解决问题最简单的方法

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在推荐《横向领导力》一书时,提到书中的系统思考饼图:

这张图提供了解决问题的思考框架和行动指南。

我们今天要推荐的这本书——《Think Smart, Act Smart》(中文名:解决问题最简单的方法),可以看作是上面的系统思考框架的行动版,它综合了来自心理学家、数学家、商业顾问、竞技高手、甚至军事战略家的智慧,教授我们怎么样分析问题,理出方案,并找到最简单最聪明的办法来解决生活中、工作中遇到问题。

《解决问题最简单的方法》将解决问题分为六个系统的步骤,然后每个步骤用一章进行非常详细地介绍,实操性极强。

《Think Smart, Act Smart》提供的解决问题六步法如下:

  • 专注:首先锁定问题
  • 直觉:寻找让人眼前一亮的答案
  • 分析:摸清问题的脉络
  • 权衡:寻找答案的过程
  • 淡定:别让情绪影响你的判断
  • 行动:向着目标进发

可能只看这些篇章的标题会让人觉得有些空洞,我们展开来介绍下。

1. 专注:首先锁定问题

在这一章中,作者先提供了一个测试,让我们认清自己的思维方式属于哪种:探路型还是导航型。

探路者们喜欢系统地、按部就班地搜集信息,喜欢关注细节。当你需要发现一些未知要素,而且时间比较充足时,探路型是最佳方式。探路型思维更适合解决技术问题或封闭型问题。

导航者们喜欢从宏大的角度思考问题。他们更愿意依赖直觉或本能,喜欢寻找尽可能多的解决方案。导航型风格比较适合处理“发散型”、需要快速解决,或者条件会经常变化的问题,因为这样的问题往往不止一个答案——而在遇到类似问题时,导航者们可以提出很多极富创意的答案。

简单说,探路型聚焦,会在一种可行方案上深入下去直到规划出行动方案;导航型发散,会发现很多解决方案,根据直觉,试探着前进

两种思维方式各有优劣,但不论哪种,当你要解决问题、做出决定或采取行动时,首先要做到的就是专注

书中引用心理学家的理论,介绍说人的大脑有四种层次的专注,然后告诉我们做到以下三点可以让我们专注:

  • 判断,你需要知道何时该做决定,何时可以花时间斟酌。
  • 坚持,很多问题需要时间,每次解决一点,每次推进一步。
  • 目标,在遇到复杂问题时,需要高度专注,集中精力聚焦眼前的问题。一旦留意到自己走神,就要立刻停止,重新把注意力集中到手头的问题上来。

作者还给了一个小贴士:发现自己的“高效时间段”。每个人都有工作效率比较高的时间段,有的在上午,有的在深夜,有的在清晨,你可以分析每天能够集中注意力的时间找到它。关于“高效时间段”,与《做事的常识》(小仓广的书,我在订阅号“程序视界”里推荐过)里提到的“黄金时间段”是一个意思。

这章还提到了如何有效处理多项任务的一些原则,非常棒:

  • 不要同时处理需要同一技能的任务,比如说不要一边开车一边拨电话号码。
  • 如果你喜欢一边读书写字(写代码)一边听音乐,尽量放一些纯音乐,不要有歌词。
  • 当你需要从一件重要任务转向另外一项重要任务时,中间最好稍微休息一下,清醒清醒大脑,或者可以在两项重要任务中间插入常规任务,比如说走路或者洗脸等。

当然,我们每天、每周、每月的任务会有很多,要想专注、高效的处理,你必须要识别出来对你来讲最重要的是什么,永远把真正重要的事放在首位

2. 直觉:寻找让人眼前一亮的答案

这章介绍如何发现更多解决方案,提到了:

  • 直觉
  • 视觉化思考法
  • 创造性思考
  • 头脑风暴

关于直觉,作者认为人们大豆只会在自己非常熟悉的领域产生直觉。举个例子,我们跟某人第一次见面时,总是会有一种发自本能的“喜欢”或“不喜欢”,“信任”或“不信任”,这就是直觉。

