时间t与时间管理——柳比歇夫、德鲁…

广义动量定理与系统思考——战争、管理学与经济学通论

2.6 时间t与时间管理

广义动量定理Fαt=MV中，增加时间t，可以增加成果MV。选择合适的时机也可以增加成果MV。柳比歇夫的时间，管理法德鲁克的时间管理法，科维的时间管理法和番茄工作法均是通过增加有效工作时间来增加成果MV。

除了增加时间t的大小可以增加成果外，选择合适的时刻也可以增加成果MV。在丰田生产方式中的两大支柱之一就是准时化，指在需要的时刻产生需要数量的零件，零件产生的早了会变成库存，增加负债；生产晚了会影响下一道工序的生产，延长交付期，降低了系统的速度V，使成果MV变小；只有在合适的时刻生产，整个系统的成果MV才能最大化。

2.6.1 时间t与柳比歇夫的时间管理法

柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的，他一生发布了70余部学术著作。这种方法建立在数学统计的基础之上，重点是对消耗时间的记录进行分析，使人们能正确认识自己的时间利用状况，并养成管理自己时间的习惯。简单地说，柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。

时间管理要点

⑴保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录，而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟，否则记录就无使用价值；

⑵切勿相信凭记忆的估计，人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的；

⑶选择的时间记录区段要有代表性；

⑷及时调整时间分配计划。在检查时间记录时，要找出上一时段计划时间与实耗时间的差，并以此为根据，对下一时段的时间耗用予以重新分配；

⑸坚持就是成功。

时间管理步骤

⑴记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表，真实准确；

⑵统计。每填完一个时间区段后，对时间耗费情况进行分类统计，看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大，并绘成图表。

⑶分析。对照工作效果，分析时间耗费的情况，找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在：做了不该做的工作；做了应该由别人做的工作；做了浪费别人时间的工作；犯了过去犯过的错误；开会和处理人事关系时间过长等等。

⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划，并反馈于下一时段。

 

2.6.2 时间t与德鲁克的时间管理法

彼得德鲁克在《卓有成效的管理者》中写道：“

如果知识工作者想取得任何绩效，那他必须将精力集中到整个机构的工作成果和绩效目标上来。这也就是说他必须省出时间来做这些事情，必须将目光从自己的工作转向出成效，从自己的专业转向外部世界，因为只有外部世界才有绩效可谈。

一、记录时间

要使管理工作卓有成效，第一步就是要将他实际使用时间的情况记录下来。

许多卓有成效的管理者都保持着做这种记录的习惯，并对这些记录每月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3—4 个星期要亲自来做自己的工作记录。每次亲自做过记录之后，管理者就有必要重新考虑并修订他们的时间安排。但不到六个月，他们肯定会发现白己又有所偏离，常常会在一些无关紧要的琐事上浪费时间。这是一种练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间，也只有反复不断地作出努力来管好自己的时间，才能避免上述这种偏离现象。

二、杜绝浪费时间的因素

第二步就是要对时间进行有序的管理。为此，需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点，这里有些诊断性的问题，可以问一问自己。

1）首先必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。

2）下一个问题便是：“记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的?”

3）通常来说，浪费时间往往发生在管理者可以控制的范围之内，他自己完全能够消除这种浪费现象。他所浪费的时间往往是别人的时间。

以上三个诊断性的问题旨在说明管理者自己能控制那些耗费时间又不产生效果的活动。每位知识工作者、每位管理者都该用以上子个问题来检查一下自己。但是，经理也要关心因管理不善或机构有缺陷而产生的时间流失现象。管理不善不但会浪费大家的时间，特别会浪费经理自己的时间。

1）首先必须找出那些因缺乏制度或远见卓识而产生的种浪费时间现象。

2）机构臃肿、人浮于事是产生浪费时间的原因。

3）另一个常见的浪费时间的原因是机构功能不健全，其主要症状就是会议过多。

4）最后一个浪费时间的原因是信息功能不健全。

三、统一安排可以自由支配的时间

卓有成效的管理者明白：必须用好自己可以支配的时间。他知道自己需要的是整块的时间，零零碎碎的时间是派不上用场的。如果能把零星时间合并成大块时间，就是只有四分之一个工作日，也可以完成一件重要的事情，假如这些时间都是零敲碎打的，这里15分钟、那里半小时，就是有四分之三个工作日，也干不成什么事情。

