的3个步骤,就可以将 Excel 电子表格变为交互式的可视化分析:
　　1. 导入一个已有的 Excel电子表格;
　　2. 通过点击式操作界面,创建交互式可视化分析､图表､图像､财务报表等;
　　3. 将分析结果(Flash)直接嵌入到 PowerPoint､PDF､Word､Outlook 和 Web上｡
　　
　　三､Excel与Crystal Xcelsius结合,实现商务智能
　　
　　Crystal Xcelsius能够满足交互式报表的需求,甚至可以根据用户的喜好来展示数据,但是其应用的关键是将Excel模型做好｡Excel和Crystal Xcelsius这两个软件的共同点是不需要编写程序代码,就可以实现编程｡

通过Excel和Crystal Xcelsius的有机结合,可以使会计人员掌握最为简单的商务智能(BI)工具,利用商务智能对现有的ERP系统或财务软件､资源和平台进行补充,利用整合的解决方案提供更为透彻的业务分析｡通过直观的智能界面,业务人员可以方便地访问和分析企业的信息,并根据他们自己的需要更改参数,通过图表或仪表盘等各种可视化的功能,让会计人员可以更好地参与到企业管理中去｡
　　笔者认为,ERP虽然给企业管理带来很多好处,但其作用还没有真正发挥出来｡Excel与Crystal Xcelsius相结合,可以使数据分析更灵活,帮助企业管理人员管理数据､呈现数据,辅助讲解数据,使商业信息得到更加充分的表现｡
　　
　　主要参考文献
　　[1] 王舰. 加强财务人员计算机水平教育——“电子算盘”[J]. 财会通讯,2002(11).
　　[2] 刘兰娟. 财经管理中的计算机应用[M]. 上海:上海财经大学出版社,2004.