当你在某个领域积累了很多经验时,就能在面临该领域的问题时做出直觉判断。要发挥直觉的力量,也有一些方法:

  1. 注意观察自己的第一印象。第一印象往往稍纵即逝,需要通过练习、记录来抓住它们。
  2. 学会质问第一印象。问问自己:为什么会有这种感受?其背后的原因是什么?是因为它唤醒了你潜意识中的某个东西吗?
  3. 问问自己:如果听从直觉,会导致什么结果
  4. 排查你的假设,确保你的假设不是错误的

大脑的很大一部分是用图像思考,当你遇到问题或选择时,可以利用这一点进行视觉化思考。遵循下列步骤:

  • 保持放松,闭上眼睛。为了不至于睡着,你可以尽量挺直腰背,或者用闹钟设定5分钟。
  • 闭上眼睛,轻柔眼皮,感觉像是很累了。这一动作可以让你产生一些幻影。问问自己,这些幻影能让你想到什么。
  • 盯着窗户,或者任何有清晰明暗对比的地方,闭上眼睛。此时你脑子里会浮现出一些幻影。仔细看清这些幻影,让它慢慢自动变成其他图像。
  • 抬头看天,盯着某片云彩,保持放松。慢慢开动想象力,把云彩想象成各种东西。

在你想要解决某个问题时,经常需要从不同角度对其进行评估。当你变换了角度,很可能就会发现:哎呀,原来这个问题的答案这么简单!

书里举了帕西·斯宾塞的例子。帕西·斯宾塞曾经把一块巧克力放在口袋里,然后站在一台军用雷达系统旁工作了一天,晚上回到家后,他突然发现巧克力竟然化了——原来是军用雷达发出的微波熔化了巧克力。然后,他开始了自己的烹饪实验,第一种实验用的食物是爆米花,结果他成功了。微波炉就这么诞生了。

我曾经推荐过稻盛和夫的《干法》,稻盛和夫在松风工业工作时,为了攻克镁橄榄石,吃住在单位也没能突破,有一次在经过一个过道时踢翻了一盒松香,他张口要责问谁这么缺德把松香放过道时,突然意识到具有粘性的松香正好可以用来粘合镁橄榄石,就这样,他取得了科研成功。

你看,这就是从一个新的角度看问题的效果,也是创造性思考的威力。

创造性思考的一个重要做法就是:把一些看似毫不相干的领域整合到一起,从而形成一个全新的解决方案。经常问问自己下面的问题,有助于培养创造性思考:

  • 问题真的存在吗?
  • 其他人怎么看当前的情况?
  • 对立面真的是对立面吗?
  • 逛逛书店怎样?

有时为了找到更多解决问题的方案,也可以使用头脑风暴的方法。

头脑风暴分两个阶段:首先是想出尽可能多的创意,然后是对这些创意进行评估。

值得注意的是,第一个阶段重要的是数量,而不是质量,千万不要停下来去考虑某个方法是否可行,这样只会让你思维中断,甚至错误那些最好的答案。

3. 分析:摸清问题的脉络

这章比较有意思,提供了一些方法帮我们快速分析问题。

要找到简单又聪明的答案,关键是要先搞明白问题的类型——这个问题是封闭型还是开放型?

封闭型问题是指哪些只有一个或有限的几个标准答案的问题。比如“1+1等于几”、“哪些航班可以从西安直飞深圳?”等。而如果一个问题的答案数量不限,那就是开放型问题。比如“晚饭吃什么”、“周六干什么”。

搞明白了问题类型,就可以采用相应的方法来处理。

对于封闭型问题,更适合用探路型方式来解决。书里介绍了一种方法——答案树,可以很好的分析封闭型问题。可以按照下面的做法来绘制答案树:

  • 绘出起点;
  • 绘出各种备选方案,用线将其与起点连接起来;
  • 列出每一种备选方案的下一步行动;
  • 列出可能的结果。

比如登山问题的答案树可能是这样的:

对于开放型问题,比如去哪儿独家、选择怎样的职业道路等,最好用导航型的方式来处理。

这里的关键是:迈出第一步,一边分析一边寻找答案,此路不通再走他路

在分析问题时,最好的方法就是不停地提问。下面的问题可以帮助你找到问题的核心:

  • 为什么会出现这个问题?
  • 为什么我会把它看成是个问题?
  • 这个解决方案会造成什么影响?
  • 为什么要选择这个解决方案?它能带给我什么独特的优势?

