小熊约稿让就时间管理写个300字的经验介绍(栏目为“一分钟先生”),可是一不小心写了1000字,于是从中间挑了些精华约400字发给他,并征得同意将该“草稿”发布在自己的博客上。
我不是一个时间管理的高手,因为我发现“时间管理”好像是个千古难题,因人而异,完全没有一个标准的答案。我对时间管理很感兴趣,从前也看过许多这方面的书籍,比如《时间管理》《要事第一》《Getting Things Done》等。但和软件开发技术一样,原理和明白,真正实现起来却不是那么容易的事情,我想这也许就是它之所以是“难题”的原因吧。
根据我个人的经验,“要事第一”是我比较欣赏的,换句俗话说就是“先做大事,再做小事”。随着互联网上信息的增多,特别是搞IT的这些人每天都会遇到很多新鲜的东西,也每天都会去浏览众多的网站或者博客,还有那些成堆的邮件。一不小心,可能就将时间耗费在这些琐事当中,导致那些相对重要的事情不能按时完成。对我来说,一个比较有意思也是经过验证的事情就是,每天坐在办公桌前准备打开电脑的时候,最好先问清楚哪三件事是今天比较重要的事情,非处理不可。想清楚了之后就马上开工,如果这件事情不需开电脑就能搞定,比如撰稿等,那么最好就别开电脑,因为个人感觉没有电脑的时候脑袋好像更加清晰。开了电脑之后,如果没有特殊情况,IM软件和邮件统统关闭,因为做“大事”需要一个大块而且尽量无人打扰的环境。其实这个简单的事情并不是那么容易做到的,因为我们会经常受到“小事”(如收发邮件,浏览新闻等)的引诱,希望多给自己一些“满足感”。所以,每天在让自己脑袋里保持“要事第一”的概念时,最好也提醒自己尽量推迟“满足感”。(关于“满足感”的概念可参考《少有人走的路》一书)。
再分享一下做“小事”的经验,这个也是很有意思的,尤其是如何收发邮件和打电话。处理这类事情时可以采用《Getting Things Done》一书中提到的2分钟原则,即邮件看过去,如果2分钟内就能决定的,或者是简要回复,或者是直接归档,或者是移交他人,都马上处理,决不存货。这样做的原因是可以尽量保持自己脑袋的“空白”,也就是练功夫的人经常提到的“如水的状态”,他们认为人在那种情况下,威力是最无穷的。经过实践,这个2分钟原则确实能提高处理琐事的效率。至于电话比较多的人,建议列个每天要打电话的列表,放在一个集中的时间统一处理,比如就是下午的某一个小时。而且最好是别人还没有给你电话的时候,你就主动打过去,既显示自己主动又节省时间,还会有一定的心理优势。
最后提醒一下,以上的这些经验纯属个人体会,而且比较适合那种晚上11点前就睡觉,早上6点半就起床的人!应该不适合夜猫子,因为据说夜猫子一到晚上就特别兴奋,工作效率也特别高。