所以，管理好时间的最后一条措施就是如何把记录和分析所显示的、通常是属于管理者自己可以支配的时间集中起来。

四、要事第一与一次只做好一件事

如果卓有成效还有什么“秘密”的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做，一次做好一件事情。

做事集中精力，这不但是出于管理者工作性质的需要，也是由人的特点所决定的。其理由是：要做的重要贡献非常多，而可做贡献的时间却十分有限。

集中精力做好一件工作之所以必要，是因为管理者总有许多工作要做。一次做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳办法。管理者越是善于集中时间、精力和各种其他资源，那么他就越能完成好各种各样的任务。”

 

2.6.3 时间t与科维的时间管理法

时间“四象限”法是美国的管理学家史蒂芬•科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

 

1）第一象限：重要又急迫的事，立即去做

举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

2）第二象限：重要但不紧急的事，有计划重点去做

案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

3）第三象限：紧急但不重要的事，尽量少做。

举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。这样的事情应该少做或授权给别人做。

4）第四象限：不紧急也不重要的事，尽量不做。

举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

 

 

2.6.4 时间t与番茄工作法

番茄工作法是简单易行的时间管理方法，是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种时间管理方法。

理念：利用整个番茄时间，专注于某一段时间，减少打断，提高时间的感知和掌控

概念：番茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。

番茄工作法流程的5个阶段

 

番茄工作法提高工作效率的原因：

1）颠覆对时间的依赖

将抽象的时间变成具体连续的事件，使我们能抓住时间，不再是分分秒秒地去追赶时间。番茄时间的概念，特别是倒计时，产生了一种有利于工作的积极的紧迫感。

2）复杂的事情简单化

大任务分散番茄时间，小任务合并番茄时间。对简单的任务进行估测会更加容易，估测的质量也会提高，把复杂的事情简单化，能鼓励自己实现目标。

3）放轻松

保持劳逸结合，保持大脑高效运转和思维敏捷。每25分钟的休息，人们会从不同角度思考问题，因而能激发创造力，放松提高了连续工作的效率。

4）有利于自我观察和分析

番茄工作法代表着每25分钟一次的自我观察，掌握并直接影响我们的工作进程，使效率不断提高，这能大大激发我们的兴趣，自发地完成工作和任务。

5）可持续的节奏

尊重工作时间，同时也尊重休息时间，这会让你获得持续的高工作效率。

从广义动量定理Fαt=MV角度分析，时间管理法增加了有效的工作时间t，会使成果MV增加。

2.6.5 帕金森定律在时间上的运用

前四种方法讲述的是如何有效利用时间，提高产出；帕金森定律则讲述时间是如何被浪费掉的。

帕金森定律又称“金字塔上升”现象。帕金森定律表明：只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。换一种说法是：工作总是会拖到最后一刻才会被完成。

帕金森经过多年调查研究，发现一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大：他可以在10分钟内看完一份报纸，也可以看半天；一个忙人20分钟可以寄出一叠明信片，但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，可以足足花一整天：找明信片一个钟头，寻眼镜一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟。特别是在工作中，工作会自动地膨胀，占满一个人所有可用的时间，如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。

“帕金森定律”、“墨菲定律”和“彼德原理”并称为二十世纪西方文化中最杰出的三大发现。

墨菲定律的极端表述为：如果坏事有可能发生，不管这种可能性有多小，它总会发生，并造成最大可能的破坏。管理学家高德拉特的TOC制约理论中通过时间缓冲来应对墨菲效应的发生，减少扰动对系统的影响，从而增加系统的有效产出。

彼得原理的表述为：在一个等级制度中，每个职工趋向于上升到他所不能胜任的地位。彼得原理也被称为“向上爬”理论。这种现象在现实生活中无处不在：一名称职的教授被提升为大学校长后无法胜任；一个优秀的运动员被提升为主管体育的官员，导致无所作为。迈克尔•戴尔在斯坦福的演讲中说：“彼得原理还有另一种形式，那就是岗位的成长比个人成长得快”。