这些问题可以让你把问题进一步分解。如果再结合下面的步骤,可能会更有效:

  • 问问自己:到底为什么要解决这个问题?
  • 头脑风暴一下,想想一共有哪些办法解决这个你;
  • 琢磨一下你头脑风暴出来的答案,问问自己:最简单最聪明的办法是什么?

另外还有几种常见的推理方式,可以帮助你分析问题,比如归纳、推演、匹配、核查要素。

4. 权衡:寻找答案的过程

当你能够专注的面对问题、掌握了分析问题的方法、得出了各种可能的答案后,就要做决策。决策也有很多方法,书里介绍了四个。

1. 正方面决策法

富兰克林发明了正反面决策法,他指出,在面对多种选择时,只要列出每种选择方案的正面影响(Pros)和负面影响(Cons),最佳答案自然会浮出水面。

2. 可能指数和渴望指数

除了正反面决策外,你还可以用可能指数(Likelihood,表示该结果出现的可能性有多大)和渴望指数(Desirability,表示你对该结果有多么渴望)。

打个比方,你想确定一场慈善晚宴的主题演讲人,此时你只能邀请三个候选对象中的一位。你要邀请哪位呢?

下面的表格列出了三位候选人的吸引力指数(可能指数与渴望指数的乘积):

3. 决策树

所谓决策树,其实是一种通过图像方式来呈现各种解决方案的方法。通过决策树,你可以看到各种解决方案将会带来什么最终结果。

打个比方,想象你是一家公司的总经理,你想要聘请一位很给力的销售主管,但又担心此人可能是个骗子。你就可能绘制出下面的决策树:

上面的决策树中,L代表可能指数,D代表渴望指数,所有主要分支(上图有两个主要分支)上的可能指数相加综合应该为100。

打过分后,将每个结果的可能指数乘以渴望指数,得到最后得分(类似吸引力指数)。比如他会骗你的吸引力指数为-175(25乘-7)。

最后,将两种主要选择答案各自的的分享家,得出每一种答案的总分,取总分高的那个主要答案。上面的例子雇佣的得分为300,不雇佣他的得分是-250,所以,结果很明显:雇佣他更划算。

4. 卡佛矩阵

卡佛矩阵源自美国军方,现在也可以用来解决日常工作和生活问题,帮助你从几个可能的选择中确认最佳答案。具体来讲,在面临多种选择时,你可以问自己以下几个问题:

  • 关键度:这个目标究竟有多重要?
  • 实现度:实现这个目标究竟有多容易?
  • 确认度:实现该目标所需要的信息是否容易获取?是否容易判断自己是否实现了该目标?
  • 脆弱度:该目标是否过于简单?你为实现该目标所投入的精力越少,它通常就越脆弱。
  • 影响:实现该目标会在多大程度上影响你的生活?
  • 可恢复性:如果没有实现该目标,你为此所白白失去的时间和精力有多少?

举个例子,理查德目标正面临事业上的十字路口,他有三个选择:提前退休、还家公司或者接替上司的职位。他画出的卡佛矩阵如下:

根据该矩阵,“接替上司”应该是他目前最理想的选择。

5. 淡定:别让情绪影响你的判断

弘一大师有句话:

盛喜中勿许人物,盛怒中勿答人书。喜时之言多失信,怒时之言多失体。

这句话说的就是情绪对判断和行为的影响。所以,要想分析问题、做出合理的决策,就要控制好自己的情绪。

最好是在自己冷静、思维清晰时做判断。当出现如下状态时,暂时不要做决定:

  • 当你感觉疲倦时——累了就休息下,有精神了再做决定。
  • 当你感觉过度焦虑时——首先要让自己平静下来,然后再着手处理问题。
  • 当你感觉愤怒或不安时——首先冷静下来。如果你在跟某人交谈,发现对方有些不安,不妨暂时离开片刻。
  • 当你感觉不够清醒时——哪怕是一点点酒精或药物都可能会影响你的判断和决策。
  • 当你感觉情绪低落时——如果你感觉无助,不妨问问自己是否饿了、病了或者压力太大了。首先照顾好自己,然后再做决定。

作者非常体贴,针对常见的情绪问题,介绍了对应的调整方法,比如如何克服焦虑,如何培养自尊,如何驱除自我怀疑,如何进入最佳工作状态,如何释放压力,如何进行NLP(神经语言程序学)等。

6. 行动:向着目标进发

最后,万事俱备,就要落实到行动上,向着目标进发了。

定义清晰的目标能够大大改善业绩,原因在于:

  • 它能指引你的行动
  • 它能激励你在工作中投入更多精力
  • 它能让你更坚持,更有毅力
  • 它能激励你找到更有效的问题解决方案

所以,你要设定有一定难度、跳一跳才能够得着的目标。设定目标时,要遵循SMART原则:

  • 具体(Specific):界定清晰
  • 可衡量(Measurable):应该有可衡量的结果,这样你才能很清楚自己的进度
  • 可以实现(Achievable):要有挑战性,但同时应该是可以实现的,比较符合实际的
  • 有诱惑力(Rewarding):能够让你有足够的动力,激发你足够的兴趣
  • 有时间规划(Timed):应当有截止日期,最好再有一些具体的时间节点

关于SMART原则,我在“设定有效目标的SMART原则”一文中也有过介绍,不过第二个R有所不同。

有了目标之后,最重要的就是:开始去做。想想看,有多少次你迟迟不愿开始做一件事呢?又有多少人被所谓的“拖延症”困扰呢?

如果你目前正在迟迟不愿开始做某件事情,不妨试试下面的做法:

  • 告诉别人你在计划做什么,把自己的计划公布于众,这样你就很难退缩或放弃了
  • 将项目分解为多个比较容易实现的小步骤
  • 什么都不要想,先动手开始第一步再说
  • 回想自己之前完成过的某个无聊项目。你当时是怎么做到的?完成之后你感觉如何?那段经历对你当前的任务有何启发?

有时你开始了,可能做着做着又没了激情,疲倦了,此时你也可以多想想结果,想想任务完成的那一刻,这样可以保持士气。你还可以把你的每个小任务都列入一张清单,完成一个小任务就划掉一项,这也能提高士气。当然,你也可以想想外在的回报,比如能拿多少奖金,这也能让你鸡血满满;不过有时候,如果你能想想你计划中的那些任务能让你体会到内在的满足感,你能想象到完成时自己能力、经验等能够有长足的提升,可能会更有动力坚持下去。

这一章还列出了很多行之有效的方法,比如用于进度规划的变量时间线,比如打败拖拉的10种方法,比如反馈分析法,感兴趣的可以看看。

不是结束,而是开始

最后,我们再回顾一下解决问题的六个关键点:

  • 利用专注力,锁定问题
  • 寻找尽可能多的答案
  • 有效分析,摸清问题的脉络
  • 用决策树、卡佛矩阵、吸引力指数等完成决策过程
  • 决策时保持平静、清醒
  • 决策完成后,落实到具体目标,付诸行动

《解决问题最简单的方法》其实是一本小书,只有145页,7万字左右,花2个小时就能读完。但它整合了很多实操性很强的方法与策略,提供了解决问题的步骤,能够有效的帮助一个人形成解决问题的结构性思维,非常有帮助。


参考阅读

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